労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

雇用調整助成金、特例で学生でも支給対象になる。

学生も対象

 

 

雇用保険に加入していない学生も雇用調整助成金の対象に。

従業員を休業させた場合に、休業手当を支払うと、その費用の一部が助成金として補助される雇用調整助成金

新型コロナウイルス感染症に対する対策として、雇用保険に加入していない学生も特例で助成金の対象にできます。なお、雇用保険に加入していない従業員を休業させた際に利用するのは、雇用調整助成金ではなく緊急雇用安定助成金という名称のものになります。両者で中身はほぼ同じですが、雇用保険に入っているかどうかという点で対象者が異なります。

 

雇用調整助成金(厚生労働省)のウェブサイトより。

雇用調整助成金

従来の雇用調整助成金だと、雇用保険に加入していない学生は、支給の対象外になっているのですが、新型コロナウイルス感染症に対応して特例措置が実施されており、その特例が適用されると、雇用保険に加入していない学生も助成金の支給対象にできるのです。

特例措置が実施される期間は、2020年4月1日からですので、学生を休業させて助成金を申請するならば、4月1日以降の休業が対象になります。3月に休業を実施した場合は対象外。

ちなみに、この雇用調整助成金は、従業員本人が申請して受給するものではなくて、会社側で休業を実施して、休業手当を払って、その後に支給申請をして、助成金が会社に対して支給されるというものです。

お店が臨時休業になり、休業手当を支払われず、無給で自宅待機させられる学生もいるようですが、学生であっても労働基準法26条は適用され、会社は休業手当を支給する必要があります。

つい最近採用したばかりの学生でも対象になりますし、大学生だけでなく高校生も助成金の対象にできます。

さらに、新卒で採用したものの、出勤できずに自宅待機になっている人も、雇用調整助成金の対象にできます。

雇用保険に従業員が加入しているかどうかに関わらず、雇用調整助成金を利用できるようになっているのが特徴です。

ちなみに、雇用保険の被保険者を対象にしたものが「雇用調整助成金」で、被保険者以外の人を対象にするものが「緊急雇用安定助成金」と名称が分けられています。両者は混同されやすく、違いが分からないという方もいるはず。

要は、雇用保険に入っている人を対象にするのかどうかの違いです。

また、事業所が雇用保険の適用事業所ではない場合、つまり会社が雇用保険に入っていないときは、緊急雇用安定助成金を申請することは可能ですが、雇用調整助成金を申請する場合は先に雇用保険の適用事業所になる必要があります。

適用事業所でなければ、雇用保険の被保険者も存在しないことになり、雇用調整助成金を申請する余地がありませんので、先に事業所を雇用保険の適用事業所にしないといけないわけです。

 

 

 

使用者の都合で休業していないのだから、休業手当は要らない?

臨時休業の原因は新型コロナウィルスなのだから、使用者の都合で休業していないのでは。そう考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

使用者がウィルスをばら撒いたわけではありませんし、休業したくてしているわけでもないのだから、使用者には責任は無いだろう。そう考えるのも分ります。

売上や注文が減って、仕事が減って休業する場合であっても、会社が内部留保を持っていれば、乗り越えられるものですから、新型コロナウイルスが原因であったとしても、従業員を休業させたとなれば、それは使用者の都合によるものだと判断されてしまうのです。

リーマンショックの頃も同様でしたけれども、売上や注文が減って、営業を停止した場合は、使用者なり経営者の責任になってしまうわけですから、新型コロナウイルスといえども、それによって営業を停止するなり臨時休業すると、その責任を使用者や経営者が負うのです。

経営者を助けるのは、経営者自身なのです。

休業手当というのは、雇用契約における違約金のようなものです。

例えば、1週間に5日働いてもらうところを、仕事が少ないからという理由で、週3日に減らしてしまった。

この場合、残りの2日分は使用者の都合による休業と扱われてしまい、仕事をしてもらっていなくても、給与を払わなければいけなくなってしまうのです。

ノーワーク・ノーペイは通用しないのです。厳しいですが。

働く時間数を減らした場合も同様です。1日に6時間働いてもらうという契約を締結したにも関わらず、仕事が暇だからとか、少ないという理由で1日3時間に減らしてしまうと、減った3時間は使用者の都合による休業になります。

従業員本人が本人の都合で休んだ日はノーワーク・ノーペイですが、使用者の判断で出勤日数や勤務時間を減らすと、それはノーワーク・ノーペイにはなりません。

 

 

自己都合で注文内容を変えると、ペナルティを課される。

何かを注文なり発注する時は、契約書を作り、どういう条件で取引するかを決めます。

取引では、注文者側の都合で、注文量を減らしたりすると、受注者から違約金を請求されることがあります。

注文者からの要望で作ってるのですから、受注者側としては約束した通りのものをちゃんと揃えなきゃいけない。

にもかかわらず、注文者の都合で、注文の数量を減らしてきたりすると、減らした部分に相当する金額もしくは契約で事前に決めた割合になりパーセンテージの補償をしなければいけないのが通例です。

例えば、契約書で、「キャンセルした数量に相当する金額の80%を受注者は注文者に請求する」こういう類の文言が契約書に入っていることがあります。

仮に、1個1,000円の部品を1万個発注したとします。

その後、注文者による何らかの都合で、その発注量を5,000個まで減らした。

先程の違約条項が契約で決められていたとすれば、キャンセルした数量は5,000個で単価が1,000円ですから金額は500万円。

その80%がキャンセル料なり違約金として注文者から受注者に支払われると、その金額は400万円になります。

実際に5,000個分は購入していないものの、400万円を補償として支払わなければいけなくなります。これが注文者の都合でキャンセルした結果です。

雇用契約も、労働者から労働力を購入すると約束しているものですから、約束した分は確実に購入しなければいけないのです。

注文者である使用者の側から、その注文量を減らしてしまうと、その減らした部分に相当する補償なりキャンセル料が必要になるわけです。それが休業手当として決められてるのです。

 

 

雇用調整助成金を利用すると、どれぐらいの金銭的な効果があるのか。

助成金というと、お金が一気にドサッと入ってきて、懐が潤うようなイメージですけれども、現実の助成金は、実際に使った費用の一部を補助するもの。

100万円や200万円のお金を、ポーンと渡してくれるようなものではないのです。

では、雇用調整助成金を利用すると、どれぐらいの金銭的効果があるのか。

時間給1,200円で働く学生がいるとして、普段は1日4時間で勤務していると考えます。

4時間で給与は4,800円。働いている職場が中小企業に該当するとすれば、休業手当の90%が助成金で補助されます。

労働基準法26条では、休業手当の額は平均賃金の60%以上ですが、ここでは通常通りの給与、つまり普段働いた場合と同額の休業手当を支給したとします。

給与は4,800円で、その90%が助成金で補助され、雇用調整助成金は4,320円。後の残りの480円を会社が負担します。

1日480円の給与は必要になりますが、学生が辞めてしまって、また新しい人を採用し、教育する手間と時間を考えれば、高い費用でもないでしょう。

さらに、特例の適用があり、助成率が100%になる事業所ならば、休業手当の全額が助成金で補填され、事業所の負担がゼロになる場合もあります。

雇用調整助成金の上限額は、休業日1日あたり8,330円。学生だと、1日分の休業手当が8,330円を超過する可能性は高くないでしょう。

2020年6月に成立する第二次補正予算によって、助成金の上限額が1日15,000円に上がり、パートタイムで働く方だと、休業手当をほぼ全額カバーできるのではないかと思います。

雇用保険に加入していない学生も、特例で雇用調整助成金の対象にできる(本来は対象外)ため、無給で休ませるのではなく、助成金を利用しながら休業手当を払う方がいいでしょう。

1日まるまる休業するだけでなく、勤務時間を短縮して時間単位で休業する場合も助成金を利用できますので、パートタイムで働く学生も助成金の対象にできるのです。普段は、1日5時間勤務のところ、2時間出勤して、3時間は休業という形で混ぜる方法もあります。

例えば、4月中は全日を休業にしていたけれども、5月からは2時間出勤、3時間休業にして、6月からは休業をゼロにする。営業状況に応じて休業する程度を調整していくこともできます。

他には、電車が混み合う時間は休業にしておいて、それ意外の時間帯に出勤するというのも1つの方法。

一例として、朝9時から始業のところ、11時始業にして、間の2時間を休業としておき、混み合う電車に乗らない。フレックスタイム制でも実現できる内容ですが、雇用調整助成金や緊急雇用安定助成金を特例的な内容で利用できる期間は、通勤ラッシュと感染症を避ける手段として、時間単位の休業を使うのも良いのではないかと思います。

給与を肩代わりしてくれるのが雇用調整助成金で、申請の手続きも他の助成金に比べて容易ですから、休業するならば、確実に使いたい制度です。

助成金には支給限度日数が設けられており、1年間で100日分、3年間で150日分と上限があります。ただ、雇用調整助成金の緊急対応期間、2020年4月1日から6月30日までがその期間ですが(第二次補正予算で9月30日まで延長される予定)、その期間の休業日数は100日分なり150日分には含まれず、日数のカウント数は0日となります。

つまり、4月から6月までの間に、60日分の休業を実施したとしても、その日数は支給限度日数には計上されず、残日数は100日分なり150日分のままということ。

9月30日までが緊急対応期間となれば、9月末までに実施した休業は支給限度日数ではカウント外となり、仮に9月末までに120日分の休業を実施したとしても、支給限度日数には計上されません。

 

 

雇用調整助成金と緊急雇用安定助成金の違いは?

雇用調整助成金について調べていくと、似たような助成金で、緊急雇用安定助成金というものがあると分かります。

では、雇用調整助成金と緊急雇用安定助成金はどのように違うのか。

2008年の末頃に実施されていた助成金は、中小企業緊急雇用安定助成金という名称でした。

中小企業が中小企業緊急雇用安定助成金を申請し、それ以外の企業、大企業が雇用調整助成金を利用するというように、名称が分かれていたのです。

今回は、雇用保険に加入している人を休業させる場合は雇用調整助成金を利用し、雇用保険に加入していない人を休業させる場合は緊急雇用安定助成金、という形で分かれています。

事業所の規模で分けるのではなく、雇用保険の被保険者かどうかで分けているのです。

どちらの助成金も内容はほぼ同じですけれども、名称が分かれていると、違う助成金なんじゃないかと思ってしまうのですが、雇用保険に入っている人と入っていない人を分けるために助成金の名称も2つに分けているというわけです。

学生を休業させた場合に、休業手当を支払うと利用できるのは、緊急雇用安定助成金です。

雇用調整助成金は雇用保険の適用事業所でないと申請できませんが、緊急雇用安定助成金は非適用事業所でも申請できますので、雇用保険に加入していない従業員だけしかいない職場でしたら、緊急雇用安定助成金を申請すれば足ります。

厚生労働省のウェブサイトに申請書を作成するためのマニュアルが用意されていて、案内通りに書類を作成していくと、必要な書類が出来上がるようになっています。


雇用調整助成金の様式ダウンロード(新型コロナウィルス感染症対策特例措置用)

 

特例で申請書は簡素なものに変わりましたし、添付書類も最低限のもので足りるようになっています。

雇用保険に入ってる人と入っていない人が一緒の職場で働いている場合は、前者を休業させる場合は雇用調整助成金の手続きになり、後者を休業させる場合は緊急雇用安定助成金の手続きをして、両者を分けます。

両者とも休ませて休業させるならば、雇用調整助成金と緊急雇用安定助成金の手続き、合計2つの書類を作成する必要があります。

両方の調整金を同時に手続きする場合は、重複する部分を省略することができます。仮に、雇用調整助成金の書類を作成し、後から緊急雇用安定助成金の書類を作成するならば、後者の書類は記入項目が減ります。

さらに、休業の計画届を事前に用意する必要もなくなりました。

以前は、計画と実績をすり合わせて、支給する助成金を決めていたのですが、休業をした実績のみで足りるように。

支給申請書を提出する段階で、次回の休業計画書も一緒に提出する。2回目以降の申請ではこの形を繰り返していました。

計画届が不要となれば、毎月、給与の締日になった後、休業したことが分かる勤務シフト表と給与明細の控えを添付して(教育訓練を実施している場合は、受講証明書も一緒に)、支給申請書を出す、という手順になります。

申請書を作成するときは、支給申請書、助成額算定書、休業・教育訓練実績一覧表を横に並べて記入していくといいでしょう。それぞれの書面に記入した数字が連動しているため、3枚の書面を同時に見ながら書くと分かりやすいです。

休業 + 教育訓練 で助成金を申請したい場合、雇用調整助成金は教育訓練を含めることができますが、緊急雇用安定助成金では教育訓練は助成対象外になります。つまり、雇用保険に加入している従業員を対象に教育訓練を実施した場合は、中小企業だと1人あたり1日2,400円、大企業だと1人あたり1日1,800円が加算されます。

受講費用に関わらず定額で助成されますから、利用方法を工夫すれば、教育訓練を追加するのは良い判断かと思います。

 

 

 

 

出勤日や勤務時間が日によってバラバラ。休業かどうかをどのように判断するか。

勤務シフトがコロコロと変わる人を休業させたら

採用時には雇用契約を締結し、書面で1週間あたりの勤務日数、1日あたりの勤務時間を決めるのですが、実際に働き始めると、契約とは違う条件になっていることも。

フルタイム勤務の方は、所定労働時間が1日8時間、始業時間や終業時間もほぼ決まっていて、日によって勤務時間が変動しにくいですし、1週間あたりの勤務日数も5日に固定されている傾向があります。

一方、パートタイムで働く方、学生も含みますが、日によって勤務時間が変わり、今日は3時間だけど、明日は5時間なんてこともあります。また、週3日勤務になったり、週4日勤務になったり、勤務シフトが流動的なのですね。

週4日、1日4時間で契約したものの、実際は週5日勤務で、1日5時間の勤務シフトになっている。つまり、契約と実態がズレている状況です。

このような働き方をしている人を休業させる場合、契約と実態、どちらを基準にして休業手当を計算するか。

雇用契約と勤務実態がズレている場合、雇用契約の内容を優先して判断します。

 

休業で勤務シフトの勤務日数が0日になったら

また、勤務シフトで勤務日数や勤務時間を決めている職場の場合、勤務シフトがゼロになると休業もゼロになってしまうところですが、前年同月比で休業になったかどうかを判断することができますし、さらに、休業手当を支払った日を出勤日と扱って助成金を申請することも可能です。

例えば、普段だと月に20日出勤して働くところ、新型コロナの影響で出勤日が0日になったとすれば、実際の出勤日は0日ですが、勤務シフト上は20日ということにして、それを休業日とすることができます。つまり、仮の形でも構わないので、勤務シフトを作って休業すれば、助成金の対象とできるわけです。

前年同月比で休業日数を把握する方法だと、前年同月では月20日出勤していたが、今年同月は月0日出勤だとすると、今月は20日出勤するものと考えて、休業日も20日と考えます。

勤務シフトが不確定な働き方をしている方には、この方法で休業日を設けることができます。

 

全日ではなく時間単位で短時間の休業をしたら

さらに、短時間での休業も助成対象になります。例えば、普段だと1日6時間勤務で働くところ、忙しいピークタイムの2時間だけ出勤してもらい、残りの4時間は休業という形にして、助成金を利用していくことも可能になっています。

丸1日休業して助成金を利用できますし、休業と組み合わせて短時間の勤務でも助成金を利用できるため、自粛解除に合わせて休業の割合を少しづつ減らしながら、助成金も受け取りつつ、という働き方もできます。

短時間休業を実施する場合は、1時間以上の連続した休業にする必要があり、例えば、1日2回に分けて1時間休業する(合計2時間の休業)とか、始業時と終業時にそれぞれ30分だけ休業する(合計1時間の休業)というように、分散させた場合は助成の対象外になります。1時間以上で、分けずに、という条件で短時間休業を実施しましょう。

労働契約と就労実態のズレが生じるということは、契約に違反する働き方になっているので、両者がズレないように勤務日数や時間を調整して、普段から注意しておく必要があります。

雇用契約書や就業規則を作らずに従業員を雇って商売をやっている事業所もありますが、何もトラブルが無ければそれでいいものの、労使間での認識の相違が生じたり、給与や休日に関して労使間で見解が異なったり、今回のような助成金の申請で契約書や就業規則が必要になったりと、いざという場面で困りますから、普段から少しだけでも時間と費用を投じて整備しておくと良いでしょう。

 

ダブルワークで片方の事業所が休業しているなら

2つの事業所で働き、片方は通常通りに営業しており、もう片方が休業したとして、後者の事業所で休業手当を受け取って休んでいるとしましょう。

パートタイムで働いている方だと、こういう形になることもあるでしょうが、片方の事業所ではいつも通りに働き、もう片方からは休業手当を支払われる形も可能です。両方とも揃って休業する必要はなく、事業所ごとに分けて扱われます。

どちらの事業所でも従業員本人が雇用保険に加入していなければ(雇用保険の被保険者になっていない)、休業した方の事業所では、緊急雇用安定助成金を利用できます。

 

 

 

支給申請書を作成するときのポイント

以前、雇用調整助成金を申請した際、支給申請書の欄外の空白部分に捨印を押すように案内された経験があります。

欄外に印を押す場所を作って、そこへ事業主の方に印を押してもらっていたのですが、事後的に訂正する必要があるときに、訂正印無しで修正が可能になります。

捨印には白紙委任状のような効果があり、あまり使わない方がいいものですが、小さな修正のために書類を返送したり、訂正印を求める手間を省くために、捨印を用いることがあります。相手方が信頼できるならば、便利な手段です。

提出先が行政機関ですし、提出前に支給申請書をコピーしておけば変な形で改ざんされても対処できるでしょう。

郵送で申請書類を送って、後から受理印付きの申請書の控えが欲しい場合、同じ支給申請書を2通作って、片方に「控用」と欄外に書いておくと、受理印を押して送ってくれるのではないかと思います(労働局側で控え用にコピーして受理印を押してくれる場合も)。あと、切手を貼った返信用の封筒を同封するのを忘れずに(これが同封されていないと送ってくれません)。

窓口に行って申請書を提出すれば、受理印を押した控えを渡してくれますが、窓口での待ち時間が長いでしょうし、感染対策のために郵送で送るほうが賢明です。

支給申請書に、初回、2回目、3回目など、何回目の申請なのかを余白に書いておくといいです。受付時間が少しでも早くなりますので。初回と2回目以降では提出する書類が変わりますから、何回目の申請なのかがパッと分かると、労働局の受付窓口の方もラクです。

必須ではありませんが、書類の審査が早くなるような補助情報を付け加えると、支給決定までの時間を少しでも短縮できるのではないかと思います。受け取る人への思いやりですね。

 

 

 

窓口には行かない方が良い。郵送かオンラインで書類を送るのがオススメ。

2009年の1月に雇用調整助成金、中小企業緊急雇用安定助成金の手続きをした経験がありますが、助成金センターの窓口に行って申請書を提出するために、1時間待ち、2時間待ちになり、随分と待たされた記憶があります。

今回は、その時以上に窓口に人が集まっているでしょうから、どうしても窓口に行って聞かなきゃいけないことがある、やらなきゃいけないことがある、という人を除いて、窓口には行かない方がいいでしょう。

椅子に座って、1時間も、2時間も待っているのは無益ですし、スマホをいじっても、本を読んでも、さすがに疲れてしまいます。

助成金の申請書は郵送で送ることができますし、オンラインでも申請できるようになりました。

ただ、オンライン申請は、システムに不具合が発生し、2020年5月20日現時点ではオンラインによる申請は停止されています。

その後、停止されていたオンライン申請ですが、6月5日の12時から再開するとのこと。どういう仕掛けになっているのか、調べてみたかったのですが、調べる前にシステムが止まってしまいました。

雇用調整助成金等オンライン受付システムの運用再開について

6月5日の昼時点で、オンライン受付システムは稼働しています。雇用調整助成金だけでなく、緊急雇用安定助成金もオンラインで申請できますので、窓口で長い時間待つのを避けるために、こちらの方法で申請するのをおすすめします。

その後、再度の不具合により、6月5日の再開日にシステムが停止しています。

2回の不具合があり止まっていた雇用調整助成金のオンライン申請システムですが、2020年8月25日から再開される見込みです。

雇用調整助成金等オンライン受付システムの運用再開について(厚生労働省)

申請のために窓口に行くのは時間と手間がかかりますし、感染症対策の面でも気になります。郵送でも、書類を印刷して、それを封筒に入れ、簡易書留で送る必要がありますから、こちらも手間と時間は相応にかかります。不備があった場合の書類返送にも時間がかかりますからね。

オンライン申請ならば、フォームに入力して書類を作成できますし、添付書類もスマホで撮影した画像を送ることで対処できます。不備の修正もオンラインでできますから、利便性には申し分ありません。

申請に不備があれば、差し戻しされ、修正もオンラインでできますから便利です。

また、今まで書面で申請していた事業所でも、次の申請からオンラインにするという切り替えもできます。4月分は郵送で手続きしたが、5月分はオンラインでやりたいと考え、申請方法を変更できます。

添付する書類も電子データに変換し、pdf、jpg、pngのいずれかで添付します。厚生労働省で用意されている申請書のフォーマットは、手書きだとpdfで、PCで入力する場合はExcelファイルです。

手書きの場合、作った申請書をスマホのカメラで撮影し、jpgファイルに変換して添付するのも1つの方法です。pdfファイルに直接入力できるソフトウェアもあるようですから、それを使い、出来上がったpdfファイルを添付しても良いでしょう。

Excelファイルはそのままで添付できませんので、セルを範囲指定してpdfに変換するか、スクリーンショットを撮影し、png形式のファイルで添付することができます。

ファイルを変換する方法は色々とありますので、申請される方が普段から馴染みのある方法を用いるといいかと思います。

マクロを含まないdocx、xlsxファイルならばアップロードできるようですが、WordやExcelを利用できるならば、それらのファイルを添付してもOKです。PCにWordとExcelがインストールされていない場合は、MicrosoftのOffice Onlineにアクセスすれば、左記のファイルを編集できます。

Office Onlineを利用するときは、Windows10でMicrosoft Edgeブラウザー経由だと、レイアウト崩れなどが最も少なく安定しています。

最も簡素な方法は、手書き書類をスマホで撮影して、jpg形式で添付する形ではないかと。手持ちのスマホを使って電子ファイルを作るなら、カメラで撮影するのが最も容易です。コンピューターの操作を苦手とする方は、手書き書類とスマホを組み合わせるのがおすすめです。

小規模事業所が雇用調整助成金や緊急雇用安定助成金を申請する際の書類は少なくなっており、申請書類を提出するために1時間、2時間と窓口で待つのは負担ですから、オンライン申請で手続きをするのがおすすめです。

6月初旬時点で、1日に7,000件から8,000件ほどの申請があるようですから、全てが窓口申請では無いものの、質問しながら書類を作ろうと考える方もいらっしゃるかと思いますので、窓口に行くと時間がかかるはずです。

オンラインでの手続きは苦手だという方は、書類を作って、印刷して、大きめの封筒、A 4サイズが入る封筒に申請書等を入れて、簡易書留で助成金センターまで送ればいいわけですから、必ずしもオンラインにこだわらなくてもいいでしょう。

ただ、不備があった場合、そのやり取りも郵送になりますから、修正もオンラインで対応できる方法と比べ、時間がかかり、助成金の支給も遅くなります。

申請に必要な書類も随分と少なくなっていて、助成金の申請書、売上を証明する書類(売上帳簿)、休業したことがわかるもの(勤務シフト表)、休業手当を支払ったことがわかるもの(給料明細の控え)、役員名簿、助成金を振り込む口座のキャッシュカードのコピー。

主に必要な書類はこれらになりましたから、難しくて申請できない、書類が多い、という理由で拒否するわけにはいかないでしょう。

小規模な事業所用の申請書では、平均賃金の計算も必要なくなりました。従業員別に平均賃金を算出して、それを基に休業手当を計算するのが本来の手続きですが、その手順を省略できるようになりました。

実際に支払った休業手当の額を基準にして助成金を支給するため、申請手続きは楽です。

これだけ大盤振る舞いな雇用調整助成金は今までありませんでしたから、無給で学生を休ませてしまうのではなく、休業手当を100%支払って、助成金を利用していきたいもの。

 

 

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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