長いほうがいいか。短いほうがいいか。
社員ごとに勤務時間を管理するために、勤務シフト表や勤務スケジュール表を作成している会社もあるかと思います。特に、パートタイムで働く人がいる職場だと、ほぼ確実に勤務シフト表を作成しているはずです。
勤務シフト表は、将来の時点の勤務の予定を書いたもので、翌月１ヶ月分とか、21日から翌月20日までの予定とか、来週と再来週、２週間分の予定とか、他には半月分の勤務予定とか、会社によって色々な形があります。
勤務シフトは１ヶ月毎に決める会社が多いかと思いますが、中には２週間ごと、１週間ごと、半月ごとのように、より短い期間で勤務スケジュールを決めるところもあります。
では、どれぐらいの期間で勤務スケジュールを決めるのが妥当なのでしょうか。
１ヶ月単位が良いのか。２週間や１週間が良いのか。それとも半月単位か。この期間ごとに決めなければいけないという基準があるのかどうか。悩むところですね。
法律で決まりがないので、自主規制。
どれぐらいの期間ごとに勤務スケジュールを作成するか、これについては法律で決まりはありません。そのため、会社ごとに自主的に決めます。
まず、１週間や２週間という短い期間ごとに勤務スケジュールを決めたらどうなるか。設定する期間が短いと、弾力的にシフトを決められます。先の予定を確定せずに未定にしておけるので、この点は利点でしょう。
しかし、勤務スケジュール表を頻繁に作らないといけないのが欠点です。例えば、１週間ごとに勤務スケジュールを決めるとなると、毎週木曜日か金曜日には勤務の予定を決めなければならず、その後にスケジュールの調整をして最終決定するので、面倒臭い。
柔軟に予定を決められるのが利点ですが、一方で、勤務スケジュール表を頻繁に作成しなければいけないという欠点があります。
１ヶ月単位で勤務スケジュールを決めると、勤務スケジュール表を作るのは月に１回で済みます。誰が出勤できて、だれが出勤できないかとモヤモヤしながらスケジュール表を作成するのは１ヶ月に１回だけです。しかし、１ヶ月分の予定を予め決めてしまうので、後から予定を変え難いという欠点はあります。
最近考えたのですが、勤務シフトを決めるときに、Google カレンダーを使ったらいいんじゃないかと思いつきました。
例えば、６人のスタッフの勤務シフトを作る場合、それぞれにGoogleカレンダーに出勤日と時間を入力してもらい、それを社内で共有する。共有したカレンダーを６人分重ねあわせると、だれが出勤できて、誰が出勤できないかパッと見える。
Googleカレンダーにはカレンダーをレイヤリングする機能があって、複数のカレンダーを１枚のカレンダーに重ねあわせて表示できます。この機能を使って、６人分の勤務シフトカレンダーを重ねて、誰がどの日に、何時から何時まで勤務できるのか、人が多い日、人が少ない日。これらをパッと見えるようにすれば、勤務スケジュール表の作成も楽になるのではないでしょうか。
普段のカレンダーとは別に勤務シフトカレンダーのみ別個で作成し、それを特定の人と共有する設定にすれば、勤務シフト表をGoogle カレンダーで送信できるので便利。紙に書いて提出する方法よりも早いですし、紛失することもない。スマホで勤務シフトをカレンダーに入力して共有することもできるし、良い方法であると思います。
ただ、この手の道具を嫌う人もいるので、「何だか危ない」、「流出するんじゃないか」などと危ない点を色々と指摘するかもしれませんが、勤務シフトのみのカレンダーを共有するだけですし、指定のユーザーのみ見れる設定にできますから、十分に安全です。
勤務スケジュール表を作成するのにウンザリしている人も少なくないでしょうから、Google カレンダーのような文明の利器を使って、面倒な作業を減らす工夫をしてみてはいかがでしょうか。
