出勤日や休日、年次有給休暇の希望を出しても、思った通りの勤務シフトにならずに人が集まらない。そういうとき、どうすればいいでしょうか。
従業員としては希望通りに勤務したいですし、上司としてはうまく仕事が回るように出勤日や休みの日を決めたい。両者の思惑が一致するとは限らないのが悩みどころ。
勤務シフトを上司が作るのではなく従業員同士で作る
年次有給休暇を取得するスケジュールを決めるとき、上司が一方的に勤務シフトを決めるのではなく、従業員同士で勤務シフトを作成して、お互いに譲り合い、協力して年次有給休暇を取得できるようにする方が年次有給休暇を取りやすくなり、働きがいも向上するのではないか。
従業員同士が協力して勤務シフトを作成し、お互いに譲り合いながら年次有給休暇を取得する制度は、年次有給休暇を取りやすくし、働きがい（エンゲージメント）を向上させる有効な手段になる可能性があります。
働く人の自主性の向上
従業員が自らシフトを調整できるようにすることで、自己管理や自主性が高まります。これにより、上司の一方的な決定よりも、従業員自身が関与しているという感覚が生まれ、働きがいが向上します。自分のスケジュールに対するコントロール感は、仕事に対する満足度を高める要素です。人から押し付けられた勤務シフトではなく、自分の意志で決めた勤務シフトですからね。
従業員同士のコミュニケーションと協力の促進
シフト作成や休暇取得の際に、従業員同士で譲り合いながら話し合うことで、チーム内のコミュニケーションが活発になり、協力的な職場文化が醸成されます。これにより、職場内での信頼関係が強まり、働きやすい環境が整います。勤務シフトを作るときだけでなく、日常業務でもお互いに協力しやすい雰囲気が出来上がります。
例えば、学生がテスト期間中に年次有給休暇を取得し、学生以外の従業員はテスト期間以外の時期に休暇を集中して取るようにすることで、従業員同士の協力を促し、働きやすい職場環境を整えることができます。
学生がテスト期間に集中して休むことで、他の従業員はその期間を避けて休暇を取ることができ、業務の空白を埋めやすくなります。高校生や大学生のテスト期間は毎年同じですから、年間スケジュールで把握できます。お互いに配慮し合う文化が生まれることで、従業員同士の協力関係が強化されます。学生がテスト期間中に休む際、他の従業員がその間をサポートする体制が整うことで、自然と協力の精神が育まれます。同時に、学生以外の従業員が休む際には学生がフォローするという互恵的な関係が形成され、職場のチームワークが強まります。
年次有給休暇の取得率向上
従業員同士が協力してスケジュールを調整することで、年次有給休暇を取得しやすくなります。上司による一方的なシフト決定だと、休暇を取りにくい環境が生まれることもありますが、従業員同士で調整すれば、お互いに配慮し合いながら休みを取ることができます。結果として、休暇の取得率が向上し、過労やストレスの軽減にもつながります。「私が4日に年次有給休暇を取るから、あなたは9日に取っても大丈夫よ」とお互い様の雰囲気ができて、気分も良いですね。
柔軟にスケジュールを決めることができる
上司が決めた固定的なシフトよりも、従業員同士で調整する柔軟なスケジュールは、個々のニーズに合わせやすくなります。プライベートの予定や家庭の事情に合わせたスケジュール調整が可能になり、仕事と私生活のバランスが取りやすくなります。子どもの学校行事に合わせる、学生ならば定期テストの予定に合わせることもできますね。
テスト休みに学生は年次有給休暇を取る
例えば、テスト休みに年次有給休暇を取れると、学生には魅力的な職場になります。学業を優先させることができる環境は、学生にとって大きな魅力です。テスト期間に年次有給休暇を使えることで、試験準備に集中でき、学業と仕事の両立が容易になります。これにより、学生は安心して働き続けることができ、離職率の低下にもつながります。
学業を優先させることができる環境は、学生にとって大きな魅力です。テスト期間に年次有給休暇を使えることで、収入を減らさずに、試験準備に集中でき、学業と仕事の両立が容易になります。これにより、学生は安心して働き続けることができ、離職率の低下にもつながります。
テスト休みを年次有給休暇として取得できると、学生は「自分のライフスタイルに合った職場」と感じ、エンゲージメント（働きがい）が向上します。学業と仕事のバランスをうまく取れることは、長期的なモチベーションを保つためにも大事ですよね。
求人情報で「テスト休みを取るときに年次有給休暇を使えます」とアピールすると、学生には魅力的な職場になります。「テスト勉強の期間に有給休暇を活用して、安心して学業に集中できる環境です」と伝えれば、ここで働こうかと思えるでしょう。学校行事に影響しにくいのは学生にとってポイントが高いです。
責任感と一体感の向上
シフト作成に関与することで、従業員はお互いの業務や役割を理解し、責任感が強まります。お互いに協力しながら休みを取り合うことで、職場全体に「みんなで支え合っている」という一体感が生まれ、チーム全体のエンゲージメントが向上します。お互い様という気持ちは大事ですよね。
働きがいの向上
年次有給休暇が取りやすくなり、休暇を計画的に取得できる環境が整うことで、従業員は自分の働き方に柔軟性を持てるようになります。これにより、仕事のモチベーションや働きがいが向上し、従業員がより満足して働ける職場が実現できます。
お互いのスケジュールを一覧できる用紙に希望の勤務シフトを記入
例えば、大きなA3用紙に従業員がお互いに希望する勤務シフトを記入すると、相互にスケジュールが分かり、年次有給休暇を取得する日を決めやすくなるでしょう。視覚的にスケジュールを共有しやすくなり、相互の予定を把握しながら年次有給休暇を取得しやすくするための協力体制が整います。
透明性の向上
A3用紙に勤務シフトや休暇希望を記入することで、誰がどの期間に働きたいのか、休みを取りたいのかが一目で分かります。この透明性により、従業員同士が調整しやすくなり、休暇取得のプロセスがスムーズに進むでしょう。希望の出勤日や休みの日を勤務シフトを作成する人に提出する方法だと、他の人のスケジュールが分かりませんので調整しにくいですが、一覧で他の人のスケジュールが見えると、どの日に出勤して、どの日を休みにするか決めやすいです。
視覚的な把握で調整が容易に
大きな紙に記入されたスケジュールは視覚的に確認しやすく、空いている期間や重複している希望などがすぐに分かります。従業員同士がその場で確認し合いながら、効率的に調整を行うことができます。
コミュニケーションの促進
この方法を使うことで、従業員同士が直接話し合い、協力してスケジュールを調整する機会が生まれます。シフトの希望を出し合う過程で、自然とコミュニケーションが活発化し、職場の雰囲気が向上することが期待されます。
他の人のスケジュールが見えるので柔軟な対応が可能
希望が重なっている場合や、特定の期間に休みを取りたい人が複数いる場合でも、その場で他の人と調整し合うことで、全員が納得できるスケジュールを組むことができます。また、特定の人が多忙な時期に働く意欲があることが見える化され、他の従業員とのバランスも取りやすくなります。
自発的な協力と譲り合いの精神
従業員自身がシフトの調整に関与することで、責任感や協力の意識が高まり、譲り合いながら互いに配慮したスケジュール作成が行われるようになります。これにより、従業員同士の信頼感が深まり、職場全体の働きがいも向上するでしょう。
年次有給休暇の取得促進
シフトの透明性が高まり、全員が希望を反映しやすくなることで、従業員は「自分の休暇を取りたいときに取れる」環境が整います。これにより、年次有給休暇の取得率が向上し、従業員のストレス軽減や満足度向上が期待できます。
年次有給休暇は働く人の関心が高いところですから、働きがいのある職場になるよう工夫すると、人が集まりますし、働き続けてもらえるでしょう。
