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年次有給休暇の消化が義務化。どう対応する?

年休義務化

 

働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律
が成立し、

 

2019年4月以降は、

「使用者は、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、5日について、毎年、時季を指定して与えなければならない」

という決まりになりました。

 

 

年次有給休暇を義務化とは

以前は、本人が取りたい時期に
年次有給休暇を取っていたのですけれども、

それでは年休の消化が進まないため、

 

1回に10日以上の年休が付与される人は、
そのうち5日分は計画的に消化しないといけない。

というのが


「年次有給休暇の義務化」


です。

 

 

義務化の対象になる人、ならない人。

週5日で勤務している人だと、

1回に10日以上は年次有給休暇
が付与されているのではないかと思います。

 

6ヶ月勤務で10日。
1年6ヶ月で11日。
2年6ヶ月で12日。

 

このように、
勤続年数と年次有給休暇の日数が対応していますが、

1回目の年休が付与される6ヶ月勤務の段階で
すでに10日以上ですから、

この方は、年休義務化の対象者です。

 


【週5日、週40時間】
という働き方をしている方は全員が対象でしょうし、

また、

パートタイマーの方でも、
週5日勤務で働いているならば、
年次有給休暇は10日以上付与されますから、
年休義務化の対象です。

 

一方、 

週3日勤務や週4日勤務の方は、
勤続年数が短いと、
1回あたりの付与日数が10日に達しません。


週4日勤務で、
有給休暇の付与日数が10日以上になるのは、
勤続3年6ヶ月。

週3日だと、
年休の付与日数が10日以上になるのは、
勤続5年6ヶ月です。

 

ここの勤続年数と年休日数の対応は、
対応表を見てください。

 

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https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/dl/140811-3.pdf
出所:厚生労働省

 

 

どのように義務化をするの?

1回あたり、
10日以上の年次有給休暇が付与されて、
そのうち5日分を1年間で確実に消化するのが
義務化の中身です。


例えば、

10日の有給休暇が付与されたとすれば、
そのうち5日分を義務的に消化します。

 

義務的に消化する方法はいくつかあります。

 

 

本人の希望で有給休暇を消化。

まず、

本人の希望で有給休暇を消化する方法。

 

会社が時期を指定せず、
従業員の方から積極的に有給休暇を
使ってもらって、

年に5日以上の有給休暇を消化してもらえれば、
義務となっている5日分をクリアできます。


会社側から

【強引に有給休暇を使わせないといけない】

というものではなく、

 

年に5日以上の有給休暇が消化されれば、
本人希望で年休が消化されても構いません



現状で、
年に5日以上は有給休暇が取れている職場でしたら、

そのまま継続するだけで足ります。

 


この場合、

本人の希望で消化していると
消化日数が5日に達しない場合を想定して、

 

「年次有給休暇の消化日数が年間で5日に達しない場合は、
会社が時季を指定して年次有給休暇を取得させる」

という類のルールを就業規則で決めておくと良いですね。

 

 

偶数月もしくは奇数月に年次有給休暇を取る。

偶数月は年に6月。
奇数月も6月あります。


仮に、

偶数月に1日分の有給休暇を計画的に取るようにすれば、
年に5日の日数をクリアできます。


ただ、

偶数月は年に6月あるので、
1月分が余分です。

 

そこで、

すでに消化日数が5日に達している場合は、
計画消化の対象外にするのも手です。

 


他には、

偶数月ではなく、

2月、4月、6月、8月、10月


というように、
具体的に指定するのもありです。


指定月に1日の有給休暇を消化すると、
年5日に達します。

 

 

 

お盆や年末年始に有給休暇を入れる。

世間が休みになる時期に
有給休暇を入れるのも良い方法です。


例えば、

お盆の時期は、
土日だけでなく
平日がありますから、

その平日を有給休暇に変えて
3日分なり4日分をドサッと
消化できます。

 


また、

年末年始も平日がありますから、
そこに有給休暇を入れていくと良いでしょう。


この方法だと、
年5日ぐらいの年休はすぐに消化できます。

 

こういう年休の使い方を
厚生労働省では

ブリッジホリデー

と呼んでいるようです。

 

 

年に5日以上の年休を取れれば、何でもあり。

義務化と言っても、
お硬い感じではなくて、

年に5日以上の年次有給休暇を
取れれば、

どのような形でも構いません。


本人希望で消化しても良し。

消化月を指定して年休を入れていくのも良し。

お盆や年末年始に入れ込んでいくのも良し。

毎月、1日づつでも年次有給休暇を使ってもらうように案内するのも良し。


取り組み方は色々あります。


私のオススメは、

「お盆や年末年始に年次有給休暇を入れ込んでいく」方法

です。


仕組みが分かりやすいですし、
大型連休のときに給与が出るという嬉しい面もあります。

さらに、年休義務化もクリアできます。


年次有給休暇の義務化は2019年の4月からですが、
特に準備が必要なほど難しいものではなく、
今からでも取り組めます。

 

 

年次有給休暇が計画付与される前に退職したら、計画消化される予定の年次有給休暇は使えない?

付与される有給休暇の5日を超える日数は、労使協定を締結すれば計画的に付与できます。例えば、勤続6ヶ月で10日の休暇がある場合、5日分を計画付与の対象にできますし、2年6ヶ月の勤務で12日の休暇があるならば7日分の休暇が計画付与の対象となります。

ここで、もし2ヶ月後に退職する予定の人がいるとして、この人の有給休暇は3ヶ月後に4日分が計画消化の対象になっているとしましょう。

今が7月だとして、9月の20日に退職する予定で、有給休暇の計画付与が10月に4日分、設定されている。そういう状況です。

ただ、9月20日に退職してしまうと、10月に設定されている4日分の計画有給休暇を利用できませんよね。

計画付与すると決まれば、指定の日数分の休暇がロックされて、本人の判断では利用できなくなります。となると、9月20日までに4日分の休暇を利用できないまま退職してしまう。こういう困った状況になるわけです。退職した後に休暇を取得できませんし、計画付与もできませんからね。


この場合、どうするか。

計画有給休暇の予定日よりも先に退職する場合は、退職後に有給休暇を計画付与できませんので、退職する人を計画付与の対象にせず、通常の有給休暇として4日分の休暇を利用できるようにします。例外的にロックを解除するわけですね。

 

 

有給休暇を取得計画一覧表で管理する。


2019年の4月から、年に5日以上は年次有給休暇を取らないといけないよう義務化されます。

この改正についてご存知の方はそれなりにいらっしゃるかと思いますが、実務でどのように対応するかが考えどころです。


義務化といっても、以前から年に5日以上の有給休暇を確実に取れている職場ならば、さほど難しい対応は必要ありません。

従業員ごとの年次有給休暇の取得状況をチェックしておいて、日数が少ない人には有給休暇を取るように勧めれば、年5日の日数はクリアできるでしょう。


とはいえ、何らかの理由で、有給休暇の取得日数が年5日未満になってしまう人が出てくる可能性もありますから、有給休暇の取得状況を把握する帳簿が必要です。

有給休暇ハンドブック(厚生労働省)

このハンドブックには、有給休暇の取得計画を一覧表で把握できる雛形が掲載されていますから、それを使って日数を管理しておくのも良いですね。

法改正では、何らかの方法で有給休暇の日数を管理するよう求められますので、一覧表の類いは用意する必要があります。


月別の一覧表なら、使用者が時季変更権を行使して有給休暇の日程を変える場合も、どの日からどの日に変えたかを分かりやすく書けます。

例えば、2月5日から2月26日に時季変更したなら、5日と26日を結ぶ線を引いておいて、時季変更権を行使したことが後から分かるようにしておきます。


ちなみに、年次有給休暇の時季変更権は、有給休暇の取得を拒否するためのものではなく、取得日を他の日に変更するものです。その場合は、具体的に何月何日に変更すると決める必要があります。

さらに、時季変更権を行使できるのは1回だけで、変更された有給休暇の日程をさらに時季変更権でもって変更することはできません。

 



まずは本人希望で取得して、その後で会社が取得時期を指定。


1年間で5日以上の年次有給休暇を取る必要があるといっても、強制的に日程を決めて取らせるというのも、何だか味気ないもの。

無理に会社が取得日を決める必要はなく、本人希望で有給休暇を消化していき、消化日数が年5日以上に達すれば、もう会社は取得時期を指定する必要はありません。


まずは本人希望でスケジュールを決めてもらい、それでも指定日数に届かない場合は、会社側で日程を決めて有給休暇を取得してもらう。この二段構えで基準を設定すれば良いでしょう。


仮に、4月1日から3月31日までを1年間とするならば、

『4月から9月までの6ヶ月間で3日以上の年次有給休暇を取得する』
『10月から12月までの3ヶ月間で5日以上の年次有給休暇を取得する』

という基準を就業規則で設定しておき、

『1月1日時点で、前年4月1日から起算して、年次有給休暇の消化日数が5日に達していない場合は、その日数に達する日数分まで会社が時期を指定して取得させる』

とするのも一例です。

9ヶ月間で有給休暇の合計取得日数が年5日になるようにしておき、それで対応できない場合は、残りの3ヶ月間で取得時期を会社が指定します。

 

 

有給休暇のスケジュールは従業員同士で決める。


上司が有給休暇の取得について一方的に決めるのではなく、従業員同士で有給休暇の取得スケジュールを決めるようにするのがオススメです。


勤務シフトを作成する段階で、従業員同士で、

「私は21日に有給休暇を取るわ」
「じゃあ、俺は21日は出勤するとして、17日に有給休暇を入れるとするか」

という感じで、働く人同士で有給休暇のスケジュールを決めれば、お互いに納得しやすいですし、有給休暇を取りやすい職場だと感じてもらえます。さらに、自分が有給休暇を取るために、お互いに協力するという姿勢も作り出せますね。


会社側で、有給休暇を一方的に管理しようとするのではなく、勤務シフトをお互いに調整させて、有給休暇も取ってもらう。

この方法だと、上司としては管理する手間が省けますし、有給休暇を取りにくい雰囲気も無くなり、義務として取得する年5日分もすんなりと消化できるでしょう。

勤務シフトを公開してお互いに調整させるのがポイントです。


フルタイムで働く社員だと、土日休みで、出勤日が月曜日から金曜日までに固定されていて、勤務シフトを作っていない職場もあるでしょう。

そういう職場では、有給休暇取得スケジュール表(名称は何でも構いませんが、取得計画を一覧にしたもの)を作り、毎月、取得の希望日を入れてもらうようにすれば、有給休暇を取りやすくなります。この計画表の雛形も、先程紹介した有給休暇ハンドブックに掲載されています。


会社側で有給休暇を一方的に管理せずに、従業員同士で有給休暇のスケジュールを決めて、お互いに協力して休暇を取れるようにしていく。このポイントを抑えておくと、会社としては労務管理がラクになりますし、従業員も自分の意志で有給休暇が取れて満足しやすい職場になるでしょう。

有給休暇を会社による許可制みたいにするから、会社も社員も消耗するのであって、従業員同士で協力させて有給休暇を取らせれば、半ば自動的に管理ができてしまうんですね。

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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