あやめ社労士事務所 - 労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

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勤務シフト表をラクに作る方法

シフト表作成

毎週もしくは毎月、従業員の勤務シフト表を作っている職場に伝えたい内容です。シフト表を作るのにウンザリしているならこれから紹介する方法を用いてみては。

 

勤務シフト表を作るのが負担でイヤ

従業員が出勤する曜日や時間を決めるために、職場では勤務シフト表を作っている。そんな会社もあるのではないでしょうか。

勤務シフト表を作るときは、会社が一方的に作る。そういうところもあるかもしれませんが、従業員の方から何曜日に何時間働きたいかという形で、希望する日時を紙に書いてもらったりして、それをもとにして職場の勤務シフト表を作っている。そういうところもあるのではないかと。

就業規則や雇用契約でもって何曜日に何時間働くのかということはある程度は固定できますけれども、パートタイマーやアルバイトの方だと週ごとに働く曜日や時間が変わったり、月ごとに何曜日に働くのか何時間働くのか、出勤日数が多かったり少なかったり、と変動していて、雇用契約や就業規則であらかじめ固定することができないことがあります。

となると、個別に希望する勤務シフトを申告してもらって、それを集計して職場の勤務シフト表を作っていかなければいけないわけです。

この勤務シフト表ですけれども、作ったことがある方なら分かると思いますけれども、従業員の方がそれぞれ希望の日時を出して、それを集計してスケジュール調整していくのは大変なものです。

特定の日には出勤を希望する人が多く、それ以外の日には出勤を希望する人が少なくなったりすると、人数を調整するために人が多くなっているところから少ないところへシフトを変えてくれないかと個別に連絡を取って折衝しなければいけなくなります。こういうのホント面倒なんですよ。

サービス業だと土日祝日は忙しくなりますから、忙しい日に働きたくないという方もいますので、土日祝日に出勤する人が少なくて平日に出勤したいという人が多くなったりもします。ここも勤務シフトの管理者が調整していかないといけないんですね。

こういう調整を勤務シフトを管理する人はやらないといけないですし、さらに年休を取得する希望日もあれば、どこに年休を入れていくか、そのスケジュールも考えないといけない。

勤務シフト表を作るだけで数時間の時間を使ってしまうなんてこともあるのでは。たかがシフト表を作るのにどれだけ時間を使うんだと。

希望するシフトを紙に書いて出してくださいと伝えると、各自が好き勝手に色々な紙を使ってシフトを書いて出してきます。大きい紙に書く人がいれば小さい紙に書く人もいますし、ノートの切れ端に書いてくる人もいればメモを1枚ちぎったものに書いてくる人もいます。

さらに色も分かれます。白色の紙に書く人がいれば、水色や桃色の紙に書いてくる人。広告チラシの裏に希望シフトを書いてくるなんて人もいるんじゃないかと。

それぞれが好きなように好きな紙に書いて出して来られるものですから、大きさがバラバラで見た目もバラバラですから、書いてもらった紙を紛失してしまうなんてこともあります。ゴミと勘違いして捨てちゃいますから。

こういう余計なトラブルも勤務シフトを作る際の負担を増やしますよね。

出来上がったシフト表を印刷して配るのもこれまた面倒です。

あまりに面倒で、イライラして、雑にシフト表を作ると、「この日は出れませんよぉ」、「この時間は無理ですよぉ」などと不満を言われる。

こんな作業を月に1回、もしくは2週間に1回とか、定期的にやらないといけない。

シフト表を管理する人に集中して負担がかかる構造になっているため、問題なんですね。

 

勤務シフト表を時間をかけずに効率的に作りたい

時間がかかりすぎて負担。できるなら作りたくないし、シフト表を作るなんて作業はやりたくない。

となると、なるべく時間をかけずに、効率よく勤務シフトを作っていく方法を考えなければいけませんね。

ではどうするかが考えどころ。 

解決法は、紙を使わず、従業員同士で勤務シフトを共同で作ってもらい、スケジュール調整も従業員でやってもらうもの。さらに、出来上がった勤務シフトも印刷しない(必要なら印刷できる)。

シフト表を管理する人がすべての作業をするのではなく、従業員にも手伝ってもらえるのがこの解決法のミソです。

 

勤務シフト表を従業員同士で作ってもらう

特定の誰かが勤務シフト表を作るとなると、そこに作業が集中します。シフト管理者のような人が職場にいれば、その人が取りまとめでシフト表を作っているのでしょうけれども、わーっとシフト希望を集められて、「さあ、作れ」と言わんばかりの状態になれば、ウンザリするのもわかります。

そこで、共同で編集できる勤務シフト表を用意して、そこに従業員の方々が希望シフトを入力していく。そういう仕組みを作ります。

従来の方法だと従業員の人たちが希望する勤務シフトを紙に書いてもらって、勤務シフト表を管理する人がそれを集めていって、各自の希望を集約して、スケジュールを調整して、最終的に出来上がった勤務シフト表を配布する。こういう作業の流れでした。

一方、共同で編集して勤務シフト表を作っていく方法は、それぞれが希望する出勤日や勤時間を自分でシフト表に入力してもらって、その入力された結果を最終的に管理者がまとめあげていくもの。

勤務シフト表の管理者だけで作業をするのではなく、従業員の方々もシフト表の作成に関わるのがポイントですね。

 

無料で利用できるGoogleドキュメントで勤務シフト表を作る

無料で利用できるGoogleスプレッドシートGoogleドライブを使います。Googleドライブでフォルダーを作成し、そのフォルダーを全体で共有(勤務シフトを作る従業員の方々を対象に)します。

フォルダーを新規で作成する



共有用のフォルダーを作る

 

作ったフォルダーを従業員と共有にする

 

その後、そのフォルダーの中に編集用の勤務シフト表のファイル(これはGoogleスプレッドシートで作ります)を新しく作って入れておきます。そのファイルを従業員同士で編集してもらいます。これが共同で勤務シフト表を作る流れです。

編集用の勤務シフト表を作る

ファイルではなくフォルダーを共有するのがポイントです。フォルダーを共有していると、そこに入れたファイルが共有状態になります。勤務シフト表は週毎や月毎に入れ替えるので共有のフォルダーを固定しておくのが良いです。

共有したフォルダーの中に編集用の勤務シフト表を入れる。これで最初の準備ができました。

 

勤務シフト表に各自で出勤日時を入力してもらう

希望の勤務シフトを入力してもらうときは、各自が持っているスマホで共有しているフォルダーにアクセスしてもらって(Googleアカウントが必要)、勤務シフト表の編集ファイルに希望の勤務日時を入力してもらいます。

共有用のリンクからQRコードを作り、それを職場に掲示してスマホで読み込み、編集画面にアクセスしてもらうことも可能です(QRコードを作れる方が職場にいるなら)。

勤務シフト表を作る時期になったら、新しく作った編集用の勤務シフト表ファイルを共有フォルダーに入れておき、各自でシフトを入力してもらいます。

編集用の勤務シフト表のファイルに各自で希望の勤務日時を入力してもらうため、シフト希望の紙を集める必要はありません。紙を失くすことはありませんし、提出が遅い人にイライラすることもないです。勤務シフトの入力状況が分かりますので。

 

勤務スケジュールの調整や年休日のスケジュール調整も従業員同士で可能になる

時間帯ごとに出勤できる人数を予め開示して、お互いにシフトを調整してもらう。こんなこともできるでしょうね。曜日や時間帯で必要な人員数が分かれば、自主的に出勤人数を調整してくれるのでは。

上司やシフト表の管理者が1人で作るのではなく、従業員同士でスケジュールを調整して作るのがミソです。スケジュール調整を従業員がお互いにしてくる環境ができあがるのがこの方法の最も良いところです。紙に書いて出すだけだと、自分の希望を一方的に伝えるだけですから。

出勤する日時を入力するだけでなく、年休の取得を希望する日も入れてもらえば、出勤日と年休のスケジュールをまとめて従業員同士で調整できますよね。「私はこの日に出勤するから、あなたは年休を取って」というように譲り合ってスケジュールを入れていくでしょう。自分が年休を取りたければ、他の人が取れるように配慮しないといけませんから。同じ時間帯に出勤する人同士で調整すれば、シフトの管理者がネゴシエーションすることもないでしょう。

従業員同士でのスケジュール調整が自ずと行われる。ここが共有の勤務シフト表を利用する最大の利点ではないかと。

 

勤務シフト表の入力状況が途中でも分かる 遅い人はバレるよ

ファイルのバージョン管理が自動で行われるので、誰がどんな編集をしたか後から確認できます。他の人の勤務シフトを勝手に改ざんするとバレます。

また、勤務シフトの入力状況が途中で分かるので、まだ入力していない人が誰か分かります。遅い人には「もうすぐ締め切りになるよ」と伝えて入力を促すことができますね。

 

勤務シフト希望の締切日にシフト表のファイルを共有フォルダーから取り出す

締め切り日になったら、編集している勤務シフト表のファイルを共有フォルダーから取り出します。共有フォルダーから出すと、共有が切れて従業員は編集できなくなります。

取り出したらファイルをバックアップして更新をストップ。

最終の仕上げを勤務シフト表の管理者が行い、完成したものを閲覧専用の共有フォルダーに入れます。

このファイルは閲覧専用にしておくので、シフトを入力する段階でアクセスする編集用のフォルダー(従業員も編集可能)と完成用のフォルダー(完成した勤務シフト表を見れる閲覧専用のフォルダー)を分けておくのもいいですね。

先ほどまで使っていた共有フォルダーは編集用のファイルを入れておくフォルダーです。完成した勤務シフト表は閲覧専用の共有フォルダーを別で作って、そこに入れておくと良いでしょう。完成したものを編集する必要はありませんので。

編集で使うフォルダーと完成した勤務シフト表を見れるようにする閲覧用のフォルダーを分けておくのがポイントです。

 

従業員同士で共有の勤務シフト表を作る利点

  1. シフト希望を書いた紙を集める必要がない。出すのが早い人がいれば遅い人もいて困るんですよね。
  2. 大きさや色が個々にバラバラな紙に悩まされない。メモ用紙に書いたり、ノートやルーズリーフをちぎったものに書いたり、水色や桃色の紙など。もう好き放題。
  3. シフトを書いた紙を紛失しない。色々な紙を使うものだから失くしやすい。
  4. シフトを出した人と出していない人を確認する必要がない。編集中のファイルを見れば分かるので。
  5. シフト希望の調整を従業員同士でやってくれる。年休の取得スケジュールも従業員同士で調整してくれる。お互いのシフト希望を見ながら編集できるため。
  6. スマホでシフト入力できる。ファイルに日時を入力していくため紙とボールペンは要らない。
  7. 手書きでシフト表を作らないので編集がしやすい。ボールペンやシャープペンシルで書いていると紙がだんだんと汚くなる。
  8. 完成したシフト表を印刷して配る必要がない。完成データを閲覧用のフォルダーにいれておくと、各自でアクセスして見てもらえます。職場に掲示するために1部は印刷するかもしれませんが。
  9. 自動で集計する関数を使わないのでコンピューターに詳しい人がいない職場でも実施可能。表計算ソフトには計算用の関数がありますが、これを使いこなすのは難しいため、小規模な会社では使える人がいないでしょう。希望する勤務時間を入力してもらうだけですから難しくないのでは。

シフト表を共同で編集して作っていくという単純なものですが、紙を使わない、スケジュール調整は従業員同士で、完成したシフト表を配らない、など利点は十分にあるかと。

また、関数で自動集計しないのもポイントです。時間を自動で集計できるように計算用の関数を仕込む人もいるでしょうけれども、それは玄人向け。小規模な事業所では作れない代物になりますから。

単純な仕組みでないと続けられませんし、使ってもらえません。

 

分かりやすく、シンプルな労務管理にする。これは大事ですね。

 

労務管理とは?どの企業にも必要な対応
労務管理とは言い換えれば職場での働き方そのものですから、労務管理についてきちっと決めるということは、働き方についてきちっと決めるということと同じです。
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