- 有給休暇で休む
- 欠勤で休む
- 有給休暇と欠勤を選択可能かどうか
- 有給休暇ではなくあえて無給の欠勤を選ぶ 年休を温存するという判断
- 賃金規程で決まったルールを適用する
- LINEで欠勤連絡するのはアリ？
- LINEを業務で使うかどうかは企業の文化と価値観次第
- 電話で欠勤連絡する方が良いことも
- 業務用のLINE WORKSを職場で使う
- 欠勤するときの連絡手段を決めておくのも人事労務管理の役割
従業員が仕事を休む場合、以下の2つの選択肢が考えられます。
有給休暇で休む
有給休暇は、労働基準法によって定められた正当な権利であり、働く従業員が一定の日数の休暇を有給で取得できるものです。取得する際には理由を問わず、賃金が支払われるため、金銭的な負担を軽減しながら休みを取ることができます。有給休暇は事前の申請が必要な場合が多く、企業によっては最低でも何日前に申請するかを規定している場合があります。そのため、休む日の当日に取得しようとしても、就業規則で定められた手順に合わず、有給休暇を取得できないこともあります。
欠勤で休む
欠勤は、有給休暇とは異なり、基本的に給与が支払われない休みです。欠勤には様々な理由があり、体調不良や個人的な事情などが考えられますが、有給休暇を使わずに休む場合は通常、無給となります。ただし、就業規則や雇用契約によって異なる場合もあります。月給制だと休んでも給与は減らないこともあります。
有給休暇と欠勤を選択可能かどうか
通常、有給休暇が残っている場合は、有給休暇を取得するか、欠勤するかを選択できることが多いです。ただし、会社の規定や状況によっては、どちらか一方しか選べない場合や、特定の条件下で有給休暇の利用が制限されることもあります。たとえば、急病の場合は欠勤扱いにせざるを得ない場合があるかもしれません。後から有給休暇に変えることもできる職場もあるでしょうね。
有給休暇ではなくあえて無給の欠勤を選ぶ 年休を温存するという判断
年次有給休暇を使うかどうかは労働者が決めるため、
欠勤にして、有給休暇を残しておきたい。
逆に、欠勤だと給与が無いので、有給休暇を充当したい。
そのような選択をしたいと考えるときもあります。
年休を使いたい時のために残したい
旅行や長期の休暇、家庭の事情など、今後の予定に備えて年休を取っておきたい。または、年休が限られている場合、急を要さない休みでは欠勤を選ぶことで年休を温存できる。こういった判断もあり得ますね。
欠勤しても給与への影響が少ない、もしくは許容できる範囲
月給制で欠勤による給与カットが大きくない場合、年休を消費するより欠勤を選んだほうが有利なこともありますね。
収入への影響があまりないなら、あえて年休を使わずに欠勤にするのも選択肢のうちです。
社会保険料や税金の調整のために年次有給休暇ではなく欠勤を選ぶ
年収の調整をしたい場合、欠勤を増やして所得を抑えることで、住民税や健康保険料の負担を抑えることができるケースもあるでしょう。
扶養に入っている場合、一定の収入を超えないように調整するために欠勤を活用することがあるのでは。
病気や怪我を治すために仕事を休む場合、
欠勤という形で休むのか、
それとも年次有給休暇を使って休むのか。
これを労働者側で選択できるのかどうかが悩むところです。
病気や怪我の際に、
年次有給休暇を使って休むかどうかは、
本人が決めることができます。
例えば、足を怪我して3日間休むとして、
その3日間に年次有給休暇を使うのもいいですし、
風邪で休む日に年次有給休暇を充当するのもいいでしょう。
年次有給休暇を使えば、
休みながら給料が出るわけですから、
労働者にとっては有利です。
しかし、あえて年次有給休暇を使わずに、
無給の欠勤にしたい、と希望する方もいらっしゃいます。
「え？ そんなことあるの？」と思うところですが、
会社のルールによっては、そのような判断をする方が合理的な場合があります。
賃金規程で決まったルールを適用する
会社には「賃金規程」というものを定めているところがあり（賃金規程がない会社もありますけれども）、
どのような条件や基準でもって、賃金を支払っていくのか、
を決めたのが賃金規程です。
例えば、とある会社の賃金規程で、1ヶ月の半分以上を出勤すれば、
給与を満額で支給する、という決まりがあった場合。
ここで1ヶ月の半分以上というのは、1か月あたりの所定労働日数の半分以上という意味です。
仮に、所定労働日数が、1ヶ月に20日とすると、
10日以上出勤した場合は、給与が満額支給されるわけです。
そこで、今月、すでに9日分出勤している段階で、
何らかの理由により、病気や怪我で休むことになったとします。
時期としては、月の半ばぐらいでしょうか。病気で1週間休むとの前提で考えてみます。
その場合、欠勤で休むのか、それとも年次有給休暇で休むのか。
所定労働日数が月に20日ですから、10日出勤したということにすれば、その月の給与は満額支給されます。
ならば、1日だけ年次有給休暇を使えば（有給休暇を使った日は出勤したものとみなす）、
月に10日出勤したということにして、
給与は満額支給されるわけですから、
その後の休みは、年次有給休暇ではなく欠勤という形で休んだほうが合理的です。
年次有給休暇を使っても使わなくても、
給与は変わらないのですから、
年次有給休暇を温存しておきたい。
そう考えるのが賢いでしょう。
どのような理由で、
賃金規程の中身が決められたのかどうかによりますけれども、
賃金規程で、1か月あたりの所定労働日数の半分以上を出勤していれば給与を満額支給する、控除をせずに支給する。
そういうルールになっているならば、それを利用するのが正解です。
年次有給休暇を温存しつつ、給与が満額支給されるようにコントロールしていく。
年次有給休暇は、当月ではなく翌月以降に使っていけばいいのです。
そういうことをして欲しくないならば、
賃金規程で「1か月あたりの所定労働日数の半分以上を出勤していれば給与を満額支給する」という類のルールを作ってはいけないのです。
賃金規程に、このようなルールを定めている会社はそう多くはないでしょうが、
労働者にとって有利なルールが作られているならば、それを使っていけばいいのです。
賃金規程を読んだことがないと気づかないところですし、就業規則もそうですが、
どのようなルールで労務管理をするのかが書かれているものですから、
一度は目を通しておきたいものです。
LINEで欠勤連絡するのはアリ？
万能ナイフのように便利な道具になったスマートフォンですが、2015年の今では普通のケータイを使っている人を見つける方が難しいぐらいになりました。筆者が初めてスマホを使ったのは2010年で、HT-03Aという懐かしいスマートフォンですが、その頃はiPhoneを使っている人がチョロチョロといるぐらいで、まだスマートフォンは導入期でした。
あまりに便利な道具となったため、スマホは仕事でも使われるのが当たり前になりました。
今では、アプリであるLINEを使って欠勤するとのメッセージを送ってくる方がいらっしゃるようです。
LINEとは、電話番号でユーザー同士を紐つけたアプリで、短いメッセージを送れ、スタンプという画像を送ることもできます。また、通話機能もあり、電話代わりに使う人もいます。電話回線を使わずデータ回線を利用するので、通話料を節約できるのが利点です。
「今日は体調が悪いので休みます」とLINEでメッセージが送られてきたら、あなたならどのように反応するでしょうか。
欠勤の連絡は所属の上長に連絡する場合が多いのですが、中には上長ではなく同僚に欠勤の連絡をしてくる人もいました。同僚に欠勤を連絡してしまうと、その同僚が上長に連絡しなければいけなくなり二度手間です。
また、LINEだと一方的な連絡になってしまい、会社側で判断する余地が無いため、そのような手段で連絡することを嫌うこともあり得ます。
非常識と考える人もいるでしょうし、便利だからLINEで連絡するのが良いと考える人もいるでしょう。
LINEを業務で使うかどうかは企業の文化と価値観次第
LINEで欠勤連絡をするのは 「アリかナシか」 という点では、職場のルールや文化によります。
就業規則・会社のルールを確認
就業規則や社内マニュアル で、欠勤連絡の方法が決まっていることが多いです。「電話で直属の上司に連絡すること」などの規定があるなら、それに従う必要があります。
職場の慣習で許容されることも
ルール上は明記されていなくても、「暗黙の了解」 でLINE連絡がOKな職場もあります。逆に、「LINEで済ませるのはNG」 という考え方の職場もあるので、普段の雰囲気を確認して判断します。
誰かがLINEで欠勤連絡して、それが定着していって馴染んでしまった。こういう職場もあるのでは。
連絡した記録が残るメリット
LINEは履歴が残るため、「伝えた・伝えていない」問題が起きにくいですね。これは良いところではあります。ただし、上司が忙しくて気づかない場合もあるので、既読がつかないときは電話で補足連絡するのが無難です。
電話で欠勤連絡する方が良いことも
欠勤する際の連絡方法を指定している会社はどれぐらいあるでしょうか。指定しているとすれば、おそらく就業規則で決めているでしょうが、具体的にこの方法でないといけないような決め方をしているところは多くないでしょう。
「欠勤するなら電話をしてくるだろう」と思っている方もいらっしゃるでしょうが、連絡手段は電話だけではないので、以外な方法で通知してくる方がいます。
法律で指定はありませんから、要は伝われば何でもいいのが実情です。電話で連絡すべきと思っていても、人によってはメールを使ってくるでしょうし、先ほどのLINEもありますし、メールがあるならばSMSを送ってくる人もいそうです。他には、古い手段ですが、FAXも連絡手段として使えます。facebookのメッセージ機能やtwitterのダイレクトメッセージ、SkypeやGoogle Hangoutsも使えます。
LINEを使っている人にとっては、LINEでの通話は電話と同じです。電話番号で名寄せしてネットワークを構築するアプリであるため、電話と同じ感覚で使っている人もいます（厳密にはケータイの音声通話とは違うのですが）。通話できれば何でもいいと考えるのも無理のないことです。
「欠勤は電話連絡で」 と決めている職場には、いくつかの理由や利点があります
確実に伝わる（コミュニケーションの即時性）という点。電話なら相手が直接受け答えするため、確実に伝わりますね。LINEやメールでは、相手が見逃したり気づくのが遅れたりするリスクがあります。
欠勤の連絡は緊急性の高い内容ですから、SNSやメールだと見落とされてしまう可能性があります。仕事中にずっと携帯電話を見ているわけではありませんからね。
詳細な状況をすぐに共有できるのも電話ならでは。体調不良の場合、「熱があるのか」「感染症の疑いがあるのか」など、具体的な情報をすぐにやりとりできますよね。例えば、「今日は休むが、明日は出社できそう」などの判断も話しながら調整しやすいです。相手の声も聞けますから、どの程度の体調なのかの推測ができます。さらに、休みで仕事の引き継ぎが必要な場合も、電話ならスムーズです。
電話の方が、誠意を持って報告している感じが伝わる。これも確かに分かります。メールやメッセージで一方的にポーンと投げるよりも、きちんと対応しているように伝わるのが電話ですからね。
業務用のLINE WORKSを職場で使う
個人用の LINE と区別するためのサービスとして LINE WORKS というサービスも用意されています。会社や事業所ごとにアカウントが用意され、業務専用の LINE アカウントを作って、プライベートで使っている LINE と区別できるのがいいところです。個人用のIDを職場の人に教える必要もなく、自分のスマホを使って構わないですから、仕事にはLINE WORKSが適していますね。
スマホアプリで通話されてしまうと、通信会社にとっては、庇を貸して母屋を取られるようなものです。データ回線を提供しているのは通信会社ですが、その回線で通話されてしまうと、音声回線を利用してもらえなくなりますから、従量制で通話料を課金していたら減収となります。
今は音声定額プランで抵抗していますが、料金が高めなためか評判はイマイチです。私も通話アプリを使ったことがありますが、回線が安定していない環境だと、途中で通話が遮断されたり、雑音が入ったり、声が聞こえにくかったり、信頼感に欠けるところがあります。
１年ほど前までは通話アプリを使っていたものの、今では電話を定額料金で使えるので、ケータイで電話をかけるのがメインになりました。
電話料金が定額化したのだから、アプリを使わず、ダイレクトに電話すればいいだけなのですが、アプリに経路依存しているとなかなか変え難い。
LINEでの欠勤連絡を受け入れる文化や価値観があるのか、それとも受け入れない職場なのか、分岐点はここにあります。
例えば、ネット系の仕事をしている職場ならば、LINE経由の業務連絡に抵抗がなく、欠勤の連絡もネット経由で受け入れられる。しかし、仕事でネットをあまり利用しない仕事、例えば飲食店や小売店で働く人、他には農業や漁業、建設業など、これらの職種で働いている人はLINEではなく電話で連絡した方が受け入れられやすい。
欠勤するときの連絡手段を決めておくのも人事労務管理の役割
もし、どうしてもLINEで欠勤連絡するのはダメならば、就業規則で連絡手段を指定することも可能です。「欠勤しようとする場合は、始業時刻までに電話で届け出ること」と手段を限定するのも１つの方法です。
欠勤するときの連絡手段が定まっていないと、自分の好きな手段で連絡していいんだと解釈されしまい、各自がバラバラな方法で連絡してきて仕事に差し障りが出ることもあるでしょう。
欠勤の連絡は緊急性の高い内容なので電話でする必要がある。このように決めておくのも職場の心配りとして大事ですよね。決めてくれていると、従業員も安心できます。
