労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

並んで受け取らなくていい? 電車の遅延証明書をスマホから会社に送る。

 

 

 

天候や事故で電車が遅れると、遅延証明書なり遅着証明書(名称は鉄道会社ごとに違う)が鉄道会社から発行されます。ダイヤに乱れが生じると、駅に人がたくさん集まって、遅延証明書を受け取るために列を作って待ったりします。

実物は小さい紙で、鉄道会社、路線名、遅れた時間が記載されており、これを会社に持っていくと遅刻扱いにならない。そのため、電車が遅れると遅延証明書を求めて駅の窓口にお客さんが来るんですね。


この遅延証明書ですが、紙だけでなく鉄道会社のWebにも掲載されていて、そこから証明書を取得することも可能です。

Webから取れるならば、デジタルデータのまま会社に送信すれば足りるのではないでしょうか。

遅延証明書をスマートフォンの画面に表示させて、スクリーンショット(表示されている画面を撮影すること)を撮り、それをメールやLINEなどで送信する。これならば窓口で証明書を受け取らなくて済みますし、駅員の負担も減りそうです。また、会社でも受け取る書類が減りますので、この点でも都合が良いです。

PCからWebサイトを開くと印刷するように案内がありますが、印刷せずに済ませる方が望ましいでしょう。スマートフォンからは直接に印刷できませんから、その場合はスクリーンショットを撮って、それをメールなりLINEで会社側の人に渡す処理もあっていいでしょう。会社用のメールアドレス(.co.jpドメインのもの)宛に送るのも1つの方法ですね。

他の方法としては、送信せずに、会社に到着した後、画面を見せるだけでも良いでしょう。遅延証明書は保存するほどの記録ではありませんから、スクリーンショットを保存して、画面をパッと見せて電車が遅延したと分かればそれで十分。スマートフォンでクーポンを画面に表示させて、お店の人にそれを見せて割引してもらう場面もありますが、そういう簡素な方法でも足りるでしょう。

「そんな簡単な方法でいいのか?」と思うところですが、会社側でも遅延情報を検索できますから、ウソの遅延証明書を出してもバレます。


電車の遅延というのは、仮に証明書で30分と書かれていても、電車に乗る人が実際に30分遅れるとは限りません。

運行ダイヤで、8時10分発と表示されている電車が、実際は8時40分発になれば、それは30分遅れです。しかし、都市部では電車は1日に何本も走っていますから、8時10分の段階で予定通りの電車が来なくても、さらに前の電車、7時40分発ぐらいの電車が8時10分に駅にやって来るのでしょうから、その電車に乗れば、電車に乗った本人は30分も遅れないという結果もあり得ます。


一時的な遅延ではなく、台風などで大幅に遅延すると、遅延証明書を求める人も増えますから、窓口で貰うだけでなく、スマートフォンの画面に表示する方法でも可能としたほうが便利でしょうね。

台風が来れば、電車が遅延する可能性は高いのですから、その日は遅延証明書なしでも遅刻扱いにしないのも1つの方法です。


遅延証明書を持ってきても遅刻になる。中にはそういう会社もあるでしょうね。証明書があれば遅刻にしてはいけないという法律はないですから、遅刻として扱われてしまう可能性はあります。

遅延証明書が何だか「遅刻の免罪符」みたいなものになっている感じがあって、自分に落ち度があって遅刻したわけではないならば、年に1回とか2回ぐらいなら誤差程度ではないかと私は思いますけれども。

遅刻すると人事評価でマイナスになる。そう考えて遅延証明書を持っていく方も少なくないでしょうが、無断で遅刻しているわけではないのですし、電車に乗っていれば年に数回は遅延があります。

電車が理由で遅刻したからといって解雇されるわけではないですし、少しグチグチ言われる程度でしょうから、あまり気にしすぎない方が良いのではないかと思います。

人からマイナス評価を受けるのを極端にビビる人が増えているように感じますが、マイナス以上にプラス評価を得ているならば、差し引きでプラスなのですから、「それでいいか」と考える良い意味での大雑把さがあってもいいでしょう。

 

 

遅延したんだから遅刻じゃない?

電車に乗って職場に通っている人はたくさんいますが、ときに何らかのトラブルで電車が遅れることがありますよね。

よくあるのが人身事故で電車が遅れるとき。私が大学生の頃は、電車で学校まで行っていましたから、遅延することが時折ありました。他には、信号機の故障だとか、大雨の影響、台風の影響、ホームで人が転落など。さまざまな理由で電車が遅延していたような記憶があります。

電車が遅延すると、鉄道会社は遅延証明書というものを交付してくれます。駅の改札口に人が群がって、遅延証明書を受け取っている光景が印象的ですが、今では鉄道会社のウェブサイトでも取得できるようです。

スマホを持っている人ならば、あえて証明書を印刷しなくても、証明書の画面を表示して、スクリーンショットを撮って、それを見せればいいかもしれませんね。


遅延証明書を会社に提出する、もしくは見せれば、遅刻にならない。そんな会社もありますよね。

電車が遅れたから遅刻したのであって、自分が原因ではない。だから、遅延証明書を持っていけば、遅刻扱いにはならない。そんな効果を持っている証明書です。


ただ、この遅延証明書ですが、これをどのように取り扱うかは会社次第です。遅延証明書を持っていれば遅刻扱いにしないのもアリですし、遅延証明書にかかわらず遅刻は遅刻として扱うのもアリです。

証明書があれば遅刻にしてはいけないという法律はありませんから、遅延証明書をどう扱うかは会社ごとに違います。


となると、「遅延証明書を持っていれば遅刻にならない場合」と「それを持っていても遅刻になる場合」で分かれる可能性があります。

電車が遅れた証明書を持っているのに遅刻にされちゃう。あり得ない話ではないんですよ。

 

 

遅刻の免罪符になる遅延証明書。

鉄道会社の遅延証明書は10分単位で発行されるようで、JR東日本と西日本では、10分、20分、30分、40分、50分、60分、61分以上の7種類がある。

ちなみに、私は遅延証明書というものを駅員さんから受け取ったことが無いので、経験がないのですけれども、5分から10分の遅れでも遅延証明書を出しているのですね。5分とか10分なんて遅延というよりも誤差の範囲だと思うのですけれども、鉄道会社では遅延として扱うようです。

日本の交通機関は時間に正確です。時間に正確であるゆえに、人はそれに依存してしまう。「電車や新幹線はチャンと動いてくれるだろう」と思って、自分は時間ギリギリに行動する。遅延することを想定して生活しないんですね。

例えば、14:07に東京駅に到着すると新幹線の切符に書かれていれば、本当に14:07に東京駅のホームに到着するんです。これは本当に凄い。新幹線なんて、3時間とか4時間の移動になることが多いのだから、到着時刻が20分程度前後しても私は気にしないのですけれども、ピッタリと時間を合わせてくるのが鉄道サービスのスゴイところ。

他に、バスでも飛行機でも、モノレールでも、交通インフラサービスは時間をキチンと守る傾向があって、「時間通りに動いて当たり前」と利用者も思ってしまいがち。

だから、ちょっとの遅延でも証明書を発行するのでしょうね。

電車の遅延は乗客の責任ではないので、遅れたら遅刻にはしないのが当たり前とも思えます。

しかし、時間に余裕を持って行動すれば、交通インフラに多少の遅延があっても対応できるだろうという考え方もあります。

数分程度の遅延ならば、想定して行動するべきであって、たとえ遅延証明書があったとしても、遅刻は免れない。そんな扱いにするのも無茶なことではありませんよね。

とはいえ、遅延といってもそれぞれ程度が異なりますから、30分とか50分も遅延してしまえば、さすがにそこまで想定して行動するのは難しいので、この場合はフォローが必要でしょう。

そこで、例えば、「電車が遅延した場合、30分以上の遅延を証明するものがあれば、遅刻扱いにしない」という基準があれば、10分、20分の遅延は対象外にすることもできます。

30分未満の遅延ならば本人で対応し、それを超えればフォローを入れる。そんな対応もあっていいでしょうね。

 

他の案としては、遅延証明書そのものを不要にして、会社側で鉄道会社のウェブサイトをチェックし、遅延していたら、その電車を利用する従業員を包括的に遅刻なしと扱うのもアリです。個々に遅延証明書を取ってくる必要がありませんし、駅で並んで時間を使うことも避けられます。ワラワラと遅延証明書の紙を持ってこられても鬱陶しいものですし。

 

 

遅刻してくれて、ありがとう(上) 常識が通じない時代の生き方

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山口正博 社会保険労務士事務所
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