- 雇用契約書と労働条件通知書、同じような書面が２つあるの？
- １つの契約に２通以上の文書を作らない。
- 雇用契約書を初めて作る
- 口約束をヤメて、契約書を作る。
- 労働条件通知書と雇用契約書の内容がお互いに違っていると困る
- 雇用契約の書面を本人にメールで送ることは可能か
雇用契約書と労働条件通知書、同じような書面が２つあるの？
採用時に交付する書面は色々とありますが、その中には働く条件を定めた書類があります。
契約の期間、働く場所、勤務時間、休み、給与、交通費や雇用保険、社会保険に関することなど。こういったことを書面にして、使用者と労働者で勤務条件をすり合わせていくのですね。
その際に作るのが雇用契約書、もしくは労働条件通知書です。
雇用契約書は働く条件を書面化した書類です。一方、労働条件通知書も働く条件を書面化した書類です。ちなみに、労働条件通知書には厚生労働省から雛形が用意されています。これは雇用契約書としても通用するものです。
しかし、これだと「いや、それじゃあ、どっちの書面を作ったらいいの？」と迷ってしまいますよね。どちらも同じ書面ならば、どちらか片方だけで足りるんじゃないかと思うのは当然です。
働く条件を決めた文書を作るのが目的ですから、書類の名称は乱暴に言えば何でも通用します。雇用契約書や労働条件通知書だけでなく、勤務条件通知書という名称でもいいですし、就業条件通知書という名称でもいいわけです。労働契約書、就業契約書、業務契約書など、色々と思いつきますが、肝心なのはその中身です。
- 契約期間
- 就業の場所
- 従事すべき業務の内容
- 仕事の時間、休憩時間
- 休日
- 休暇
- 賃金
- 退職
- 雇用保険や社会保険に関すること
これらの内容が含まれていれば、それは雇用契約書であって、その他どのような名称であっても雇用契約書として扱われるのです。ちなみに、ここでは雇用契約書という名称を使いましたが、この名称も他のものでも構わないのです。
１つの契約に２通以上の文書を作らない。
雇用契約書であれ、労働条件通知書であれ、実務ではどちらも同じものとして扱われています。
この２つの違いを説明する人もいますけれども、雇用契約書は使用者と労働者が合意した文書、労働条件通知書は使用者が一方的に渡すもの。そういう説明もありますが、このような誤差程度の違いを説明する意味はなく、肝心なのはその中身です。違いを説明してしまうと、それぞれ別の書面なのかと誤解を招きますが、どちらも同じものです。
ただし、労働条件通知書には労働者側が署名する欄や押印する欄が設けられておらず、使用者と労働者で合意した内容なのかどうかという点で疑義を生ずる可能性はあります。この点をクリアするために、労働条件通知書の題名を雇用契約書と書き直し、さらに使用者と労働者が署名、押印する欄を作るのも一案です。
文書の中身で働く条件（先ほど列挙した内容）を決めているならば、それは使用者と労働者との間で働く条件を決めた文書になります。
それゆえ、雇用契約書、労働条件通知書と２種類ありますが、どちらか片方だけを作れば足ります。
「あえて選ぶならばどっちがいいんですか？」と気にする人もいるでしょうが、好みで決めていただいて構いません。ちなみに、私が好きなのは雇用契約書です。雇用という名称の方がフォーマルな感じがしますのでこちらを選びます。
働く条件を書面化する。まずはここが大事です。社員数が増えて大きな会社になると、採用の手続きもチャンとしてきて文書を作成するのですけれども、小規模な会社やお店だと、履歴書と面接だけで採用手続きを終わらせてしまうような雑なところもあります。そういう職場では、まず書面を作るところから始めると良いですね。先ほど示した厚生労働省の雛形文書を使うのもオススメです。
雇用契約書も労働条件通知書も、両方を作ってしまうと、どちらが優先されるのか、正しいのか、混乱を招きます。
労働条件通知書を出して、その後に雇用契約書を出したとしたら、受け取った方は、「どっちが正式なものなの？」と思ってしまいます。それぞれで全く同じ内容ならば、２通も作る必要はなく、どちらか片方だけで足ります。もし、それぞれで違う内容だったら、どちらの内容が適用されるのか分からなくなりますよね。
どちらの書面を出しても構いませんが、どちらか片方だけを作るようにしなければいけません。
「ただの条件通知だから、正式な書面じゃないでしょ？」と思う方もいらっしゃるでしょうが、内容は雇用契約そのものです。単に通知するだけの書面ではなく、正式な契約書になります（文書をナメてはいけない）。また、正式な契約書ならば１通で済むのに、わざわざ条件通知の書面まで出す手間をかける必要はありません。
１つの交渉に契約書が２通あれば、契約の当事者は自分にとって都合が良い方を選ぼうとしますから、契約内容に対してお互いにズレが生じます。
雇用契約書と労働条件通知書、作るのはいずれか１つだけです。
雇用契約書を初めて作る
人を雇うときには、雇入れ通知書とか、雇入れ条件通知書、労働条件通知書、雇用契約書を作成する必要があるのですが、未だに契約書を作らずに人材を採用している会社もあるかもしれません。
「作ったことがないから、どうしていいか分からない」
「必要なのは分かるけど、経験がないかわ作れない」
「誰かに依頼せずに、自分たちで作りたい」
そう思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
確かに、契約書となると、キチンと作っておかないといけないし、適当でいいやというわけにもいかない。だから、作るからにはチャンと作りたい。そう思うはず。
しかし、今まで人を雇う時に契約書を作ったことがない会社だと、どうしても腰が重くなりがちですよね。
最近は便利なサービスも出てきていて、契約書生成ツールというものが無料で使えるようです。
口約束をヤメて、契約書を作る。
契約書生成ツール 会社設立の書類が自動で作れて手続きも格安～スマビ SmaBI - スマートビジネス応援プロジェクト（リンク切れ）
厚生労働省にも書式のダウンロードサービス（http://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/）がありますが、上記のようなツールを使うという手もあります。
初めて雇入れ契約書を作ろうとしている会社には適したサービスかもしれません。
もし、契約書の内容を第三者にチェックしてもらいたいならば、弁護士の添削依頼も可能なので、そういうオプションも使ってみると良いでしょう。契約書は一度作ればあとは使い回しができるので、添削依頼で費用が発生しても一時的なものですから、モトを取るのは難しくないはずです。
仕事上の約束事は書面に残す。これを面倒と感じて省略すると、相手が善良な人だと問題は起こりませんけれども、悪いことを考えている人が目の前に現れたら厄介な状況になります。
労働条件通知書と雇用契約書の内容がお互いに違っていると困る
労働条件通知書と雇用契約書、これらを2つとも作ること自体は構わないのですけれども、両方作成した場合は、同じ内容を双方の書面に書かなければいけなくなります。まぁ、二度手間なんですけどね。
片方の書面で書いてある内容と、もう片方の書面で書いてある内容が、お互いに違っていたり、矛盾していたりしては困るわけです。
例えば、労働条件通知書では、週3日で働くという内容になっていたにもかかわらず、雇用契約書では週4日勤務になっていたとしたら、どちらの書面が正しいものなのかわからなくなりますよね。
働く時間でも、労働条件通知書では1日6時間勤務と書いているにも関わらず、一方で、雇用契約書では1日5時間勤務というように決めていたら、じゃあどちらの内容が正しいのか混乱します。
正式に、雇用契約を締結する前に、事前に、仮のものとして、労働条件通知書を出しているだけ。そういう会社や事業所もあるのかもしれませんが、わざわざ二段階にして同じような書面を出す必要はありません。
「ウチは雇用契約書で条件を決めている」一方で、「ウチの会社では、労働条件通知書を正式な書面として使っている」このどちらでも構わないのです。
人を雇う際の条件を書面で残すのが目的ですから、労働条件通知書であれ、雇用契約書であれ、どちらも書面ですから、必要とされる条件はどちらも満たしているものです。
ですから、労働条件通知書しか出していないからといってダメなわけではないですし、雇用契約書しか作っていないからといって何か問題があるわけでもない。
働く条件を書面で残して、相手に通知する。これが目的ですから、その目的を達成できるなら、どちらの書面でも使えます。
契約書で決めた通りの内容をお互いに履行する。これが商取引では当たり前ですけれども、会社内の雇用契約では、雇用契約の内容と就業実態がずれてしまうこともあり、往々にして雇用契約が軽く扱われがちです。
雇用契約の書面を本人にメールで送ることは可能か
労働基準法施行規則第５条によると、雇用契約の内容を書面で交付するのが原則ですけれども、FAXと電子メールでの送信も本人が希望すれば可能となっています。
もはや FAX を使うという方は少数派かもしれませんが、メールで契約書の控えを送って欲しいと希望する人はいるかもしれません。
ただし、これは本人が ”同意” したらメールで送っていいという意味ではなく、本人が ”希望” した場合は雇用契約の書面をメールで送ることが可能です。
同意と希望では少し意味が違います。本人が積極的に求めないといけないわけです。
チェックボックスを作って、「契約内容をメールで送信することを希望する」という箇所を作り、そこにチェックを入れればメールで送ってもらえる。じゃあ、そういう記入欄を雇用契約書に作っているかどうか。おそらく雇用契約書にはそういう欄はないのではないかと。
メールで送るとなると、雇用契約書をスキャンして PDF ファイルに変換して、それをメールに添付してという手順になりますけれども、メールだとアドレスを間違うと他人に送ってしまうリスクがあります。
クラウドストレージ経由でドキュメントを共有して送ることもできますけれども、そこまでして送付する必要があるのかどうか。
従来通りの書面で雇用契約書を作っておいて、本人がその控えを受け取ってから、スキャンするなり、スマホのカメラで撮るなり、自分なりにデジタライズすれば良いのであって、他人に誤送信する可能性を発生させてまでメールで雇用契約書の控えを送ってもらう必要はないでしょうね。
こちらにも興味がありませんか？