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就業規則は労務管理のマニュアルになるか

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就業規則=労務管理のマニュアル。
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楽に仕事をするためにマニュアルがある。

人は、歯を磨く時はいつも同じ方法で磨いている。右手で歯ブラシを持って、左手に歯磨き粉のチューブを持ち、歯磨きペーストを歯ブラシのブラシ部分に付けて、最初に左の下奥歯を磨く(最初に磨く場所は人によって違うだろう)。今日は左手で歯ブラシを持ってみようとか、歯ブラシを使わずに指で歯を磨いてやろうと考える人は限りなくいないに近いだろう。いつもの方法で、いつもどおりに歯を磨く方が簡単だから。

風呂の入り方も同じ。まず、体のどこから洗うかで癖が出る。頭から洗う人、左手から洗う人、右手から、左足から、右足から、顔から、足の裏からなどなど。人によってアプローチが違う。私は頭から洗う人が最も理にかなっていると思う。シャンプーや石鹸液が上から下に流れるので、先に頭を洗うほうが体にシャンプーが付着しないので肌が荒れにくいからだ。とはいえ、私は先に体を洗う方なのだけれども。また、どちらの足から浴槽に入るかという点でも右足派と左足派で価値観が分かれる。おそらく両足で同時に浴槽に入る人は、、いない、、と思いたい。他には、シャワーがお湯になるまで水を捨てる人もいます。ちなみに、私は、お湯になるまでシャワーの水を浴槽に入れるタチです。

食事の手順でも人は常に同じ行動をする。右手か左手で箸を持って、右手か左手でお椀を持つはず。まさか、鼻で箸を持って、足で茶碗を持つ人はいるまい。今日は右手に箸を持っているけど、明日は左手で箸を持とうなどと考える人もあまりいないはず。おかずの食べ方にも癖があって、メインのおかずを先に食べる人もいれば、後に食べる人もいる。おかずだけ先に食べて、ご飯は漬物で食べる人もいる(おかずとご飯を分離するタイプ)。

上記のように、我々は、一定の決まった方法もしくは決めた方法に基づいて生活している。

仕事でも同じように、一定の決まった方法もしくは決めた方法に基づいて処理しているはず。同じ仕事を、同じ出来栄えで完成するために、一定の手順を決めていると思う。例えば、飲食店のマニュアルを見ると、必要な材料、分量、手順、作業時間、各手順ごとの写真が丁寧に表記されている。小規模な飲食店だとあまりマニュアルを整備していないが、チェーン展開する飲食店だとキッチリと仕事が文書化されている。決められた分量の材料と調味料で、決められた調理器具で、決められた加熱時間で調理し、最後に、決められた盛り付け方法で料理を盛り付ければ、常に限りなくベストの状態の料理ができあがる。さらに、調理方法だけでなく、接客方法まで文書化されているはず。「いらっしゃいませ」から「ありがとうございました」まで、身振り手振りが写真入りで決められていたりする。

だれが作っても美味しい状態のものを作れるように。また、誰が接客しても望ましいサービスになるようにマニュアルがある。

もちろん、飲食店だけでなく、梱包方法、並べ方、書式、書き方など何でもマニュアルにすることができる。


ならば、労務管理もマニュアル化しようと試みるはず。

労働保険の更新、社会保険の算定手続き、36協定の更新、入社時の手続き、退社時の手続き、勤務時間の管理、労務台帳類の管理など、企業ごとにマニュアル化の程度は異なるかもしれないが、程度の差こそあれルーティン化していると思う。手続きならば、どんな書類を用意し、どのように手続きするかは決まっているのだから、一度経験すれば、後は次の人に教えてあげれば足りる。その都度判断しないでいいようにして、誰でもできるようにすれば都合がいい。



就業規則は法律とは違うもの

他のマニュアルと同じように、就業規則も労務管理のマニュアルになると私は思う。おそらく、就業規則は法律の一種だと考えられているのではないだろうか。労働基準法89条には作成義務が規定されているし、記載するべき内容も制約がある、さらには、就業規則に記載したことは守らなければいけない。そのため、就業規則に対して義務や強制のイメージを抱くのは無理のないことだと思う。「拘束される」と感じる人もいるかも知れない。

強制感や義務感のイメージが強い就業規則だが、一種の業務マニュアルだと思えばちょっとはイメージが変わるのではないだろうか。法律を作るのではなく、マニュアルを作るという感覚で接する。「従う」という感覚で付き合うのではなく、「使う」という感覚で付き合う。仕事を楽にする道具だと考えれば、就業規則に対するイメージを変えることができると私は思う。

もちろん、就業規則はすべての会社に必ず必要というわけではない。そのため、就業規則無しで労務管理している会社もある。確かに、マニュアル無しでできる仕事はあるし、また、少人数で仕事をしているときは手順を決める必要ないだろう。あえてマニュアルを作るほど高頻度の仕事ではないという理由もあるかもしれない。就業規則が無ければ、雇用契約書だけで対応するのもいいでしょうし、契約書すら使わない組織(口頭で雇用契約を締結していると思われる)もある。

しかし、労務管理が高頻度化してきたら、その管理作業をルール化して、簡単に処理できるように試みるはず。毎月、毎年と発生する事務手続きがその例。他にも、細かく説明する作業を省くために就業規則を使うこともある。例えば、契約時に、就業規則の全文を配布するのではなく、要約した就業規則を配布するという方法を用いることもある。全文を配布すると読みにくいし、採用時点で説明しなくてもいい部分まで記載されているので、採用時に説明する際には就業規則の全文を使うのは不便だ。そのため、採用時に必要な部分に限定した要約型の就業規則を予め作っておき(小型のパンフレットにして配布している企業もある)、それを使って採用時の説明を行うと便利だろう。


保険会社も契約時点で顧客に約款を読ませたりはしないはず。契約後に細かい字で印刷された冊子を受け取るのが通常だと思う。ただ、契約前に約款を読めないのはダメなんじゃないかと指摘する人もいるので、契約後に約款を渡すのが必ずしも正しいわけではない。

保険を販売するときは、顧客に「何かメンドクサイ」と思われると、契約しにくくなるので、分かりやすく説明するために約款の代わりにパンフレットを用意して、顧客に商品の内容を説明するのが普通だ。おそらく、約款を先に読ませて契約することは稀だと思う。

労務管理でも、採用時点で就業規則の全文を配布せずに、分かりやい要約型の就業規則を配布するのは、上記の保険会社と同じ考え方です。ただし、保険の販売であれ、要約型の就業規則であれ、情報を隠すためという目的があるわけではなく、あくまで相手の立場に立った配慮によるものであることは強調しておく必要がある。約款を先に読ませてと申し出れば読ませてくれるだろうし、就業規則の全文を読ませてと申し出れば読ませてくれると思う。


労務管理のことは聞きにくいので、文書にしておけば聞かなくてもよくなる。就業条件を詳しく知るには、雇用契約書か就業規則を読まなければいけない。しかし、雇用契約書は必要限度のことしか記載されていないので、より詳しい条件を知るには就業規則を読む必要がある。もし、就業規則がなければ、上長や経営者に直接聞かなければいけないが、本業以外のことを質問するのは結構気が引けるもの。就業条件について質問すると、信じていないかのように相手から思われる気がするので、聞きにくい。就業規則で就業条件を文書にしていれば、相手に気を使わせることなしに条件を知ることができるし、自分自身も気を使うことがなくなる。ただ、就業規則があっても、読める場所に設置していないこともあるので悩ましい。





労務管理にもマニュアルがあっていい。

組織が大きくなるときは、いわゆる「職人」が排除される。規模を拡大するには、個人に頼るのではなく、仕組みに頼らなければいけないので、職人に依存していると、規模の経済性を発揮しにくいし、職人以外の人を増やしにくい。

人を労働から解放する道具としてマニュアルは使われていると私は思う。もし、作業手順が定まっていなければ、作業に取り掛かるたびに手順を決めなければいけないだろう。業務マニュアルと同じように、就業規則も労務管理マニュアルとして考えるのが妥当なのではないかと思う。会社の憲法というよりも、ルールブックというよりも、マニュアルと考えるほうが納得しやすい。「就業規則=法律のようなもの」と考えるのではなく、「就業規則=作業手順書」と考えるわけだ。

就業規則を読むと分かるが、「~のとき、~とする」という文言で書かれていると思う。つまり、「この場合には、このように処理する」と予め決めている文書が就業規則ということ。どんな場合にどうするかが予め決まっていれば、業務の引継ぎを容易にできる。どんな場合にどうするかを口頭で伝えなくてもいい。いわば、労務管理の業務にセーブポイントを作る機能が就業規則にはある。

例えば、業務で使う携帯型の専用通信端末(コンビニや小売店で使われている)には備え付けの操作手順書や説明書があると思う。冊子タイプのものもあれば、ラミネートフィルムでコーティングされた手順カードのようなものもあるはず。ならば、労務管理にも手順書や説明書があっていいはず。

「作る」ことは大事だが、作ったものを「使う」ことはもっと大事だと思う。使わなければ、作ったものは価値を発揮できないから。

 

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労務管理の問題を解決するコラム

職場の労務管理に関する興味深いニュース

【仕事のQ and A】

決まったことを決まった手順で処理するのは難しいものではありません。例えば、給与計算。毎月1回は給与が支給されるので、その計算作業も毎月ありますけれども、頭を悩ませるほどのものではありません。

他には、雇用保険や社会保険への加入手続きもちょくちょくと発生しますけれども、これも必要な書類を揃えて出すだけですから難しくない。

労務管理ではルーティンな業務があり、それらを処理するには特別な能力や知識は必要ありません。

しかし、時として、普段は遭遇しないような問題が起こります。例えば、休憩時間を1回ではなく何回かに分けて取るのはいいのかどうか。有給休暇を半日や時間単位で細かく分けて取ると便利なのかどうか。仕事着に着替える時間には給与は支払われるのかどうかなど。答えが1つに定まりにくい問題が労務管理では起こります。

  • Q:会社を休んだら、社会保険料は安くなる?
  • Q:伊達マスクを付けて仕事をするの?
  • Q:休む人が多くて勤務シフトに穴が開く。対処策は?
  • Q:休憩時間を分けて取ってもいいの?
  • Q:残業を許可制にすれば残業は減る?
  • Q:残業しないほど、残業代が増える?
  • Q:喫煙時間は休憩なの?
  • Q:代休や振替休日はいつまでに取ればいいの?

このような問題に対して、どのように対処するか。それについて書いたのが『仕事のハテナ 17のギモン』です。

 

仕事のハテナ 17のギモン

【1日8時間を超えて仕事をしたいならば】

毎日8時間の時間制限だと柔軟に勤務時間を配分できないので、月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。

しかし、仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。それを実現するにはどうしたらいいかについて書いています。

残業管理のアメと罠

 

残業管理のアメと罠

【合格率0.07%を通り抜けた大学生。】

私が社労士試験に合格したのは大学4年のときで、いわゆる「現役合格」です。けれども、3年の時に一度不合格になって、ヘコんだんです。「たかが社労士試験ごときにオチたのか」って。

どうすると不合格になるか。どんなテキストや問題集を使えばいいか。問題集の使い方。スマホをどうやって社労士試験対策に活用するか、などなど。学生の頃の視点で書いています。

社労士試験というと、社会人の受験者が多いですから、学生の人の経験談が少ないんですよね。だから、私の経験が学生の人に役立つんじゃないかと思います。

大学生が独学で社労士試験に合格する方法: 合格率0.07%の軌跡 Kindle版

 

合格率0.07%を通り抜けた大学生。

【学生から好かれる職場と学生から嫌われる職場】


高校生になれば、アルバイトをする機会があり、
過去、実際に経験した方、
もしくは、今まさに働いている学生の方もいるのでは。

中には、
「学生時代はアルバイトなんてしたことないよ」
という方もいらっしゃるかもしれません。

そういう稀な方は経験が無いでしょうけれども、
学生のアルバイトというのは、
何故か、不思議と、どういう理屈なのか分かりませんが、
雑というか、荒っぽいというか、
そういう手荒い扱いを受けるんです。

若いし、体力もあるし、
少々、手荒に扱っても大丈夫だろうという感覚なのでしょうか。

それ、気持ちとしては分かりますけれども、
法令上は、学生も他の従業員と(ほぼ)同じであって、
一定のルールの下で労務管理しないといけないのです。

もちろん、
18歳未満は夜22時以降は働けないとか、
8時間を超えて働けないとか、
そういう学生ならではの制約は一部ありますけれども、
それ以外のところは他の従業員と同じ。

週3日出勤で契約したはずなのに、
実際は週5日出勤になっている。

休憩時間無しで働いている。

採用時に、1日5時間働くと決めたのに、
実際は1日3時間程度しか勤務させてもらえない。

「学生には有給休暇が無い」と言われた。

テスト休みを取って時給を減らされた。

など、
やってはいけない労務管理がなされてしまっている
という実情もあるようです。

何をやってはいけないかを知らないまま、
間違った対応をしてしまうこともあるでしょう。

(知らないからといって許されるものではありませんけれども)

このような労務管理をすると、学生から好感を持たれ、
辞めていく人が減るのではないか。

一方で、
「これをやってしまってはオシマイよ」
な感じの労務管理だと、
ザルで水をすくうように人が辞めていく。

学生から好まれる職場と嫌われる職場。

その境目はどこにあるのかについて書いたのが
『学校では教えてもらえない学生の働き方と雇い方 - 35の仕事のルール』
です。

 

「学生が好む職場」と「学生が嫌う職場」 その違いは何なのか。

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