労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

個人的な連絡はスマホで。会社のPCは監視されている。

PCよりもスマホ

 

 

業務用のパソコンを私的に使うな? 自分のスマホを使えばいいんじゃないの?

仕事で会社に備え付けているパソコンを使っている職場だと、パソコンに関する利用規定や就業規則に、パソコンの使用に関するルールが決められているのではないでしょうか。

おそらく、利用規定や就業規則には、「個人的な目的で会社のパソコンを使っちゃいけないよ」という類のことが書かれているはずです。

確かに、職場に置いているパソコンは仕事で使うことを想定しているので、個人的なメールを送受信したり、妙なソフトをインストールしてはよろしくないですよね。他にも、Amazonで買い物をしたり、LINEやTwitterで投稿したりなんてのも良くない。

ネットにつながっていると、ついYahooのページにアクセスしたりしちゃうところですが、会社のパソコンは会社のネットワークに繋がっていて、システムの管理者が利用状態を把握できるところもありますから、怪しいサイトなんてみていると、後からお恥ずかしい状況になったりするかもしれません。

労務管理でも、就業規則で、業務用のパソコンを私的に使ってはいけないルールを設けている会社は多いでしょうね。

20年ぐらい前ならば、自宅にパソコンがある人は少なかったし、今のように猫も杓子もスマホを持っているような状況でもなかった。だから、会社のパソコンだけを管理しておけばそれで足りました。

しかし、2014年現在では、会社のパソコンだけ見ていればいい状況ではなくなっています。

今では、あえて会社のパソコンでサイトを見る必要はないし、メールのやりとりもパソコンを使わなくてもできる。

そう、みなさんのポケットに入っているスマホがありますよね。さらに、カバンにはタブレットが入っていたりもしますから、会社のパソコンをあえて私的に使う必要はないのですね。


この状況で、会社に備えているパソコンを把握するだけで足りるのかというと、疑問ですよね。






会社のパソコンよりも自分のスマホの方が便利。

私的な通信を会社のネットワークに通すと通信内容を知られてしまう。だから、私物のケータイで通信する。ごく普通の判断ですよね。

メールはスマホで。
LINEもスマホで。
ブログの更新もスマホで。
FXもスマホで。
買い物もスマホで。

今のケータイはパソコンをある程度まで代替できるようになっているので、会社のパソコンだけが通信手段とは言えなくなっています。

労務管理でも、業務用のパソコンを私的に使用することだけを制約していては足りない。だから、私物のケータイまで制約しようという動きもあります。

ただ、私物のスマホだと、会社は制約しにくい。会社が貸与しているスマホならば、ナンダカンダと制約(通信内容を把握するアプリをインストールしておくとか)を課せるかもしれないけれども、私物のものとなると介入しにくいですよね。

さらに、スマホを操作していると、業務上の連絡をしているのか、それとも遊んでいるだけなのか外見からは分からない。しかも、パソコンのように画面が大きくないので、本人しか画面が見えないこともあり、なおさら何をしているのか分かりにくい。

会社のパソコンをどう使うかを色々と決めても、スマホで自由に通信できれば、仕事中は職務に専念するという本来の目的を達成できない。とはいえ、私物のケータイに対してどうやって制約を課すのか。

ムズカシイですよね。

解決策の1つとしては、会社で用意したロッカーにケータイを入れておいて、仕事中は持たないようにする方法。

更衣室に鍵付きのロッカーを用意して、カバンや着替え、スマホを入れておき、仕事場に私物の通信機器を持ち込ませない。そんな会社もあるはず。

ただ、ケータイを持てないようにすると、仕事中に連絡するときに困るかもしれない。
何らかの理由で本人に急いで連絡したくても、ケータイはロッカーの中だと、連絡が取れない。そんなこともあります。

もちろん、職場が広くない、例えば飲食店だと、移動する範囲は限られているから、ケータイを使わずとも本人のところに行って用件を伝えられる。

しかし、広く移動する職場、ディズニーランドやユニバーサル・スタジオ・ジャパンなどのようなアミューズメントパーク、売り場面積が広いショッピングセンターなどだと、何らかの連絡手段が必要になりますから、私物のケータイも持っておいてもらう方が都合がいいこともあります。

一律にケータイを持ってはいけないと決めるのではなく、職場や仕事の性質に応じて、個人所有のケータイを持たせるかどうかを決めていくのが妥当ですね。



 

会社に置かれているPCは他の人に見られるもの。

ネットに接続されたPCが置かれていて、それを使って仕事ができる職場で働いている方もいらっしゃるかと思います。

文書を作成したり、メールを送ったりと便利に使えるものですが、仕事とは関係無い用途で使うと、その通信内容が会社に見られる可能性があります。

人に見られたくないメール(男女間のイチャイチャメールとか)を送る、何だか怪しいサイト(大人が閲覧するようなウェブサイト)にアクセスする。こういう履歴は残るものです。

職場のPCを使っている本人は気づかれないだろうと思っているのでしょうが、実際はバレバレ。

社内のチャットで個人的なメッセージを送って懲戒処分される人。役所に置いているPCで大人のウェブサイトを何度も閲覧して処分された人。こういう方々も過去にいらっしゃいます。

本人は大丈夫と思っているんでしょうが、通信内容は筒抜けで、気づいていないのは本人だけ。そんな恥ずかしい状況はイヤですよね。


職場のデスクに置かれたPCだけでなく、会社が貸与したスマートフォンやタブレットも監視アプリが入っている場合があって油断できません。通信内容だけでなく、位置情報まで送信する監視アプリがあって、そんなものが入っていたら怖くて使えませんね。

会社が用意した通信機器にはプライバシーは無いと思うべきです。「個人間の通信だからプライバシーは保護されるべき」と言っても、使っている通信機器が自分のものでないならば、所有者である会社が中身をチェックできてしまいます。

 

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連絡はスマホで。会社のPCは使わない。

猫も杓子もスマートフォンを持っている時代ですから、いまどき会社のパソコンからメールを送ったりはしないでしょう。業務連絡や仕事上の文書を送る時はメールを使うでしょうけれども、すぐに連絡したいならば電話をかけるかSNSでメッセージを送る方が早いんです。

今や業務連絡ですらLINEで済ませる人がいますよね。「1対1」の連絡だけでなく、メーリングリストのように「1対多」で連絡することも可能です。早いし便利だし、しかも無料。使わない理由が思い当たらないぐらいです。

メーリングリストだとメールアドレスを1件づつ追加する作業が必要ですが、SNSだとお互いにスッと繋がれます。電話帳を名寄せする機能で一気にお互いのアカウントが繋がります。


会社が所有している通信端末では通信した情報は全部見られると思って使うべきです。一方、自分のスマートフォンならば他の人は見れません。見られて困るようなものはスマートフォン経由でやり取りする。

パソコンを使えないけれども、スマートフォンなら使える。そういう変わった人もいるぐらいです。私の感覚だと、まずパソコンを使って、その後からスマートフォンを使う。こういう順番があるんですが、私よりも年下の人はまずスマートフォンから入るんですね。

スマートフォンはネットの文章を読んだり、ビデオを閲覧したり、ゲームをするには適していますけれども、何かを作る(文書作成、プログラミングなど)にはあまり適していません。PCとスマートフォンを一緒に使うのが私にはベストです。

スマホ世代ならば、会社のパソコンで個人的なメールを送る人は少ないでしょう。誰かに連絡するならばまずスマホで。使うのもメールじゃなくてLINEなどのSNS。

スマートフォンとSNSがあれば、会社のPCが監視されても影響ありませんね。

 

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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