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年次有給休暇管理簿の作成が義務化。どうやって作る?

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「働き方改革」という言葉が使われるようになって、
もう2年ぐらい経ったか。

『働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律』
という長〜い名称の法律が成立し、

何かと変更されるところがありますが、
その中の1つとして、

【年次有給休暇管理簿】

を使用者が作成しないといけなくなります。

 

 

年次有給休暇管理簿とは?


その名の通り、
年次有給休暇を管理するための帳簿。

労働者名簿や賃金台帳
ならばご存知の方もいるでしょうが、

年次有給休暇管理簿となると
初めてではないかと。


普段から、
有給休暇を消化させるようにしていて、
給与明細にも年次有給休暇の残日数を表示している。

そういう職場ならば、
すでに年次有給休暇管理簿に相当するものがあるはずです。

その場合は、
そのまま管理簿を作っていくだけで足りるでしょう、


有給休暇の消化が悪い事業所だと、
年次有給休暇を管理する帳簿らしきものはなく、

「どうやって作るの?」

と困ってしまうところ。


帳簿以前に、
有給休暇を使える環境を作るのが先ですけれども、

個人別に付与日数や残日数を記録するものは必ず必要になります。

 

 

 

年次有給休暇管理簿をどうやって作る?


年次有給休暇を取得した時季、
日数、基準日を労働者ごとに明らかにした書類。

これが年次有給休暇管理簿です。


管理簿を作成する道具として、
ExcelやGoogleスプレッドシートを使って作ると
加筆、修正が容易ですから、オススメです。

もちろん、
市販のノートを使って記録しても良いです。


なお、保管期限は3年ですから、
過去3年分は記録として残しておく必要があります。


記載する内容は、

  1. 管理用の社員コードや番号など。
  2. 労働者の氏名。
  3. 勤続年数。
  4. 前年から繰り越された年次有給休暇の日数。
  5. 新規で付与された年次有給休暇の日数。
  6. 月ごとの取得日数と取得後の残日数。
  7. 翌年への繰り越しする日数。
  8. 基準日。

この8つが主なものです。

6は、4月から翌年3月まで、
月別で記録していくものです。

 

スプレッドシートならば、
横に記入していけますし、
計算式を入れておけば、
自動で残日数も計算できるでしょう。


どのようなフォーマットにするかは自由です。

個人別に有給休暇の日数や基準日を
管理するのが目的ですから、

それができる手段ならば、
どういう形でも構わないのです。

 

人事労務freeeならば、
給与計算も有給休暇の管理もまとめてできますから、
事務作業がラクになります。

 

 

 

 

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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