文明の利器を使ってラクをしよう
勤務シフトは１ヶ月毎がいい？ それとも半月？ ２週間？ - 2014年11月15日号 (no. ... - 総務の森
上記のページにて、Google カレンダーで勤務シフトを作成する方法を案内しましたが、あの内容を書いている時は頭の中のイメージでしたので、実際にどんな形になるか厳密な内容までは検証していませんでした。
Google カレンダーを使えば勤務シフトを作成しやすいと書いたので、私が言い出しっぺですから、今度は実例を示しながら説明します。
口で言うのは（話していないので文字でしょうか）誰でもできますが、「実際にどうなんだ」という部分が現実では重要ですから、今回は実際にGoogleカレンダーを使って勤務シフトを作成するとどんな感じになるかを紹介しましょう。
まずは実例のための前提条件。
とある会社、株式会社 志村エンジニアリングとしましょうか、その会社で勤務シフトを作成する管理者が１人いるとします。この管理者は、志村さんとします。「えっ？ 社長が勤務シフトを作るの？」と思うかもしれませんが、まぁハナシを簡単にするためでもあり、小さい会社を例に挙げますので、社長が社員の勤務シフトを作ることにしましょう。
この志村エンジニアリング、社員数は３人です。つまり、社長がいて、社員が３人。合計で４人ですね。ここで「なんて小さい会社なんだ、、」と思わずに、気軽に読み進めてみてください。
木村さん、遠藤さん、田村さん。この３人が志村エンジニアリングの社員さんです。「男性と女性、どちらですか？ 何歳ですか？」などと言いたいでしょうが、お好きに設定してください。全員を女性にしてもいいし、男性にしてもいい。若い人だけで構成してもいいし、熟練の中高年だけでメンバーを作ってもいい。ここは好きにしてください。
予定を管理するだけじゃモッタイナイ
登場人物が揃いましたので、次は作業の手順です。
PCを用意してください。今流行のスマホでも今回の方法を試すことは可能ですが、PCの方が操作しやすいですので、こちらをオススメします。
１，志村さんがベースとなる勤務シフト表を作成します。志村さんのGoogleカレンダーから新しいカレンダーを１つ作ります。カレンダーの名前は、「勤務シフト表」などで良いでしょう。
志村さんがここで行う作業は、新しいカレンダーを作り、名前を付ける。この２つだけです。
２，次は、３人の社員さんが自分の希望する勤務シフトを志村さんに送ります。送ると言っても、紙に書いて渡すんじゃないですよ。チャンとGoogleカレンダーを使います。
社員さんそれぞれが自分のGoogleアカウントを使い、Googleカレンダーで新しいカレンダーを作ります。ここは志村さんと同じですね。カレンダーを作り、木村さんの場合ならば、「勤務シフト11月_木村」という名前のカレンダーにすれば良いでしょう。
木村さんがカレンダーを作成する画面。
さらに、カレンダーを作るときに、自分の勤務シフトを書いたカレンダーを管理者である志村さんと共有します。「このカレンダーを共有」というタブがあるので、これをクリックすると共有関連の設定ができます。
作ったカレンダーを志村さんと共有する。ここで志村さんのGmailアドレスを入力します。
「特定のユーザーと共有」というメニューがあるので、ここに志村さんのGmailアドレスを入力し、閲覧権限を設定して追加します。志村さんのアドレスは勤務シフトカレンダーを作ったアカウントのものを入力します。これは志村さんがあらかじめ社員さんに教えておけば良いでしょう。
閲覧権限の設定。ここは『閲覧権限（すべての予定の詳細）』を選んでおけば良いでしょう。この設定は、志村さんが木村さんの勤務シフトを閲覧するだけの設定で、編集することはできない内容になっています。
あとは、自分のカレンダーに希望する勤務時間を入力します。例えば、10時から16時30分までを希望するならば、予定の入力時に「10:00-16:30」と入力すると自動的に時間を把握し予定に組み込まれます。
カレンダーに希望する勤務時間を入力していく。『（タイトルなし）』と表示されますが気にしないでください。
上記の作業を、木村さん、遠藤さん、田村さん、３人が行います。
遠藤さんの例。
田村さんの例。
カレンダーを作り、名前を決め、共有者に志村さんを指定し、自分が希望する勤務時間を入力する。この４つです。
疲れましたか？ 一番面白いところはこの後ですから、もうちょっと読み進めてください。
３，社員さんがカレンダーに勤務時間を入力し終わると、志村さんのカレンダーに３人分の勤務シフトが表示されます。
３人分の勤務シフトが志村さんのカレンダーに集合。ここで「おっ！」と思うはず。
特に、週単位で表示した時に、棒グラフのようなレイアウトで希望の勤務時間を把握できるところが良いです。どの日のどの時間にどれぐらいのマンパワーが配分されているか、パッと見るだけで把握できますから、Googleカレンダーの本領発揮ですね。
週単位で表示すると、縦棒グラフのように勤務時間が見える。これがスゴイ。Googleカレンダーで勤務シフトを作成する最大のメリットがコレです。
この手のクラウドサービスを使うとなると、セキュリティに不安を感じる人もいるでしょうが、特定のカレンダーを特定のアカウントと共有し、見える範囲をキチンと把握して限定するので、セキュリティは大丈夫です。
志村エンジニアリングのように、社員数が３人ならば、あえてGoogleカレンダーを使って勤務シフトを作成するのはちょっと大袈裟かもしれません。しかし、社員数が17人とか、29人ぐらいになると、勤務スケジュール表を作るだけで一苦労です。
希望の勤務シフトを紙に書いて出すようにしていても、早く出す人がいれば、締め切りギリギリに出す人もいるし、さらには締め切りを過ぎて出す人もいる。また、集めた紙をなくすこともあり、厄介さに拍車がかかります。
Googleカレンダーで勤務シフトを作成する３つのメリット
１，勤務希望日や時間を紙に書いて提出してもらう必要がなくなる。さらに、提出しないので紙を紛失しない。また、誰が希望を出して、誰がまだ希望を出していないかを即時に把握できる。
２，マンパワーの分布をビジュアルに把握できる。特に、週単位でカレンダーを表示した時に効果を発揮します。どの日のどの時間帯に人が多くて、どこで人が少なくなっているかを把握しやすい。
３，無料。言うことはありません、最高です。
カレンダーというと、日々の予定を管理するための道具という先入観がありますが、使い方を工夫すると、上記のように思いがけない活用法もあります。
GoogleカレンダーではなくGoogleスプレッドシートを共有する方法も使える
上記のように、Googleカレンダーの共有機能を使って勤務シフトを作るのも１つの方法ですが、Googleスプレッドシート（表計算ソフト）でも勤務シフトを作れます。
Microsoftのエクセルで勤務シフトを作っている事業所もあるかと思いますが、作った後にコピーして配る必要があることも。
Googleスプレッドシートで上司が勤務シフトを作り、それを対象者に対して共有すると、印刷して配布する必要がなくなりますし、後から修正した内容もすぐに勤務シフトに反映されます。どこをどう変更したのかを欄外に書いておくこともできるでしょう。
従業員から勤務シフトを申請するときも、Googleスプレッドシート形式で入力してシフト管理者に送ればいいのではないかと。
こういうちょっとした道具を使って日常業務を変えていく。その積み重ねが働き方改革なのではないかと思います。
