あやめ社労士事務所 - 労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます

まだタイムカードを使っているの?

タイムカード

 

 

タイムカードがウソをつく

勤務時間の記録方法にはいくつかありますが、その中の1つとしてタイムカードを利用する方法があります。

タイムカードを使うには、専用の打刻装置を購入し、その中に社員別のカードを挿入して、始業時間と終業時間を記録します。


これがタイムレコーダー

勤務時間を記録する方法としては、タイムカードは最もメジャーなもので、使ったことが無いという人はいないんじゃないかと思えるほど知られています。


広く普及しているタイムカードですが、これを使うと、正確に勤務時間が記録されているものと思い込む傾向があるのが悩みどころです。

実際に使ったことがあると分かるのですが、「悪いこと」をしようと思えばできてしまうんです。


始業時に時間を記録し、終業時にも時間を記録する。会社によっては休憩時間もタイムカードに記録しているところもありますが、大半は始業と終業の時間だけです。

タイムカードを見て分かるのは、その時間に記録したということだけです。実際にその時間から仕事を開始したのか。実際にその時間に仕事を終えたのか。そういうことまでは分かりません。

始業前に業務をしていないかどうか。終業後に業務をしていないかどうか。タイムカードにはそういう情報は記録されていません。仕事を始めた(と思われる)時間。仕事を終えた(と思われる)時間。この2つだけです。



正しく使えば、キチンと労働時間を記録できる道具になりますが、正しくない使い方をすれば、タイムカードは本来の効果を発揮しません。

タイムカードを使っていると、記録された時間はさも正しいものだと考えてしまうため、始業前に仕事を始めておいて、始業時間になったらタイムカードに時間を記録する。こうすればタイムカードでは分からない無賃労働が発生します。

仕事を終えるときも同じです。先に終業時間をタイムカードに記録しておき、その後も仕事を続ける。こうすると、タイムカードには記録されてないサービス労働が発生するわけです。

悪いことをしようと思えばできてしまう。それがタイムカードなのです。

このように書くと、さもタイムカードに欠陥があるかのように思えますが、そうではありません。

ハイテクなICカードや生体認証を使えば不正を防げるのかというと、残念ながらそうならないのです。会社側でデータを改ざんするとか、始業と終業の時間だけ正確に記録して、それ以外の時間は仕事をするとか、入退館ゲートを抜けてもらって、他の出入り口から会社の中に戻るとか。色々と抜け道を考え出せるんですね。

どの道具を使うかはあまり関係がないのです。大事なのは、道具そのものよりも道具の使い方です。

私が学生の頃、市販のノートで勤務時間を記録しているお店がありました。文房具売り場で売っている1冊100円ぐらいのノートです。

どうやって使っていたかというと、始業時間と終業時間をボールペンで手書きして記録していただけです。従業員別、日別に、縦に時間を書いていく。そういう単純なものでした。

じゃあ、不正なことをしていた職場なのかというと、そうでもなく、手書きで記録していた時間は正確でした。「もっと時間を短く書け」だとか、「書き込んだ終業時間を過ぎても仕事を続けて」などという要求はされませんでした。


アナログな道具を使っていても、チャンと使えばキチンと効果を発揮します。逆に、高価でハイテクな道具を使っていても、間違った使い方をすれば効果を発揮しません。

 

 

タイムカードの出退勤記録を信用できない

https://news.careerconnection.jp/?p=20728
公務員よ、お前もか!「残業時間を課長が書き換え」にネット落胆 その一方で「どこの市町村でもやってるでしょ」と諦めの声も


勤務時間を人為的に改ざんする不正は、どこの会社や組織でも起こりえます。

ブラックな職場を取り締まる省庁である厚生労働省がブラックな職場だったりと、何だかヘンな気分になりますけれども、人間が関わる余地が残されている以上、何らかの手を加えたい気持ちになるもの。

勤務時間を記録する方法は色々あります。タイムカードを使う、ICカードで記録する。生体認証を利用する。自己申告で記録する。勤務台帳に自分で記入する。時間が記録された紙をレジから出すなど、方法は様々です。


簡素な記録方法であっても、正しく使っていれば、勤務時間は正確に記録されます。自己申告で労働時間を記録するのであれ、お店で勤務台帳として使っているノートにボールペンを使って自分で記入するのであれ、それが正しい内容であれば、記録も正確です。

一方、タイムカードやICカードなど、さらには生体認証まで、先進的な道具がありますが、これらとて正しくない使い方をすれば、正確ではない勤務時間が記録されてしまいます。

上司が部下のタイムカードに記録して、無賃労働を発生させている。ICカードで時間を記録しているが、実際の始業時間よりも遅く、また、実際の終業時間よりも早くカードをスキャンさせ、給与が出ない仕事をさせている。

記録された時間を見るだけでは分からないものですから、タイムカードに印字された時間が正しいと思い込むと騙されます。



どの道具を使うかではなく、道具をどのように使うかがキモです。

道具の使い方次第では、不正なことをしようと思えばできてしまいます。どんな道具を使っていても。

マトモな組織だと、実際の労働時間を後から人為的に正しくない記録に変更すれば、懲戒処分の対象になります。

事前に、こういった不正を防ごうと思えば、対処にはキリがありませんので、事後的に厳しいペナルティを課すのが今のところ妥当な対処策となります。

タイムカードは使いやすい。けれども、、、。

過去にチェーンの飲食店で働いていた経験があり、そこではタイムカードで勤務時間を記録していました。

仕事を始めるときには、カードを打刻機に挿し込むと、ギュイーン、ガシャと音を立ててカードに時間を印字し、その後にカードが出てくる。例えるならば、食パンを焼くトースターみたいなものです(今時こういうタイプのトースターを使っている人は少ないでしょうけれども)。

 

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仕事が終わった後は、またカードを機械に挿し込んで、今度は終業の時間をカードに印字するわけです。

カードはストッカーに入れて置いておくようになっていて、打刻機の近くに置いています。

打刻機とカードを購入すれば、すぐに使い始められますから、勤務時間を記録する方法としてはタイムカードは最も手頃な方法です。それゆえ、2017年現在でもタイムカードを使っている会社なりお店はたくさんあります。

ただ、カードは毎月新しいものを用意する必要がありますし、締め日のあとの集計作業もあります。電卓でカチャカチャ、エクセルに延々と入力する、など単純作業を要求されます。

今までずっと使ってきたんだから、だからこれからも変えなくてもいいじゃないか。そう思う方もいらっしゃるはず。人は今まで続けてきたことをやめるのが苦手です。例えば、毎朝、ラジオ体操を10年間続けていると、朝になったらラジオ体操をせずにはいられない。ラジオ体操をしないと1日が始まらないし、何だか元気が出ない。そういうものです。

しかし、タイムカードで勤務時間を記録して管理するのが本当に望ましいのでしょうか。もっと良い方法があるんじゃないか。もっと短時間で給与の計算を終わらせられるのではないか。そう思っている方もいらっしゃるはずです。

 


タイムカードを送り忘れられて、給与が支給されなかった。

未だにタイムカードを使っている事業所は多くあり、「う〜ん、、」と思わされます。どうして他の方法を用いないのか。これは不思議です。

ちなみに、私が実際に経験したことですが、とある飲食店(チェーン展開するそれなりの規模のお店)で、自分のタイムカードを本部に送ってもらうのを忘れられて、給与が支払われなかったことがあります。もう10年以上も前のことで、その頃は学生でした。

締め日になったら、店長がタイムカードを集めて、新しいカードを印字済みのカードと入れ替え、それを本部に送って給与を計算してもらい、給与が支払われる。そのため、送るのを忘れられると、当然ながら給与は支給されないんですね。

在籍中の社員のタイムカードが送られてこなければ、何かおかしいと判断し「送るのを忘れていませんか?」という電話をお店にかけてきそうですけれども、そういうのはなかったようです。これもこれで「いかがなものか」と思えますけどね。

その時は、店長が謝ってきて、「ごめんな。必要だったらオレが立て替えておくけど」と言われました。

「あぁ、こういうことってあるんだな」と。まさかタイムカードを送るのを忘れられるとは思いませんからね(しかもチェーン店でそれなりにチャンとしてそうな会社でしたし)。給与未払い状態(遅配と表現すべきでしょうか)ですから、これは困ります。

ちなみに、遅れた給与は翌月分と合算され、2ヶ月分が一括で支給されました。


そもそも、カードを集めて送るという作業が必要なのかどうか。ここが疑問で、「もっと良い方法はないのか」と、当時は学生でしたが、そう思ったものです。当時はすでにインターネットは普及期に入っていて、ADSLによるネット接続サービスが広がり始めた頃です。

「ん? ADSLって何?」と10代ぐらいの若い人だと知らない方もいらっしゃるでしょうが、今のように光ファイバー接続が当たり前になる前は、電話回線を経由した定額インターネットサービスがあったんです。通信速度は遅かったのですが、3,000円から4,000円ぐらいで使い放題でしたから、当時は画期的なサービスでした。

ネット回線はあったのですから、タイムカードではなくデジタルデータで勤務時間を記録して管理できたのでしょうが、そういうサービスはまだ登場していなかったんです。


働く時間をキチンと記録できればタイムカードでなくてもいいのですから、カードを使わずに勤務時間を管理すれば、本部に送り忘れることは無いでしょう。

カードを回収して本部に送るなんて、無駄でしかない作業ですし、送るのを忘れられたら給与が支給されないこともあります(学生の頃の私のように)。

 

 

タイムカードを集めない。送らない。保管しない。

勤務時間をデジタルデータで管理すれば、締め日にカードを集めて、それを本部に送らなくていいですし、さらにカードを保管する必要もないんです。

タイムカードは1ヶ月で使い切りですから、毎月新しいカードが必要です。1枚づつ手書きで名前を書いてカードストッカーに入れる。1箱100枚入で1,500円ぐらいですから、1枚あたり15円。従業員が100人いれば1ヶ月で1箱全て使ってしまいます。予備のカードを買っておくのも面倒なものです。

お店の棚にドッサリと新品のタイムカードが保管されていたのが懐かしいです。


しかも、締め日ごとにカードの種類が違っていて、20日締め、25日締め、月末締めとフォーマットが違うので使いまわしができません。もちろん、給与の締め日はコロコロ変わるものではないですから、フォーマットが固定されていても困りませんけれども。

タイムカードを使わなければ、締め日にカードを集める必要はないですし、集め忘れることもありません。もちろん、自分のタイムカードが忘れられて給与が支給されなかったなんてこともない。


さらに、カードを本部に送るという作業も要りません。事業所が1ヵ所だけの会社だと、そこが本部ですからカードを送る手間は不要です。

しかし、店舗が複数ある会社、チェーンの飲食店やスーパーなどは本部で給与計算を一括で処理しています。そのため、締め日になったら店舗からタイムカードが送られてくるんですね。ちなみに、チェーン店だと、店舗間の書類をやり取りするために、社内メール便というものがあって、それに入れて送れば送料がかからないようになっています。

 

カードを作らない、送らない。この2点だけでもデジタルで管理する大きなメリットですが、段ボール箱に古いカードを入れて保管しなくてもいいという点も忘れてはいけないところです。

「給与計算が終わったらタイムカードを捨てちゃってもいいの?」と思うところですが、給与計算が終わっても3年間は保存しないといけない決まり(労働基準法109条)があります。そのため、段ボール箱に入れて棚の上とか倉庫に入れておくんですね。

給与の計算が終わればタイムカードは使わないし(1ヶ月で使い切り)、おそらく見ることもない。期限が到来したら捨てるだけ。そういうものを3年も置いておかないといけないんですね。場所代もタダじゃないですから、できることならば保管はしたくないのが本音です。

デジタルデータで勤務時間を記録しておけば、3年分の記録など簡単に保存できます(データ量など僅かです)。段ボール箱を置くスペースは必要無いですし、もし過去の勤怠データを見る必要があるならば、年月日を指定すれば画面に表示できます。ホコリがドッサリと乗った段ボール箱を開けて、中をゴソゴソすることもないんですね。

タイムカードを作らない、送らない、保管しない。いわゆる『三ない運動』みたいですが、タイムカードを使わない勤怠管理から得られるものは大きいでしょう。

 

 

タイムカードのコピーが欲しい。

高校生の頃、パートタイム(学生アルバイトはパートタイマーと同じ)で色々と仕事を経験しましたが、給与明細と一緒にタイムカードのコピーも同封してくれればと思ったものです。

一緒に働いていた同じ学校の同級生も、「タイムカードのコピーもくれたらええのに」と言っていたのを覚えています。

確かに、自分の勤務記録なのですから、それは自分のものです。ならば、給与の支給内容と照合するために、タイムカードのコピーを給与明細と一緒に渡してくれてもいいはずなんです。けれどもコピーはくれない。

ちなみに、タイムカードを使う職場にはいくつも勤めましたが、一度としてタイムカードのコピーを渡してくれたところはありません。とはいえ、渡す義務はありませんから、渡さなくても問題はないんですけどね。

そうはいっても、やはりタイムカードのコピーは欲しいところです。今だったら、自分のスマホを使って、カメラでタイムカードを撮影して保存しておくのもアリですが、何だか会社を疑っているんじゃないかと思われかねない行為なので気が引けます。

しかし、デジタルデータとして勤務時間を記録していれば、本人も閲覧できますし、従業員別にアカウントを発行していれば、自分のスマホで先月分の勤務時間を閲覧するなんてことも簡単です。

 

 

勤怠を集計する作業にかかる時間は限りなくゼロに。

タイムカードを集めたあとは、給与を計算するために集計する作業があります。電卓を使うところがあれば、エクセルなどの表計算ソフトで計算しているところもあるでしょう。

従業員1人あたりにかかる集計時間はどれぐらいか。仮に1人分で10分かかるとすれば、10人いれば1時間40分。50人いれば、約83時間もの時間がかかります。給与の集計作業で83時間ですからね、これは何とかしたいところです。

そこで、日々の勤務時間を記録していけば、給与の締め日には給与の計算が自動で終わっている、そんな方法があるとすればどうでしょう。

従来だと、締め日から計算を始めますけれども、締め日の段階ですでに計算が終わっているんです。こんな方法があれば助かりますよね。

締め日から給与の支給日まではバタバタするものですが、そのバタバタ感を減らせるとなれば、これは興味が湧きます。

給与の計算に時間をかけたからといって給与が増えるわけではありませんから、早く作業を終わらせるにこしたことはないでしょう。

83時間もかかっていた作業が、限りなく0時間で済ませられる。そういう方法はすでに存在します。

 

 

他人のタイムカードをガチャン。これ不正です。

ストッカーにカードが入っているので、自分以外の人のカードに始業時間や終業時間を記録するなんて不正もやろうと思えばできてしまいます。もちろん、実際にやったとしても、後から不正はバレますけれども。

「ついでにオレのも押しといて」と他の人に自分のタイムカードを押させる人もいるのでは。これもやってはダメなことですが、やろうと思えばできてしまう環境になっているのも考えどころです。

さらに、誰でもタイムカードを触れるようになってるなら、あれを破いて捨てちゃうとどうなるんでしょうね。イタズラで他の人のカードを捨てちゃうと、勤務時間が分からなくなります。

勤務シフトを見て、この日は何時間働いたと後から調べられますが、タイムカードそのものがなくなれば正確な時間はもう分かりません。勤務シフトで決めた時間はあくまで予定ですからね、10時から16時とか、18時から22時とか、キリの良い時間しか表示されていませんから、もし実際は16時7分まで働いていたとか、22時9分まで働いていたとしても、そのはみ出した時間は切り捨てられてしまいます。


タイムカードを使わずに、磁気ストライプカードをタイムカード代わりに使っている会社もあります。銀行のキャッシュカードと同じようなもので、装置にカードをスキャンすると始業時間や終業時間を記録できるというものです。

タイムカードとは違って、こちらはデジタルで管理されているため、利便性は向上しています。個人別に磁気ストライプカードを発行すれば、財布やパスケースに入れて持ち運べるため、他人が自分のカードで時間を記録する不正は防ぎやすいでしょう。

ただ、この手のシステムや装置を導入するとなると、それなりの設備投資が必要で、今すぐに導入、というわけにはいきません。社員数が7人とか、18人とか、そういう小規模な事業所で大掛かりなシステムを導入するのはモッタイナイ。

しかし、今では勤怠管理をデジタル化するためにはさほど費用はかかりません。最初から何十万円もの費用を投じなくても、数千円程度から始められますし、「やっぱヤメとくか」と思ったらいつでもやめられます。

お金をかけてシステムを導入してしまうと、後からやめたいと思っても、購入した設備はそのまま残ってしまいますし、投じたお金は返ってきません。

 

 

タイムカードを信じる人は騙される。

勤務時間を記録する方法としてはタイムカードが一般的だが、あのカードに印字された情報が客観的な記録だと思っている人は意外といる。

打刻機のボタン(始業か終業を選ぶ)を押して、細長いカードを入れると、ウィーン、ウィーン、ガガッと音がして、時間が印字される。それを始業時と終業時に行い、勤務時間を記録する。

カードには始業時間と終業時間が日別に記録されているのだが、この時間は正確なのかどうか。タイムカードは勤務時間を記録した客観的な証拠だと思っている(もしくは思い込んでいる)人もいるが、記録された情報が正しいとどうやって分かるのだろうか。

例えば、始業時間が10:28と記録されていたら、仕事を始めた時間は10時28分ということだが、本当にその時間から仕事は始まったのか。また、終業時間が17:09と記録されていたら、その時間に仕事が終わったと考えていいのだろうか。

もし、10時28分よりも前に仕事を始めていたらどうか。10時28分よりも前に朝礼をやっていたら。10時28分よりも前に仕事の下準備を始めていたら。

タイムカードには10:28と書かれているが、その時間に仕事が始まったかどうかはタイムカードだけでは分からない。これは終業のときも同じ。



正しい勤怠記録ならばノートに勤務時間を書いてもOK。

始業時間前の仕事、終業時間後の仕事。これらが発生するとタイムカードに記録されている時間は正しくなくなる。

もっと高度なシステムを使えば正しい時間を記録できるのではと思えるが、ICカードや静脈認証を使っていても防げない場合がある。先に業務を開始して、その後に始業の時間を記録すれば、始業までの時間は記録には出てこない。終業の時も、先に時間を記録させ、その後も業務を続ければ、記録には残らない、いわゆるサービス労働になる。

勤務時間に関する不正を道具で防ぐのは難しい。入退場ゲートを設けたり、監視カメラもセットで使い、記録された時間の正確さを担保しようと思えば可能ではある。

正しく記録しているならば、ノートに勤務時間を記録するだけでもOKだ。学生の頃にとある飲食店で働いていたときは、タイムカードは無いし、ICカードなんてシロモノもなかった。どうやって勤務時間を記録していたかというと、文房具店で売っているノートを使っていた。自分でボールペンを使って、始業と終業の時間を記入する。単純にそれだけ。

「ノートなんかで勤務時間を記録したら、改ざんされ放題ではないの?」と思うだろうが、それは取り扱う人にとって変わる。悪いことをしようと思えば、立派な道具でも悪用しようとするし、キチンとしようと思えば、簡素な道具を使っても正しく時間を記録できる。手段ではなく、記録されている情報が正しいかどうか。ここが最も重要。

性悪説で物事に対応するのは良いことではないが、こと勤務時間の記録については、正しくない可能性を常に疑うべきだ。

 

手洗いで洗濯しますか?

服を洗いたいとき何を使って洗うか。100人いれば、99人が洗濯機だと答えるでしょう。

洗濯機が身近にあるのに、あえて手洗いで服を洗う人がいるでしょうか。洗濯機で洗うと傷んでしまう衣類ならば手で洗うでしょうけれども、大半の衣類やタオル、シーツなどは洗濯機に放り込んで洗ってしまいますよね。

洗濯物を入れて、洗剤を投入、後はボタンをピッと押したら最後まで洗ってくれる。今や洗って脱水するだけでなく、乾燥までしてくれる洗濯機もあります。洗う、絞る、干す。この作業をすべて自動でやってくれます。本当に助かります。

仮に、洗濯を済ませるために40分の時間が必要だとして、40分間ずっとかかりっきりで手洗いするのと、ボタンを押すだけで最後までやってくれる洗濯機を使う、このどちらかを選んでと言われたらあなたはどちらを選ぶでしょうか。

私ならば考えるまでもなく洗濯機を使います。ボタンを押したら後は洗濯機を離れられますから、その時間を使って食事を作るのもいいですし、お風呂を洗うのもいい。掃除をしてもいいでしょう。つまり、40分の自由時間を得られるのですから、これはありがたい。

手洗い洗濯だと、40分間は洗濯しかできませんから、他のことに時間を使えません。これは困ります。


未だにタイムカードで勤怠管理をしているとすれば、それは洗濯機を使わず服を手洗いしているようなものです。より良い道具を使えば、もっとラクに、もっと早く、もっと正確に勤務時間を記録して管理できるのですから、そういう道具を使わない手はありません。

 

タイムカードを使う環境から脱却するには?
仕事をする上では、本来やるべき仕事に時間や人を充てるのが望ましいですから、バックヤード業務に人や時間を多量に使ってしまうのは、避けなければいけないでしょう。タイムカードや給与計算のために時間や労力をなるべく使わずに切り抜けたいならば、然るべき給与計算ソフトを使うのが賢い判断ではないでしょうか。

 

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