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履歴書を労働者名簿として使える?

労務帳簿

 

 

人を雇って商売をしているなら、労働者名簿というものを作っておく必要があります(労働基準法107条、以下107条)。社内で従業員一覧表とか、従業員名簿のようなものを作っているかと思いますが、労務管理で必要になるのが労働者名簿なんです。

他にも賃金台帳と出勤簿を作って備え付けておく必要があります。給与計算のサービスを利用すれば自動で帳簿を生成してくれますから、手作業で作ることも減っているかもしれませんね。労働者名簿と他の2つを含めて「法定三帳簿」と言われています。他にも、労働保険や社会保険の番号や記号を管理するため、被保険者台帳を独自に作っているところもあるのでは。帳簿の類は会社にたくさんありますよね。たくさんあって管理が手間ですけれども。

労務管理では3つの帳簿を作っておく必要がありますので、紙で作るよりも自動で生成してくれるサービスだと助かりますね。

107条では労働者名簿を調製するように求めており、どんな労働者がいるかキチンと把握できるようにする目的があります。労働基準監督署の調査が来たときにも出す必要があるものです。そのため、普段から備え付けておく必要があります。

しかし、条文を読んでも、どうやって労働者名簿を作ればいいのか、どういう書き方をすればいいかが書かれていませんので、悩んでしまうところ。「労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入し」という点までは分かるものの、労働者名簿と聞くと、なんだか難しそうで手間がかかりそうな印象ですが、記載する項目は決まっています。

労働者名簿の様式は厚生労働省のウェブサイトに用意されています。

労働者名簿に記載する項目は、氏名、性別、生年月日、従事する業務の種類、住所、雇い入れ年月日、退職もしくは死亡した日の年月日、後はその他事項を記入する履歴の欄や備考欄を設けることもできます。

労働基準法施行規則 53条に労働者名簿の記載について決まりがあります。

従事する業務の種類は、職場の労働者が30人未満の場合はこの項目について書く必要はありません。そのため従業員の数が少ないところだと空欄にしておくこともあります。

 

労働者名簿と履歴書は似ている

氏名、性別、生年月日、住所、この4つは履歴書に書かれていますね。すべての項目が労働者名簿と重複しているわけではありませんけれども、履歴書と重複する内容がありますので、「履歴書を労働者名簿にすればいいんじゃないか」と思うところ。兼用できれば新たに労働者名簿を作る必要がありませんので。

ウェブで応募する会社ならば、エントリーデータのようなものがありますし、それを労働者名簿として再利用するのも手です。

履歴書であれデジタルデータであれ、採用後に労働者名簿として利用するとの旨を従業員に伝えておく必要がありますが、履歴書はすでに個人別になっているため、労働者名簿にするには都合が良いんですね。

履歴書の空白欄に、従事する業務の種類や雇い入れ年月日、さらに退職したときの年月日を書き込めば、労働者名簿として必要な項目が記載されていることになりますから、履歴書が労働者名簿を兼ねるとこともできるわけです。

2022年時点では、性別を記述しないようにしている申込書などもありますが、労働者名簿には性別の欄がありますから、は2022年の段階ではまだ書く必要があります。

 

労働者名簿をどうやって作るのか

労働者名簿のテンプレートというか様式は厚生労働省のウェブサイトに用意されています。上記でも載せているものと同じです。

履歴書と兼用せずに単独で労働者名簿を調製するならば、この様式を印刷して利用しても構いませんし、必要な項目が記載されていれば他の方法を用いても構いません。

wordで作る職場もあるかもしれませんし、A4サイズの用紙に手書きで情報を記載しているところもあるのでは。上の様式に手書きで、というのもありますね。個人別に分けておく必要がありますから、excelで一覧に、というわけにはいかないのでしょうけれども、職場の従業員名簿が表計算用のファイルならば、そこに労働者名簿と紐付けられている記号や番号を入れておくのも1つの方法でしょうね。従業員名簿から労働者名簿を検索できるようにしておくんですね。

会社ごとに労働者名簿の作り方には違いがありますので、1つの方法に固定されているわけではないんですね。


履歴書をファイルに綴じて労働者名簿にできる?

募集に応募したときに持って行った履歴書をファイルに綴じて保管している会社が過去にありました。筆者が学生だった頃のことです。パートタイムで働いていた飲食店で、従業員数は全員で8人か9人だったと記憶しています。

管理者の方が手にしたファイルに履歴書が綴じられているのを見かけて、あれが労働者名簿だったのかはわかりませんが、あのような形で労働者名簿を備えるのもアリだなと思えるものです。当時は学生でしたから労働者名簿とは何なのかは知りませんでしたけれども。

履歴書にびっしりと文字を書いている人はそう言いませんし、応募者が持ってきた履歴書に空欄がそれなりにありますから、採用した後、その履歴書の空欄に労働者名簿で必要な項目を追加で記入しておけば、労働者名簿として使えます。

 

労働者名簿をエクセル(excel)やGoogleドキュメント で作ってもいい?

必要な項目が記載されていれば、上記の様式第十九号でなくても構わないので、作れますよね。

表計算ファイルの一覧形式だと対象者以外も網羅的に表示してしまいますが、不要な情報をマスクして対象者のみ見えるようにして提示することも可能ではあります。

履歴書は紙の書類なので、内容を更新するときは二重線で消して上書きするという手順になるでしょうね。アナログですが労働者数が少ないならこれでも十分です。更新する機会はあまりないかもしれませんが。

Googleドキュメントで個人別に労働者名簿を作って、労働者名簿フォルダーにまとめておく。こういうやり方で労働者名簿を備えておくこともできます。履歴書をそのままファイルに綴る方法とは違いますが、デジタルデータで保管する選択も可能です。

従業員数が少ない職場なら履歴書をファイルして、他方、従業員数が多いならばデジタルデータで作成して管理していく。職場に合わせた方法を用いるのが良いですね。

 

労働者名簿と履歴書の違い

履歴書は採用時に使う書面ですから、労働者名簿として使われることを想定していないでしょうね。この手のものはちゃんと用途に合わせて使うものですけれども、新たに労働者名簿を作るのではなく、採用時は履歴書、採用後は労働者名簿として再利用される方が馴染みやすいのでは。

お互いに重複する項目がありますし、紙として形がありますから、そのまま兼用すればと思うのも分かります。

採用後も履歴書を利用するとの旨が従業員に伝わっていれば、このような再利用も考えていいでしょうね。

履歴書は雇い入れに関する書類で、これも保存義務があります(労働基準法109条)ので、履歴書を保存する必要があるならば、労働者名簿と兼用して、両者を1つに合体させて保存するという方法も考えられます。

 

労働者名簿は保存しておく

労務管理で取り扱う記録は、保存する期間が法律で定められていて、労働者名簿は3年間の保管が必要なんですね。いずれ5年に変わるのですが、当面は3年で、というのが2022年時点での取り扱い。

対象の労働者が退職してから3年ですから、思いの外長い期間です。労働者名簿だけでなく、賃金台帳や出勤簿(タイムカードやノートを使っている場合はそれを含む)も保管対象ですから、人数が増えると段ボール箱に入れて保管する必要があります。

書類のままだと段ボール箱が増えていくし、置いておくスペースも必要。

退職すれば、労働者名簿は更新されませんし、タイムカードなり出勤簿が増えていくこともないですから、書類を写真で撮っておいて、その写真データで法定の保存期間まで保管するのも手です。

他にも、書類をスキャンしてPDFで保存しておくこともできますね。デジタルデータだと段ボール箱は要りません。

 

労働者名簿をデジタルデータにして保存してもいい?

紙で調製した労働者名簿を携帯電話で撮影したり、職場の複合機でスキャンして、画像データとして保存することもできますね。デジタルデータに変換して、書類を処分すれば保管する場所を減らせます。

ハードディスクドライブやUSBメモリーなど物理メディアに保存する選択肢もあります。ただし、この方法はメディアを紛失する可能性がありますので、その点は注意が必要ですね。

写真やスキャンデータならば、さほど大きいデータにはならないでしょうし、クラウドストレージに入れておくのも良いのでは。

DropboxやGoogle Driveに入れておいたり、頻繁に取り出さない業務データならAmazon S3 Glacier(Amazon Web Serviceのクラウドサーバー)にアーカイブしておくのも良いですね。法律で保存期間が設定されているデータならAmazonのサーバーに入れて、指定の期間まで固めておく。 

滅多に取り出さないデータを保存しておくには適したクラウドサーバーで、取り出すときにも料金がかかるため、保存する料金が安いのが特徴。退職した人の労務データを取り出した経験がある方は多くないのでは。取り出すことなく、法律で決まった保存期間を経過するまで持っておく必要がありますが、すぐに取り出せる状態にしておく必要はありませんよね。

料金が100GBで0.1USDとすると、労務管理のデータを保管するとしても、100GBも保管するかどうか不明ですが、仮に100GBだとしても、保存しておく費用は少ないですね。反面、取り出すときに割高な料金が発生しますが、まず取り出さないデータですし、気にすることもないでしょう。

Amazonのクラウドサーバーはある程度の理解が必要で、普段からこの手のサービスに触れている方ならば使えるでしょうが、そうではない方は難しいかもしれません。慣れればそうでもないのですが、Amazon Web Serviceは専門的なサービスという印象を持っている方にはハードルが高いかもしれませんね。

在直中の方の労働者名簿はサッと取り出せるように、履歴書をファイルに綴る形式でも良いでしょう。在職の有無に関わらずデジタルデータにしておくのもありです。退職者であれ在職者であれ、全部デジタルデータで労働者名簿を備えておくと形式が統一できますし、管理もしやすいのでは。

デジタルデータで保管しても、紙のファイルで保管しても、必要な項目が記載されていて、法律で決まった期間まで保管されていればいいわけです。

 

労働者名簿を作る、保管する方法はいくつかありますが、従業員数が少ない職場ならば、履歴書を労働者名簿として再利用するのも良いのでは。

 

 

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