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■■┃ メールマガジン 本では読めない労務管理の"ミソ"
□□┃ 山口社会保険労務士事務所
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社内のPCを私用で使わない メールのプライバシーは既に守られている
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モバイルデバイスを手に入れて、企業アカウントのメールプライバシーは解決した
送信者の許可無くメールを他社が閲覧するのは、いわゆるプライバシーの侵害であると社会的には認知されています。
パソコンや携帯電話が今のように普及するまでは、企業内でのメールアカウントで個人的なメールを送信している人もいて、そのメールのプライバシーが問題になることもありました。
中には、最高裁まで持ち込まれた問題もあって、企業ドメインのメールで、上司の愚痴を同僚同士でやりとりし、何らかのきっかけでその上司にメールが配信され、その後メールが監視されるようになった。さらには、ITシステムの担当部署に依頼して、監視対象のメールを自らに自動転送して監視を続けるという手段もあるようです（ちなみに、メールの送信指定は、To,Cc,Bccの3つですが、プログラムコード内に転送先のメールアドレスを直接に書き込み、送信者に分からないようにメールを転送することは可能です。コード内のメール送信ルーティンをもう1つ増やすと実現できるはず）。
そのため、送信者は会社がメールのプライバシーを侵害していると主張し、会社側は私的に利用するメールではないので監視もアリと主張する。企業アカウントメールのプライバシー問題ではこの構図になっている場合がほとんどです。
確かに、メールを許可無く閲覧するとプライバシー侵害になるのですが、今では企業アカウントのメールでプライバシーが問題になることは少ないのではないでしょうか。なぜなら、携帯電話でのメールが主流になったので、会社のメールでプライバシーが侵害される可能性は低くなったからです。
メールのプライバシー保護は労務管理でも論点の1つとして考えられてきたのですが、今はもうこの論点は陳腐化しているのではないかと思います。
個人的なメールは携帯電話で送受信する
以前だと、家庭にパソコンがなく、職場にだけパソコンがある環境だったために、会社のパソコンで私用のメールを送信する人もいたのかもしれない。携帯電話も今ほど普及しておらず、もし携帯電話を持っているとしても電話で利用するだけだったはず。i-modeやEZwebもなく、「携帯電話は電話するための道具」と認知されていた時期なのかもしれない。それゆえ、メールを送りたい人は、職場に設置しているパソコンを利用していたのだろうと想像します。
しかし、今ではパソコンを持っている人は多いし、携帯電話にいたっては1人1台に近い状態ですから、メールを送信する際にはあえて職場のパソコンを使わなくてもいい。むしろ、自分の携帯電話からメールを送信するほうが便利で都合がいいはず。ならば、会社のネットワークを経由するメールを監視したとしても、プライバシーの侵害になりにくいはずです。もし、プライバシーを守りたいメールを送りたいならば、自分の携帯電話を利用してメールを送信すれば会社に監視されることもないですから。
個人の通信端末という代替手段があるため、他者から監視されてもプライバシーを侵害される可能性が低くなっており、メールのプライバシーが労務管理上で問題になることもなくなってくるわけです。
最近のニュース（といっても、数ヶ月前だったと思う）で、職場のネットワークを利用してブログを更新した医師もいました。なぜあえて職場の端末でブログを更新したのか不思議です。何か急ぎで情報を伝える理由があったのか、小休止中だったのでブログを更新したのか、理由は定かではありませんが、まさか知られるとは思っていなかったのでしょうね。
企業によって異なりますが、職場のネットワークはメールのみならずブラウザーでアクセスしたURLもログで取得しているところもあり、全ての通信記録は覗かれているという前提で利用する方が賢明のように思います。端末を利用する際に、社員番号やID、パスワードを入力する方式の場合、限りなく100％に近い確率でログが取得されていると思っていいはずです。ログを取得しないならば、あえてアカウント認証を設ける必要はないですからね。
もしブログの更新をしたいならば、携帯電話で更新するか、家に帰ってから更新すればよいでしょう。キチンと代替手段があるのですから、あえて職場のネットワークを利用してブログを更新することもないのです。個人のブログで緊急の更新などまずないでしょうから。
今ならば、携帯電話のメールで上司の愚痴もやりとりするはず。職場のパソコンで上司について何かと書くのは度胸がありすぎます。ただ、携帯電話であっても意外と他人への愚痴や悪口は漏れ出てくることがあるようですので、愚痴そのものを控えるほうがいいかもしれない。
「私用メール禁止」というルールの有効性
就業規則の中に、「職場の端末を利用して、私的なメールを送受信してはいけません」という類のルールが設けられている企業もあるかもしれません。仕事に関係しないメールはダメだと考えて設けたルールなのでしょうが、このルールはどれほど有効なのでしょう。
職場の端末での私用メールは禁止できても（監視されているなどの理由で）、個人の携帯電話での私用メールまで禁止するのは容易ではないでしょう。仕事中であっても、やおら携帯電話を取り出して、何か操作している人を見ることは少なくないのではないでしょうか。ちょっとした手待ちになれば、サッと携帯電話を取り出して、何らかの操作をしている。そんな人を結構見ますよね。
歩きながらメールやサイトの閲覧、歩きながら通話、車を運転しながら通話（これは道路交通法違反だったはず）、こんなのはもはや普通。中には、バイクを運転しながら電話している人もいるのです。「あなたはそんなに忙しいのですか？」と聞きたくなるほど、ながら電話、ながらメール、ながらネットを好む人がいます。
会社でも、仕事中に携帯電話を操作しないけれども、トイレや更衣室でメールをチェックしたりする人は多いのでは。仕事中は携帯電話を持ってはいけない職場もあるかもしれませんが、狭いエリアで仕事をするならばこれでもいいでしょうが、広いエリアで仕事をする人は不都合なはず。営業、売場面積の広い百貨店やショッピングセンター、配達や運送の仕事など。本人に直接連絡するには携帯電話はとても便利ですからね。私的に携帯電話を利用することに対してネガティブであっても、本人に携帯電話を持ってもらわないと仕事に支障が出る場面もありうるわけです。携帯電話が1人1台まで普及してくると、「いつでも誰とでも連絡できる」と思ってしまっている人もいますからね。
会社によっては、メールでの情報漏洩を防ぐために私用のメールを禁止しているところもあるかもしれない。しかし、情報の漏洩は、やろうと思えば誰でもできてしまうものです。メールをそのまま他のアドレスに転送したり、プリントアウトしたものを持ち出したり、フラッシュメモリーやCD-Rにコピーしたり、カメラでメールの文面を撮影したり。絶対大丈夫という方法は意外と無いのです。
シンクライアントPCはハードディスクを搭載しないパソコンで、USBの挿入口もなかったりするのでしょうが、カメラでの撮影を防ぐほどのものではないですよね。液晶に加工を施して撮影できない様にすることもできるでしょうが、人はさらに他の方法を考え出すはず。
カメラ付きの電子機器を持ち込むことを禁止する環境もあるかもしれませんが、これも完全な対策にはならないはず。今やどの携帯電話にもカメラ機能がありますし、持ち込むなと言われてもコッソリ持ち込むとか、禁止なのに黙認しているという状況も有り得るでしょう。
メールの送受信に関して規制を設けても"ザル"になるのではないでしょうか。もはや、組織の規則で規制するのではなく、個人のモラルで規制する段階に達しているのでしょうね。
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【仕事のQ and A】
決まったことを決まった手順で処理するのは難しいものではありません。例えば、給与計算。毎月１回は給与が支給されるので、その計算作業も毎月ありますけれども、頭を悩ませるほどのものではありません。
他には、雇用保険や社会保険への加入手続きもちょくちょくと発生しますけれども、これも必要な書類を揃えて出すだけですから難しくない。
労務管理ではルーティンな業務があり、それらを処理するには特別な能力や知識は必要ありません。
しかし、時として、普段は遭遇しないような問題が起こります。例えば、休憩時間を１回ではなく何回かに分けて取るのはいいのかどうか。有給休暇を半日や時間単位で細かく分けて取ると便利なのかどうか。仕事着に着替える時間には給与は支払われるのかどうかなど。答えが１つに定まりにくい問題が労務管理では起こります。
- Q：会社を休んだら、社会保険料は安くなる？
- Q：伊達マスクを付けて仕事をするの？
- Q：休む人が多くて勤務シフトに穴が開く。対処策は？
- Q：休憩時間を分けて取ってもいいの？
- Q：残業を許可制にすれば残業は減る？
- Q：残業しないほど、残業代が増える？
- Q：喫煙時間は休憩なの？
- Q：代休や振替休日はいつまでに取ればいいの？
このような問題に対して、どのように対処するか。それについて書いたのが『仕事のハテナ 17のギモン』です。
【１日８時間を超えて仕事をしたいならば】
毎日８時間の時間制限だと柔軟に勤務時間を配分できないので、月曜日は６時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。
しかし、仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。それを実現するにはどうしたらいいかについて書いています。
残業管理のアメと罠
【合格率0.07%を通り抜けた大学生。】
私が社労士試験に合格したのは大学４年のときで、いわゆる「現役合格」です。けれども、３年の時に一度不合格になって、ヘコんだんです。「たかが社労士試験ごときにオチたのか」って。
どうすると不合格になるか。どんなテキストや問題集を使えばいいか。問題集の使い方。スマホをどうやって社労士試験対策に活用するか、などなど。学生の頃の視点で書いています。
社労士試験というと、社会人の受験者が多いですから、学生の人の経験談が少ないんですよね。だから、私の経験が学生の人に役立つんじゃないかと思います。
合格率0.07%を通り抜けた大学生。
【学生から好かれる職場と学生から嫌われる職場】
高校生になれば、アルバイトをする機会があり、
過去、実際に経験した方、
もしくは、今まさに働いている学生の方もいるのでは。
中には、
「学生時代はアルバイトなんてしたことないよ」
という方もいらっしゃるかもしれません。
そういう稀な方は経験が無いでしょうけれども、
学生のアルバイトというのは、
何故か、不思議と、どういう理屈なのか分かりませんが、
雑というか、荒っぽいというか、
そういう手荒い扱いを受けるんです。
若いし、体力もあるし、
少々、手荒に扱っても大丈夫だろうという感覚なのでしょうか。
それ、気持ちとしては分かりますけれども、
法令上は、学生も他の従業員と（ほぼ）同じであって、
一定のルールの下で労務管理しないといけないのです。
もちろん、
18歳未満は夜22時以降は働けないとか、
８時間を超えて働けないとか、
そういう学生ならではの制約は一部ありますけれども、
それ以外のところは他の従業員と同じ。
週３日出勤で契約したはずなのに、
実際は週５日出勤になっている。
休憩時間無しで働いている。
採用時に、１日５時間働くと決めたのに、
実際は１日３時間程度しか勤務させてもらえない。
「学生には有給休暇が無い」と言われた。
テスト休みを取って時給を減らされた。
など、
やってはいけない労務管理がなされてしまっている
という実情もあるようです。
何をやってはいけないかを知らないまま、
間違った対応をしてしまうこともあるでしょう。
（知らないからといって許されるものではありませんけれども）
このような労務管理をすると、学生から好感を持たれ、
辞めていく人が減るのではないか。
一方で、
「これをやってしまってはオシマイよ」
な感じの労務管理だと、
ザルで水をすくうように人が辞めていく。
学生から好まれる職場と嫌われる職場。
その境目はどこにあるのかについて書いたのが
『学校では教えてもらえない学生の働き方と雇い方 - 35の仕事のルール』
です。
「学生が好む職場」と「学生が嫌う職場」 その違いは何なのか。
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