労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

タイムカードのコピーはなぜ貰えないのか。

 

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フィードバックできない。

勤務時間を記録する代表的な手段はタイムカードです。硬い紙で作られていて、片面で半月分、両面を合わせると1ヶ月分の勤務時間を記録できます。


そのタイムカードを使って勤務時間を記録するのですが、カードは給与の締め日になると会社に回収されてしまい、本人の手元からはなくなります。締め日の翌日からは新しいカードが用意されるので、古いカードを見ることはできません。

学生の頃、「給与明細と一緒にタイムカードのコピーもくれたらいいのに」と私の友人は言っていたが、まぁ確かにそうですよね。自分の勤務時間が記録されているのですから、その記録内容と給与の内容がキチンと合っているかどうかを確認するためにはタイムカードのコピーが必要です。

しかし、勤務記録は本人のものですが、タイムカードは会社に所属する書類なり情報です。そのため、ホイホイとコピーを渡しにくい事情があるのでしょう。また、コピーを渡す義務はないし、必要も無いので、給与明細と勤務記録をセットで渡す会社は稀ではないかと思います。

タイムカードのコピーが無い以上、私が学生の頃は会社を信頼するしかなかった。中には、メモ帳に当日の勤務時間を書いて持って帰っている人もいたが、面倒くさかったので私はやらなかった。仕事が終わるときに、自分のメモ帳にメモるんですが、キチンと記録するのは良いと思ったが、何よりメンドクサイ。

もっと簡単に勤務時間をフィードバックできる方法がないかどうか。ここが考えどころです。



給与の内容と勤務記録を合わせてチェックしたい。

給与の支給を受けると、給与の明細とは別に、勤務記録のコピーが欲しいと思う人がいらっしゃいます。

給与明細には「結果」しか書かれていませんから、その結果に至るまでの「過程」を知りたいと思うのでしょうね。


確かに、給与データの受付を締めた後は、もうその内容を確認することはできなくなります。例えば、タイムカードは会社が回収しますから、社員さんの手元には残らないはず。ただ、会社によっては、過去の勤務記録をファイルしておき、いつでも参照できるようにしているところもあります。

社員さんによっては、会社がタイムカードを開示しないと、「勤務記録を改ざんしているのでは?」と思う人もいるのかもしれません(私はここまで無法な会社を知りませんが)。

「実際の勤務記録と給与明細の内容を合わせて、合っているかどうかを確認して安心したい」という気持ちは確かにあるのでしょうね。

 

 

 

締める前に勤怠記録を確認する作業を挟むと、タイムカードのコピーは要らなくなる。

勤務記録の写しが欲しいと求められても、応じる義務は特に無い(労働基準法では)のですが、個人情報の開示請求(個人情報の保護に関する法律)には該当しますよね。

個人情報の保護に関する法律28条では、開示請求について書かれています。

本人の情報だから、開示要求はできるというわけです。なお、コピー代は手数料としてもらうこともできるようです(30条1項)。おそらく、タイムカードだと裏表をコピーして20円なのでしょうが、、、(細かい、、)。


ただ、コピーを用意するのも手なのですが、確認ができるようになっていればコピーも必要なくなるはずです。

例えば、給与を締めるまえに、「日ごとの勤務時間」、「休憩時間」、「時間外勤務の時間」、「深夜勤務時間」、「有給休暇の使用状況」などを確認するために、締め日前にその月の勤務記録一覧表を社員さんに提示し、確認のサインや印をもらうという方法があります。

もし、25日に締めるならば、24日までに今回の計算期間分の勤務記録を開示して、本人に確認してもらうわけです。

 
おそらく、本人に月間の勤務記録を確認させずに締めてしまうから疑問を持つ社員さんもいるのではないでしょうか。

ゆえに、毎月締める前に確認をしてもらえれば、タイムカードや勤務記録のコピーまで必要はなくなるのではないでしょうか。


他にも、前月分の勤務記録だけをファイルで綴じて、社員さんが参照できるようにしておくのも有効でしょうね(それ以前の勤務記録は会社で保存。期間は3年ですね)。社員さんが確認したいのは「その月の明細」なのでしょうから、前月分を用意するだけでも対処できそうです。

要するに、締める前に事前確認できる仕組みがあれば、社員さんも不安にならないわけです。


給与の締日前に確認するのも良いですし、スマホのカメラで、自分のタイムカードを写真で撮影しておけば、記録を残せます。

これならば、コピーを取る必要は無く、従業員全員分のものを用意することもありません。

 

 

スマホのカメラがここでも活躍。

2015年の今ならば、スマホのカメラが手段として最も適しています。カメラならば、コピーする手間が不要だし、紙もインクも要らない。常に持ち歩いている。とても便利な道具です。

スマホのカメラ機能をメモ代わりに写真を撮影することも多いですが、これは良い方法です。スマホの性能がアップするまでは、コンパクトデジタルカメラを使っていたが、今はずっとスマホだけです。

学生が黒板やホワイトボードの内容を撮影してノート代わりにする。メモや名刺をスマホで撮影して保存する。食べたものを撮影して記録する。景色や人間を撮影するのがカメラの主な使い方ですが、記録手段としても主役級の活躍をします。

コピーの代わりに、スマホのカメラで自分のタイムカードを撮影しておく。この方法ならばタイムカードを持って帰る必要はないし、メモ帳に書くこともなければ、コピーしてもらう必要もない。

締め日にタイムカードが回収されるので、それまでにカードの裏表をスマホで撮影しておく。これが最も簡単で効率が良い方法でしょうね。

他にも、締め日の翌日以降にチェックする期間を設けるのもアリです。1ヶ月分の勤務記録を紙に印刷し、それを本人に確認してもらい、サインなり印鑑を押してもらう。

例えば、20日に締めて、月末に支払うならば、21日から24日まで、勤務記録を本人がチェックする期間を設ける。これならば、コピーしたり、カメラで撮影する必要はなく、間違っていれば修正することもできる。

どのような方法でも構わないのですが、1ヶ月分の勤務記録をチェックできる仕組みを作っておくのがオススメです。


山口正博 社会保険労務士事務所
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