労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

法定以上の年次有給休暇を付与。有効期間や時効はどうする?

上乗せ有休

 

 

 

法律で決まった日数よりも多く年次有給休暇を付与する職場。

年次有給休暇は、勤続期間によって付与される日数が法律で決まっており、多くの職場では、法律で決まった日数の年次有給休暇を付けているはずです。

なお、事業所の裁量で、年次有給休暇の日数を法律で決まった日数よりも、多いものとすることは可能です。

6ヶ月勤務した段階で10日分の年次有給休暇が付く。これは法律で決まった日数ですけれども、10日ではなく15日付与するとか、20日付与するというようにしても構いません。

さらに、6ヶ月勤務せずとも、入社時点で15日の有給休暇を付与する、なんていうことも可能です。

法律で決まった日数以上に年次有給休暇を付与するのはなぜなのかというと、職場で休暇制度を作ってしまうと、それぞれで日数や対象者、条件といったものを細かく作っていく必要があり、運用していく手間がかかります。

仮に、10の休暇制度があるとすると、それぞれの休暇に対して条件を設定していかなければならないので、メニューの数も10となります。

一方で、休暇制度を独自に作らず、年次有給休暇の日数を増やすことで、他の休暇制度の代わりにすると、休暇のメニューが1つになりますから、管理する手間も減ります。

法律上の年次有給休暇に相乗りして、会社独自の休暇を付けていくことができるわけですから、都合が良いのです。

会社独自に休暇制度を作らない代わりに、年次有給休暇の日数を多くしている。そういう職場もあるかと思います。

 

 

すべて2年にするのか、それとも有効期間を分けるのか。

法定の年次有給休暇は時効が2年に設定されており、付与されてから2年以内に使っていく必要があります。なお、2020年4月に改正された民法が施行されましたが、年次有給休暇の時効は2年に据え置きされました。

では、法律で決まった以上に付与された年次有給休暇は、有効期間なり時効をどのように扱っていくのか。

法定の年次有給休暇と同じように時効を2年にするのか。会社で上乗せしている年次有給休暇については有効期間を3年にするのか。もしくは法定の年次有給休暇よりも短い1年にするのか。

法定の年次有給休暇と会社が上乗せした年次有給休暇、この2つがあるとなると、どちらの年次有給休暇を先に使うのか、という点も問題になります。

法律上の年次有給休暇を先に使うのか、上乗せされた方の年次有給休暇を先に使うのか、これも決めなきゃいけない。

さらに、半日単位の年次有給休暇、時間単位の年次有給休暇を認めている職場だったら、上乗せされた年次有給休暇も半日や時間単位で使えるのかどうか。

両者を分けてしまうと、メニューが2つあることになりますから、残日数をどのように管理していくか、時効期間をどう管理していくのか、休暇の使い方(1日単位、半日単位、時間単位)をどのようにしていくのか、細かく決めなければいけなくなります。

一方で、法定の年次有給休暇であれ、上乗せ分の年次有給休暇であれ、同一のものとして日数を管理して、使い方も同じにして、有効期間も同じにして、ということであれば労務管理は容易になるでしょう。

上乗せ分を分けたいのか、それとも法定分の年次有給休暇かと混ぜて、同じものとして扱っていくのか、こういうことも就業規則で事前に決めておかなければいけません、

制度をたくさん作って、細かくチューニングすればするほど、より柔軟で、きめ細やかな労務管理ができていると錯覚しがちですけれども、複雑にすると、それだけ労務管理の手間は増えますし、制度に穴も生じやすくなります。

休暇制度を独自に作らずに、年次有給休暇を上乗せする仕組みにするならば、法定の年次有給休暇と同じ扱いにして、労務管理を分かりやすくするのがおすすめです。

せっかく年次有給休暇制度に相乗りしてるのですから、メニューを分けてしまったら、独自に休暇制度を作ったのと同じになってしまい、相乗りする効果がなくなってしまいます。

慶弔休暇を作らない、誕生日休暇を作らない、病気休暇を作らない、資格取得休暇を作らない。その代わりに年次有給休暇の日数を上乗せする。さらに、全ての年次有給休暇は、法律上の年次有給休暇と同じ取り扱いになる。

このようにするのが最も分かりやすいですし、使用者側も労働者側も満足しやすい仕組みになるはずです。

制度を複雑にして、柔軟性、きめ細やかさをアピールするよりも、単純で分かりやすい仕組みの方が長続きしますし、受け入れられやすいものになります。

複雑なものに接すると、人はイライラするもので、時として理解することを放棄します。しかし、シンプルな内容や仕組み、条件であるならば、反発を招きにくく、受け入れてもらいやすくなります。

 

 

年次有給休暇の計画付与なのに、計画通りにできない。

ご存知のように、有給休暇には計画付与という制度がありますね。

本来は、休暇は自主的に利用できるものなのですが、自主的にはあまり消化できていないときには、会社が計画的に休暇を消化するのが計画付与です。


ただ、計画付与は便利な仕組みではあるのですが、休暇を計画的に付与するときに休暇が残っていないと付与することができません。

例えば、9月28日、29日、30日の3日間を連続の計画付与休暇にしようとするときには、最低でも8日の休暇が残っていないと計画付与が実施できません(5日を超える休暇が計画付与の対象になるため)。

ところが、残日数が8日未満の人の場合は計画付与ができないのですね。

しかしながら、休暇が取得できないからといって、9月28日、29日、30日に出勤してもおそらく仕事はできないはずです。ほとんどの人は休暇中ですからね。

単独で処理できる仕事ならば出勤も可能でしょうが、他の人と連携して業務を進めるものだと、一部の人だけが職場にいてもどうしようもありません。


となると、残日数が8日未満の社員さんに、何らかのフォローをしなければいけませんよね。

 

 

年次有給休暇の残日数が足りなくなるなら、有給休暇を先行で付与するのが良い。

選択し得る手段は、

  1. 特別に有給休暇を増やす(つまり、残日数が7日なら1日増やす。残日数が6日ならば2日増やす。残5日なら3日増やす。8日になるように休暇日数を調整するわけですね)。
  2. 9月28日、29日、30日に無給の休暇を設定する。年次有給休暇が無いため無給休暇を用意するわけです。
  3. 次の時期に付与される有給休暇を先行して使う(有給休暇の先行付与)。

ざっと、この3つなのではないでしょうか。


私がオススメするのは、3です。

つまり、計画で消化する休暇だけを先に付与して、残りの休暇は予定の時期に付与するのが良いのではないでしょうか。


具体的に例えを作ると、現在の休暇日数が5日だとすると、計画付与には3日の休暇が追加で必要ですね。そこで、次の有給休暇から3日だけ前借りするわけです。

次期の有給休暇は11日付与されるとすれば、3日だけを今使って、残りの8日の休暇は予定通りの次期に付与するという段取りです。先に必要な日数を隔離しておくという発想ですね。

ただ、年次有給休暇の日数管理に若干ですが手間がかかりますから、欠点といえばこの点です。


有給休暇というのは指定の時期に取得するのが通例ですが、先んじて取得するのは差し支えありません。逆に、取得時点で必要な休暇日数を与えないのはダメです。

先んじるのは良いが、遅れるのはダメということですね。

 

ゆえに、有給休暇の計画付与を実施するならば、有給休暇の先行付与も仕組みとして併設しておくと、残日数が足りない時に対応できます。

 

選択肢の1だと、他の人は有給休暇の残日数が増えないのに、日数が足りない人は年次有給休暇が上乗せされ、従業員の間でバランスを取れないのが難点です。

選択肢2は、年次有給休暇の日数を調整する必要がなく、1のようにアンバランスな部分もありません。無給の休暇を増やすだけで対応できますから、この方法を選ぶのもありです。

 

 

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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