労務管理をスピードアップする方法とは?



まだエクセルで勤怠管理しているの?


表計算ソフトというとマイクロソフトのエクセルがまず頭に浮かびます。随分と長く使われているソフトで、OpenOfficeGoogleドキュメントなどの競合サービスが登場しても、エクセルの地盤は盤石ですね。

そんなエクセルですが、表計算ソフトという位置付けながら、色々な用途に使えます。単に数字を集計するだけでなく、グラフを作ったり、データを解析したり、さらには文書(「神エクセル」と言われたりします)まで作れるという代物です。

会社の事務でもエクセルは大活躍で、発注や受注の管理、社内文書、勤怠データの集計、さらに給与計算までできます。


エクセルを給与計算で利用するとなると、まずタイムカードに記録された勤怠データを入力し、保険料や控除関連の計算をして、給与の支給額を出す。こういう流れになります。

すでにパソコンにインストールされているエクセルならば、何か新しいソフトを購入する必要はありません。そのため、「給与をパソコンで計算するならばまずエクセルで」と考えるのも自然なことです。

しかし、給与を計算したり、勤怠データを管理するために作られたものではないため、保険料や税金の計算、これらの設定は自社でやらないといけません。雇用保険料は毎年変更がありますし、健康保険料や厚生年金、介護保険の保険料もちょくちょくと変わります。さらに、最低賃金もここ数年は毎年変わる傾向ですから、この点も対応が必要です。

エクセルで計算するには、保険料を正しく設定していないといけないのですが、これをマメに管理するのは負担です。もし、保険料を新しい数字に変更し忘れると、給与の計算結果も違ったものになってしまいます。

雇用保険や社会保険、税金に関する情報をチェックするのが好きで、間違いなく対応できるならばいいのですけれども、こういう分野を好き好んで調べている人というのも多くないでしょう。野菜を売っている人が雇用保険に精通しているというのは考えにくいですし、ハンバーガーを売っている人が社会保険に詳しいというのも現実的じゃない。さらに、銀行で働いているからといって税金のプロというわけでもありませんからね。所得税の計算が大好きですみたいな変わった人は、まぁいないはずです。

自分が得意なこと、好きなことには時間や労力を投入していく。一方、好きではないし、得意でもない、できることならばやりたくない、そういうことは自分自身でやってはいけない。そういう分業意識というか役割を分担する意識は大事です。

社会保険料を計算するのが得意ですか?
税金の計算は?
さらに、雇用保険料や介護保険料もありますけども、これらも計算できますか?


何でもかんでも自分でやればタダだ、と思っているならばそれは間違いです。例えば、飛行機に乗れば大阪から東京まで1時間で移動できるところを、車を運転して行けば飛行機代を節約できると勘違いする。

飛行機に乗れば運賃が必要ですから、たしかにお金はかかります。しかし、僅か1時間で東京まで行けますし、何よりも自分で運転しないでもいいというのが良いところです。

一方、マイカーなりレンタカーを運転して東京まで行くとなると、距離は約500kmとして、時速100km/hならば時間としては5時間ほどかかります。さらにガソリン代もかかりますし、現地に着くまでハンドルを握り続けないといけません。事故を起こせば、その処理も必要ですし、スピード違反で捕まっちゃう可能性もある。


大阪から東京までクルマを運転して行きたいか、それとも飛行機に乗って行きたいか。あなたならばどちらを選ぶでしょうか。

給与計算も、エクセルを使って自力でやっちゃうのか。それとも、もっと効率的かつ正確で、簡単に使える道具を用いるのか。ここが運命の分かれ目ですね。

 





給与明細を渡してくれない


本来ならば、給与を支給する日に明細を渡すところですが、職場によっては何日も遅れて渡してくる。そんな会社もあるんです。

明細そのものは給与の支給日よりも数日前に出来上がっているのでしょうが、渡すのは支給日よりも後です。支給日と明細を渡す日が同じであれば何も言うことはありません。しかし、状況次第では何日か後になって給与明細を渡したり受け取ったりします。

明細は出来上がっているものの、手渡しなので、渡す人と受け取る人がいないと渡せません。明細を渡す人が出勤していても、受け取る人が出勤していなければ受け取れません。また、明細を受け取りたくても、渡す人が休みだと、これまた受け取れません。

ちゃんと渡してくれる人もいれば、遅れて渡してくる人もいます。


中には持って帰らない人までいるんですよ。アレ。お金が銀行の口座に入っていればそれでいい。そういうタイプなんでしょうね。まぁ、確かにそれでもいいんですが。

20年ぐらい前、1990年代だと、給与を手渡しする会社なりお店も多かった。手渡しとなると、明細を受け取らざるを得ません。なぜならば、明細と給与がセットになっているのだから。しかし、銀行振込になったら、給与が支払われていればそれでいいという人も出てきます。明細を見たからといって給与が増えるわけではありませんから、要らないという人の気持ちも分かります。

明細を作るにも時間や手間がかかりますから、作らないで済むならばそれに越したことはありません。会社によっては本部から他の店舗に送るという手間もかかりますよね。本部で給与を計算し、明細を作成したら、各店舗にそれを送ってもらう。これも時間と手間がかかります。

給与明細をデジタル化する仕組みはすでに存在しており、パソコンやスマートフォンで給与明細を見れるようにすれば、今までのように毎月、給与明細を渡す必要はなくなります。人事労務freeeで給与明細を作成すれば、もう紙で給与明細を作らないで済みますから、明細を作る手間や費用、渡すタイミングが合わないという問題を解決できます。

給与の明細は従業員ごとに作れる個人別のアカウントで閲覧できるようになっており、明細を見たい人は見ればいいし、見ない人は見ないでもいい。

ここで、「でもパソコンやスマートフォンを持っていない人はどうするの?」と心配になるところですが、そういう人には会社側で印刷して渡してあげればいいでしょう。


明細がデジタル化すると、過去の給与明細を見たいと思ったとき(滅多なことではありませんが)に見やすくなります。紙の明細だと古いものをクリップで挟んで保管しますけれども、滅多に過去のものは見ないもの。できれば保管はしたくないですから、給与明細が電子データになっているのはありがたいですね。

また、過去の給与明細は再発行してもらえないものですから、この点でも遡って閲覧できるのは良いです。

さらに、年に1回渡す書類である源泉徴収票もササッと作れてしまうのがクラウドサービスの良いところです。専用の用紙を買ってきて、まだ手書きで源泉徴収票を作っている会社もあるでしょうが、もうそろそろヤメませんか?






タイムカードは使いやすいが集計がシンドイ


勤務時間を記録するものとしては最も身近な道具であるタイムカード。使った経験がない方の方が少ないのではないかと思えるほどメジャーなものです。

時間を表示する時計のような装置に紙のカードを上から差し込んで、仕事を始める時間、仕事を終えた時間を記録する。簡単な仕掛けで使い方が分かりやすいものですから、長い間、使われ続けています。

始業のボタンを押してからカードを入れると始業時間が印字され、終業ボタンを押してからカードを入れると、終業の時間がカードの指定の位置に印字されるようになっています。そのため、終業ボタンが押されている状態で始業時間を記録しようとカードを入れると、カードの右側(右側が終業時間。左側に始業時間が印字される)に始業時間が印字されてしまうという厄介なことも起こります。また、終業時間をカードの左側に印字してしまうという先程とは逆のミスもありますね。

間違った場所に時間が印字されると、ボールペンで二重線を書いて打ち消して、さらに職場の上司に印鑑を押してもらってと、後々が面倒なんです。


1ヶ月ごとに新しいカードに入れ替えますから、毎月、新しいカードを用意しないといけない。給与の締め日まで時間を記録して、翌日からは新しいカードに時間を記録していく。そのため、新しいカードが毎月必要になります。カードを回収すると同時に、新しいカードをカードストッカーに入れておかないといけないんです。

社員数が30人ならば、毎月30枚。仮に100枚入りのカードを1,500円で購入したとすると、1枚あたり15円。30人なので月450円。1年間で5,400円。10年で54,000円。

カードを購入する費用自体は大した額ではありませんが、毎月新しいカードに従業員の名前を書いて作る手間、古いタイムカードを回収して本部に送る手間、給与を計算するためにカードを見ながらデータを打ち込む作業、さらに古いタイムカードを3年間保存しないといけない。

3年分のカードとなると、1ヶ月で30枚ですから、合計で1,080枚もあります。これを段ボール箱に入れて棚や倉庫に置いておく。おそらく箱から出して見る機会は無いのでしょうが、記録を保存しておくように法律で求められているのですから、これは避けられません。30枚だったら、枚数は少ないので、1ヶ月分ずつ封筒に入れて保管するのもいいですね。封筒の表に「2017年9月」というように書いておけば、3年経過時に破棄しやすいでしょう。

金銭的負担よりも、タイムカードを扱うことで生じる精神的、肉体的な負担の方が厄介です。


学生だった頃の話ですが、とあるチェーン店の飲食店で働いていました。それなりに有名な会社で、イタリアンのお店だとか、宅配ピザだとか、まぁ色々とやっています。

その会社で働いていたとき、勤務時間はタイムカードで記録されており、締め日の翌日にはタイムカードを集めて本部に送り、そこで給与を計算して、後日、銀行に振り込む。そういう流れでした。

店舗の店長がタイムカードを集めて、本部に送る必要があるのですけれども、とある月に私のタイムカードを送るのを忘れていたんです。他の人のカードはチャンと送っていたのに、私のはタイムカードを入れるストッカーに入ったまま。

その結果、その月の給与は支払われず。そりゃあ、そうです。タイムカードが送られてこなければ給与を計算できないのですから。

本部の人の気づかないものなんですね。在籍しているかどうかをチェックしていれば、タイムカードが送られてきていないとおかしいと判断して、お店に電話で連絡しそうなものですが、そういうアクションもなかったのですから。

その後、支給されなかった給与は、翌月分にまとめて支払われました。結果として、給与は遅配されてしまったんですね。ちなみに、遅延損害金なんて気の利いたものなんてありません。在籍している社員のタイムカードが送られてこないのをチェックしていないぐらいの会社でしたから。


タイムカードを扱う負担、さらに私のようにカードを送るのを忘れられて給与が支給されない、そういう負担やトラブルを回避するには、もうタイムカードを使わないという判断も必要かもしれませんね。

労働時間を記録するならば、パッと思いつくのはタイムカードですけれども、タイムカードを使い始めるのは簡単ですが、後から負担が増えてくるのが困りものです。最初は楽だが、後が辛い。それがタイムカード。

タイムカードを使わずに勤務時間を管理すれば、毎月新しいカードを用意することはないですし、勤務時間の集計も必要なくなります。さらに、給与の締め日になったらタイムカードを本部に送るという作業もありませんから、学生の頃の私のように給与が支給されなかったなんてことも起こりませんね。

タイムカードとエクセルでの勤怠管理の メリット・デメリット

 





タイムカードのコピーが欲しい

給料を渡すとき、タイムカードのコピーも何で一緒にくれへんのかな?

これは、私が高校生の頃に、同級生から聞いた一言です。言われてみれば、「あぁ、そうやな」と納得できる一言。

給与と一緒に渡される明細には、支給額、勤務時間数の合計、割増賃金、各種保険料や税金などについては書かれています。しかし、1日ごとの始業時間、終業時間は給与明細には書かれていません。明細に表示されるのは、1ヶ月単位での集計数字ですから、1日あたりの勤怠データは載っていないのです。

そのため、後からタイムカードの内容を見たいと思っても、すでに会社でカードは回収されていてもう見れない。

別に会社を疑っていたわけではないですし、チャンと給与を計算してくれていると信じていましたけれども、やはり自分の勤怠データを後から見れる方が安心感があります。


スマートフォンの世帯保有率は2016年時点で71.8%。2010年には9.7%だったのが2015年には72%になって、2016年には頭打ちしている感じです。


総務省|平成29年版 情報通信白書|情報通信機器の普及状況

周りを見れば、小さな窓を見ながら歩いている人がいっぱい。電車の中でも景色を見ずに下を向いて指を忙しく動かしている。自転車や自動車を運転しながら携帯電話を操作する人(これは道路交通法に違反)までいます。中にはバイクを片手で運転しながらケータイの画面を見ているような人までいて、もはや曲芸の域に達していますけれどもやっちゃダメ。


携帯電話にはカメラが搭載されていますから、それを使って自分のタイムカードを撮影しておくのも1つの方法です。撮影するのは表と裏で合計2枚ですので、時間はかかりません。

会社としては、社員ごとにタイムカードをコピーして渡すとなると、時間も労力もかかるものですから、ケータイでタイムカードを撮影してくれた方が助かります。

私が高校生の頃は、まだポケベル(もう知らない人もいるかもしれない)が普及し、PHSが市場に出回り始めたぐらいの頃でしたので、ポケットからスマホを取り出してカメラでパシャッとタイムカードを撮影するわけにもいかなかったんです。


スマートフォンでタイムカードを撮影するのも1つの方法ですし、さらに勤怠データをクラウドサービスで管理していると、カメラを使わなくても自分の勤務時間を調べられます。

カメラだと、撮影するのを忘れてしまうと記録を保存できません。しかし、勤怠データをデジタルデータで保存できる人事労務freeeならば、過去の勤怠データも後から見れますので、自分でパシャパシャとタイムカードを撮影しておく必要もありません。

タイム勤怠管理とは?勤怠管理の方法から企業における重要性まで解説カードとエクセルでの勤怠管理の メリット・デメリット






えっ!? 洗濯機を使わずに洗濯するの?


あなたは服を洗うとき、どうやって洗いますか?

大きな木桶に水を張って、洗濯板に服をゴリゴリと擦り付けて洗っている。そんな人はまだいるでしょうか。テレビの時代劇や大河ドラマを見ていると、そういう洗濯風景も画面に映りますけれども、実際にそういう洗濯をしている人はゼロではないでしょうが稀です。

古い洗濯機は洗うための槽と脱水するための槽が分離していました。二槽式洗濯機と呼ばれているもので、洗い終わった後に、脱水槽に服を引きずり込むように入れないといけないんです。洗って絡まり合い重たくなった服を手でグイグイと引っ張って右側の脱水機に入れる(左側は洗濯槽)。懐かしい洗濯機ですけれども、まだ現役で使われているものもあります。二槽式洗濯機は値段が安いので、リーズナブルに洗濯機を使いたい人には好まれているようです。

新しいものだと、二層式ではなく、一層ですべてを済ませるタイプのものもありますね。洗濯から脱水まで、ボタンを1回押すだけで最後まで終わらせてくれる。もうグイグイと引っ張って脱水槽に服を入れなくてもいいんですね。

さらに性能が高いものになると、脱水までではなく乾燥までやってくれるんです。そういう高性能な洗濯機もあります。グイグイどころか、服をパンパンと叩いて干すこともないんですね。もっと最先端なところまで行くと、服を畳む作業を機械がやってくれる、そんなトンデモナイものまであります。


服を洗うならば洗濯機を使うのが当たり前になったのですから、もう手洗いに戻るなんて考えられない。木桶と洗濯板でゴリゴリなんて、もうやってられないでしょう。

労務管理でも、すでに洗濯機に相当するような道具が用意されているにも関わらず、手洗いするかのごとくアナログな方法で仕事をしている職場もあります。

タイムカードで勤務時間を管理している。給与の計算は電卓でやっている。エクセルで勤怠データを管理している。紙で給与明細を渡している。これらはまさに手洗い洗濯と同じです。

洗濯機という文明の利器があるにも関わらず、それには目もくれず手洗いでエッサホッサ。

より良い選択肢。より便利な道具。より簡単な方法。そういうものがあったら積極的に取り入れていくのが賢明な判断です。

「いや、手で洗ってこそ服はキレイになる」そういう考え方も、もちろんあります。洗濯機でガーガーと洗うだけだと取れない汚れもありますからね。だからといって、何でもかんでも手洗いと言うのはシンドイものです。


よりラクに勤怠管理ができるシステムを作ってくれた。正確に給与計算ができるシステムを作ってくれた。専門知識が無くても労務管理ができるようにしてくれた。新しい道具を使うということは、それを作った人に敬意を払うことでもあります。

 


 

年に1回のイベント、年末調整の面倒からも開放


扶養控除等申告書などの申告書を渡して書いてもらう。書いてもらったら回収し、年末調整の作業を進め、源泉徴収票を渡す。

書類を渡して、書いてもらってから回収。簡単なようですけれども、こういう手続きが遅い人が職場にいます。パッと書いて、サッと出せばそれで終わるものですが、ズルズルと後回しにして、「もう出したか? 出していない人はいるか?」と確認されて、慌てて提出してくる。

こういうやり取りが毎年1回、恒例行事のように繰り返される。

早い人は書類をすぐに出してくるものの、遅い人は確認されるまで出さない。


ここでも然るべきサービスを利用していれば、紙を渡すこと無く従業員に直接入力してもらえると、誰が提出済みで誰がまだ未提出なのかが一目瞭然です。従業員別にアカウントを作り、そこから必要な内容を本人に入力してもらえます。書類を書いてもらうとなると確認の声掛けが必要ですが、画面を見れば書類の提出状況が分かるのはラクです。

 

  • 源泉徴収票
  • 給与支払報告書(総括表・個人別明細書)と各市区町村窓口の宛先ラベル
  • 法定調書合計票
  • 所得税徴収高計算書

年末調整が終わった後に出すこれらの書類も自動で作ってくれるのですから、厄介な仕事が減って有り難いですね。


年末調整の基礎知識



社会保険料の計算を間違った


インストールするタイプの給与ソフトは多くの事業所で使われていますし、販売されているソフトの種類も多い。

給与を計算するとなると、「何かのソフトを買わなくちゃ」と思うようで、まずはネットで「給与計算ソフト」と検索するんですね。電卓でゴリゴリと計算して何とかしてやろうと思わないところは賢いです。

給与計算ソフトはタイムカードと似たところがあります。勤務時間を記録するとなるとタイムカード。給与を計算するとなると給与計算ソフト。そういうイメージというか価値観が出来上がっている。

ハンバーガーと言えばマクドナルド。山と言えば富士山。湖と言えば琵琶湖。これらと同じですね。


ただし、給与計算ソフトは会社での自己管理が要求されます。つまり、買った後のメンテナンスは購入者側でやらないといけないのです。例えば、税金や社会保険料の計算では、税率や社会保険料率が決まっていますが、これらはちょくちょくと変更されます。

健康保険料、介護保険料、これらはもう毎年変更があります。厚生年金の保険料も平成29年度で暫くは固定されるのですが、過去10年ほどの間、毎年、保険料率が変わってきました。


インストールする給与計算ソフトは年度ごとにパッケージが変更され、1年毎に買い替えを要求するものもあります。パソコン1台でソフトが1つとすると、3台のパソコンがあればソフトを3つ買わないといけないわけです。同じソフトを3つも。

ライセンス管理のために仕方のないことですけれども、やはり同じソフトをいくつも買うのは何だかモッタイナイ。

インストール作業を勧めていると、「〜しますか?」、「〜してください」という指示が画面に表示。わけも分からず「はい」を選んでいく。そういう不透明さで気持ちがモヤモヤ。

CDを入れて、ウィーンと読み込み、おもむろにメッセージ画面が立ち上がって、ナンダカンダと質問され、そのたびに「はい」か「いいえ」を選ばされる。そして、訳も分からず「はい」を選び続ける。

ソフトのインストールってこんなものです。とにかく「はい」を選んでおけばいいという暗黙の了解がある。

適当にポンポンと選んでいくだけでインストールが終わってしまうのですから、それでいいと言えばそれでいいのかもしれません。しかし、訳がわからないままインストールされたソフトを使っていく気持ち悪さが残ります。

 

賞与を支給した後になって、社会保険料の料率が間違っていたと気付く。徴収不足ですから後から精算しないといけなくなります。

会社側で社会保険料を管理(保険料率が変わったら、手作業で変更しないといけない)しないといけないため、変更を忘れていると、計算結果も違ってきます。こういうトラブルが発生するんですね。人事労務freeeならば、自動で新しい社会保険料に変更してくれますから、変更し忘れることはないですし、保険料率を間違うこともないですね。

人は自分にとって興味が薄い分野にはアンテナを張らないもの。例えば、乳牛を育てる仕事をしている人が給与計算や社会保険に興味津々であるとは考えにくいもの。できることならばやりたくない。そういう部分では確かな道具を使って対応するのが賢明です。

アップデート不要ですし、法改正にも対応し、社会保険料や税金の数字も自動で変更してくれる。社会保険や税金のことなど、その道で仕事をしている人以外はマメに調べたりはしないものです。だから、自動で正しい社会保険料や税率に合わせてくれると有り難いのです。

いつも通りに給与を計算していれば、自動的に新しい社会保険料率が適用され、キチンと計算できるというわけです。もちろん、あの複雑な所得税の計算だって自動でやってくれるんです。

 

 

 

人間がコンピューターに負ける


技術革新、つまり新しい道具が登場して、人間のやるべき仕事が減ると、それに抵抗する人が出てきます。

例えば、給与を計算するための新しいシステムを導入して、今までは給与計算に3人の人間が必要だったのが1人で十分に足りるようになった。この場合に、手持ち無沙汰になった残りの2人は何をするべきか。

仕事がなくなるということは、つまりは収入がなくなるということ。いや、そこまで大袈裟ではないか。給与の計算以外にも仕事はあるわけだから、他の仕事をやればいいでしょう。

ただ、今後も、給与計算のような仕事だけでなく、ごく単純な業務、ワンパターンな繰り返し業務、そういう仕事は人間の手から離れていくでしょう。


書類を書いたり作ったり、給与を計算したり、これらも社労士の仕事なのですけれども、「なぜ社労士が給与を計算するんだ?」と、ずーっと疑問でした。というか、今でも疑問ですけどね。

「事務のオネーサンでもできることをなぜ社労士がやるの?」こういう当たり前の感覚がずっと私の中にあって、単純作業をするのが専門家の仕事ではないだろう、と。


単純業務の付加価値は10年前、20年前に比べて低くなりました。というよりもダンピングが起こっていると言うべきでしょうか。書類を作るだけ。申請するだけ。計算するだけ。そういう単純な仕事ほど価格競争になり、より安く、より早くを求められます。

誰でもできる仕事は価格競争に巻き込まれて、コストに見合わなくなり、対価が安くなりすぎていずれ人間にはできない仕事になります。

今やコンピューターが単純業務を代替してくれるようになりました。人間がやっていたのではペイしない仕事をコンピューターが奪ってくれるならば、そりゃあ、もうドンドンと奪って欲しいところです。特に単純な事務系の仕事は。


すでにある道具を使わずに、強引に人間が介入して仕事を処理してしまうと、新しい道具を作った人に対して、ある種の失礼なのではないか。そう感じます。

他の人が作ってくれた「セーブポイント」からスタートする。これは大事な点です。

山登りで例えるならば、0合目から登り始めずに、3合目までは電車で行きそこから頂上まで登っていく。また、なるべく登らないという選択をするならば、7合目までロープウェーで一気に移動し、そこから少しだけ登って景色を見る。一口に山登りと言っても、必ずしもストイックに最初から最後まで登るだけではないのです。

労務管理でも、すでに5合目までは一気に登れるように道具なり道なり手段が用意されているならば、まずはそこまで行ってしまう。0合目がスタートラインではなく、5合目がスタートラインになるというイメージですね。5合目からスタートすれば、スピードは約2倍にアップします。労務管理もこのようにスピードアップできるんです。

スタートする前にヘロヘロに疲れていてはどうしようもないですから、まずはあるべきスタート地点、つまりはセーブポイントまでは一気に行く。そして、そこからスタートしていく。わざわざ手作業で給与を計算することはないですし、タイムカードを使い続けなければいけないわけでもないのです。

 






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