労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

従業員ごとに違うから困る 年次有給休暇を付与するタイミングを決めるには?

 

タイミング

 

 

勤務期間に応じて年次有給休暇の日数は決まっています。

 

ただ、
入社日は、
全員同じというものではなくて、

4月1日に入社した人
5月17日に入社した人
9月3日に入社した人

というように、
個々にバラバラです。

 

新卒で一括採用されると、
4月1日が入社日になるのでしょうが、
それは例外。

 

入社日が違えば、
勤務期間も個々に違います。

そこで問題になるのが、
有給休暇を付ける時期です。

 

 

入社日が違うから、有給休暇を付けるタイミングも違う。



有給休暇の日数を関するときに
悩みのタネになるのが

【休暇を付与するタイミング】


入社から6ヶ月を経過した時点で、
最初の年次有給休暇が付与されますけれども、

入社日が違うと、
この付与日も違ってきます。

4月1日が入社日だと、
最初の有給休暇は10月1日に付与。

5月17日に入社すれば、11月17日。

9月3日に入社した人ならば、3月3日。


このようにバラバラになり、
「こりゃあ、大変だ」
となるわけです。

 

 

基準日で揃える方法。


入社日が違えば、
年次有給休暇の付与日もズレる。

この問題に対処するために、
「基準日」を設けて、

その基準日になったら、
一斉に有給休暇を付与する
方法があります。



「基準日」という言葉が出てきましたけれども、

付与日と言ったり、
統一日と表現したり、
起算日という言葉だったり、

会社によって使う言葉が変わります。


いずれも同じ意味で使われており、

「有給休暇を付与する日」

と考えていただいて結構です。

 

 

例えば、10月1日を基準日としたらどうなるか。


4月1日に入社した人
5月17日に入社した人
9月3日に入社した人

この3人に対して有給休暇を付けるとして、
基準日は10月1日。

 

4月1日に入社した人は、
10月1日に最初の有給休暇が付きます。

ちょうど6ヶ月を経過した時点ですから、
分かりやすいタイミングですね。


次に、5月17日に入社した人は、
本来は11月17日に最初の年次有給休暇が
付きますけれども、

この人も10月1日に年次有給休暇を付けます。

まだ6ヶ月を経過していませんけれども、
基準日である10月1日に付与してしまうんですね。

 

最後の9月3日に入社した人も、
10月1日に年次有給休暇を付けます。

まだ入社して1ヶ月も経過していないのですけれども、
10月1日が基準日ですから、
ここで有給休暇が付きます。

 

「ん〜、何だかアンバランスな感じ」
と思えたら、それは正しい感覚です。

 

 

基準日が年1回だと個人差が大きい。


1年に1回だけ、
10月1日を基準日にしてしまうと、

入社する時期によって、
最初の有給休暇が付くまでの
勤務期間に差が出ます


4月1日入社だと6ヶ月後でしたが、
9月3日入社だと1ヶ月も経たずに
有給休暇が付きます。


この差をどうすれば解消できるか。

次はこれが問題になりますね。

 

 

基準日を増やすとバラツキが減る。


先程は基準日が年1回でしたが、
これを年2回とか年6回に
回数を増やせば、

勤務期間の差は縮小します。


例えば、
基準日を年2回にするならば、

「4月1日と10月1日」
にするなど、

半年に1回の間隔で基準日
を設定します。


この場合、

11月20日に入社した人だと、
翌年の4月1日に最初の有給休暇が付きます。

 


もし、

基準日が10月1日だけならば、
11月20日に入社した人には、
入社した時点で有給休暇を付けなければいけなくなります。

11月20日から6ヶ月経過した時点、
5月20日だと、
まだ基準日に達していていないため、
有給休暇を付与できません。

そのため、
入社した時点で
最初の有給休暇を付けなければいけないんですね。

 

 

給与を計算するたびに、有給休暇も計算する。


もっと回数を増やして、
毎月、つまり年12回、
基準日を設けるのもアリです。

給与は毎月計算されるのですから、
それと一緒に、
有給休暇も付けていくんですね。



例えば、
入社日が
3/21 - 4/20
の間にある場合、

年次有給休暇の基準日は
9/21
とします。

3月21日から4月20日に入社した人は、
全員が3月21日に入社したと扱っている
と考えてください。

4月20日に入社すれば、
1ヶ月分だけ得しているようなイメージです。

 

 

年に12回、有給休暇の基準日を設定したら。



入社日 基準日
3/21 - 4/20 9/21
4/21 - 5/20 10/21
5/21 - 6/20 11/21
6/21 - 7/20 12/21
7/21 - 8/20 1/21
8/21 - 9/20 2/21
9/21 - 10/20 3/21
10/21 - 11/20 4/21
11/21 - 12/20 5/21
12/21 - 1/20 6/21
1/21 - 2/20 7/21
2/21 - 3/20 8/21


入社日と基準日の対応表は
このようになります。

 

これは一例ですから、
給与の計算期間や締め日に合わせて、
入社日の期間と基準日を決めてください。

 

 

給与計算と一緒に有給休暇を付ける。


入社日を上の表に当てはめれば、
従業員ごとに基準日が決まります。

後は、毎月の給与を計算するときに、
有給休暇を付ける人を探せばいいでしょう。


基準日が年に12回あれば、
入社日で差はほとんどありませんし、
給与計算と一緒に有給休暇の処理もできます。

 

 

学生のバイトからフルタイム社員に切り替えたときの年次有給休暇はどうなる?

学生の身分で働いていた職場に、卒業後はフルタイムで働き続けるとき、有給休暇の扱いはどうなるのか。

継続した勤務期間に応じて有給休暇の付与日数は変わりますので、学生の頃の勤務期間が卒業後も通算される場合と通算されない場合では、休暇の付与日数が変わります。

週3日勤務だと、6ヶ月勤務して休暇は5日、1年6ヶ月で6日、2年6ヶ月で6日となります。一方、週5日勤務だと、6ヶ月勤務して休暇は10日、1年6ヶ月で11日、2年6ヶ月で12日となります。


例えば、学生の頃は週3日で3年間勤務して、卒業後はフルタイムで週5日に切り替わる場合、勤務期間を継続した場合と継続しない場合で休暇日数がどれだけ変わるか。

まず、勤務期間を継続した場合。

すでに3年の勤務期間がありますので、ここからスタートします。

フルタイム社員に切り替わってから6ヶ月時点で、すでに継続勤務期間は3年6ヶ月ですので、有給休暇の付与日数は14日、さらに1年6ヶ月時点では4年6ヶ月になりますから休暇の付与日数は16日になります。

一方、勤務期間を継続しない場合は、先ほどと同じように、6ヶ月勤務して休暇は10日、1年6ヶ月で11日です。


では、勤務期間を継続するかどうかをどのように判断するかというと、「実質的に労働関係が継続しているかどうか」で判断します。

上の例だと、職場はそのまま同じで、卒業前から卒業後もそのまま同じ場所で仕事をしているので、この場合は「実質的に労働関係が継続している」と判断します。

ここで、「じゃあ、少し期間を開けたらどうなる?」と思うところです。

例えば、2月に一旦契約を終えて、卒業後の4月から新たに契約して仕事を再開する場合、勤務期間は継続するのかというと、職場が同じで事業主も同一であるならば、「実質的に労働関係が継続している」ので、勤務期間は継続します。

なぜこういう扱いをするのかというと、もし勤務期間を継続しないとしてしまうと、契約を一時的に終了させて労働基準法39条を潜脱させてしまうので、実質的に労働関係が継続しているかどうかで判断するのです。

シンプルな方法で対処したいならば、従業員が有利になるように扱うようにすると、小難しいことを考える必要はなくなります。具体的には、すでに取得している年次有給休暇は、日数をそのまま移行させて、勤続期間もリセットせずに、フルタイム勤務になったあとも継続して持ち越せるようにすれば、従業員にとって不利益になりませんので、トラブルも起こりません。

 

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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