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■■┃ メールマガジン 本では読めない労務管理の「ミソ」
□□┃ 山口社会保険労務士事務所
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━ （2010/11/27号 no.240）━
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雇用契約や就業規則が無い口約束だけの効果はどこまで有効か
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約束したけど、書面を作っていない
何か約束するとき、簡単なものだと言葉で済ませることが多い。本を貸し借りするとき、どこかで待ち合わせをするとき、12月中に冬休みの宿題を終わらせるとき。私たちは頻繁ではないにしろ、約束をすることがある。
一方、よりキッチリと履行することを要求する場面では、言葉だけではなく書面で約束の内容を残す。車を購入するときの契約書、携帯電話を利用するときの契約書、住宅ローンを組むときの契約書など。言葉だけで契約して、後から契約内容がねじ曲がってしまうことを防ぐために、重要な契約の場合は書面を作成するはず。
労務管理でも、雇用関係が成立したら雇用契約書を作るところだが、実際には作らずに済ませることも少なくない。これは、小規模な会社や縁故採用された場合に多い。会社も社員も「雇用契約書がなくても大丈夫」と思いやすいのかもしれない。
そこで、本来ならば、書面で約束の内容を担保すべきところ、口頭だけで約束を完結したとき、実際には約束した内容とは違う履行内容だったらどうするかが今回の問題。
コンパクトに言えば、「書面なく合意したけど履行内容が違う」というような場面を想定するといい。
例えば、言っていた給与額と違うとか、週休2日と言っていたが実際には週1日休日のときもあるというパターンがあるでしょう。
この場合、合意内容が優先されるのか、それとも、書面が無いので無効かが分かれ道になる。
以前のメルマガでも書いた、「規定や契約書などの書面と慣習との間の乖離」と同類の問題です。今回は「慣習」が「口頭」に変わったと考えていいでしょう。
書面の有無だけで判断しない点がキモ
法律では、「書面に残していないことは認めない」と判断すると思い易いのですが、実際には「書面がなければ一切ダメ」という扱いにしないのがミソです。条文にないことは検討しないのが法律の特徴なので、書面のない雇用契約も検討しないとも考え得るところですが、書面がなくても効果を認めるかどうかを検討するのが実務なのですね。
もし、書面がないからと言って効果をすべて否定してしまうと利便性が損なわれるため、書面のない契約であっても効力を認めようと試みるわけです。
そこで、書面なしでの約束をどの程度有効にするのかが争点になります。書面に残していない以上、「形の無い部分」をどうやって履行するのか。
よく有り得るパターンとしては、
１，雇用契約書がない雇用契約。
２，就業規則がない労務管理。
でしょう。
小規模な会社では履歴書と面接だけで採用が決まり、そのまま仕事を始めることもあるでしょう。そのため、あえて雇用契約書を作成するという作業を挟まずに、サッと採用して、すぐに仕事に取り掛かることを優先するのでしょうね。
確かに、事務手続きが好きな人はあまりいないでしょうし、出来ることなら法律や会計、税務などには関わらずに仕事をしたいと思うのでしょう。また、雇用は必ずしも契約書が必要なわけではありませんし、現に契約書なしで成立している雇用関係も多いです。私も経験がありますが、学生のアルバイトだと契約書を作らないことが多かったですね。特に高校生の頃は、契約書を作って採用された経験がありません。履歴書と面接、その後に電話がかかってきて採用というパターンです。
しかし、書面で表示していない雇用契約は内容を確認するだけでも一手間です。もし、社員さんが雇用契約の内容を再度確認したいと思ったら、契約書がありませんので、人事の担当者に聞かなければいけないわけです。もし、契約書の控えがあれば、それを見れば契約内容は分かります。しかし、契約書がなければもちろん控えもありませんから、その都度担当者に聞くという作業が必要です。たかが契約内容の確認で、わざわざ説明しなければいけない手間を考えると、やはり書面に契約内容を残す方が良いでしょう。
お互いに信頼できる仲ならば、雇用契約書や就業規則を介在させずに労務管理することもできるでしょうが、多くの場合、他人が集まって仕事をするのが組織ですから、信頼だけで管理するというだけではやはり不足です。だからといって、お互いに信頼していないというわけでもないですが。
雇用契約書や就業規則は労務管理の境界線
「他人同士を統率するために法律があり、他人同士を統率するために契約がある」のであって、お互いが理解できるラインを作るために契約書や規定もあるわけです。
もし書面や規定がなかったら、会社も社員もお互いに不要な気を使わなければいけなくなるでしょう。これはどうなのか。この場合はこれでいいのか。分からないから聞いてみようか。けど、聞いたら何か悪いんじゃないか。などなど。
書面を作らない利便性はたしかにあるものの、一方で、作らない不便さもあります。
もし、登記簿謄本がなかったら。
もし、金銭消費貸借契約書がなかったら。
もし、売買契約書がなかったら。
もし、割賦販売契約書がなかったら。
もし、誓約書がなかったら。
書面を作れば、わずかの手間で多くの時間を節約できると想像するのは難しくないはず。
とは言え、契約書や規定を作るにはフォーマットがあるだろうし、我流で作って不備のある書面になったら困るという点は悩みになります。しかし、この点で手を抜くと、後からもっとシンドイ状況に遭遇することもあるかもしれません。もちろん、遭遇しないかもしれない。
また、書面があってもまだ厄介なポイントはある。
１，雇用契約書はあるけれども、実態と合っている部分と合っていない部分がある。
２，雇用契約書はあるけれども、雇用契約書に書いていない取り扱いが行われている。
３，就業規則はあるけれども、実態と合っている部分と合っていない部分がある。
４，就業規則はあるけれども、就業規則に書いていない取り扱いが行われている。
契約書や規定はあるものの、その内容と実際の取り扱いが異なる場合です。
せっかく書面を作っても、その内容通りに労務管理していないとなると、書面なしで管理している状況とさほど変わらない状況になるかもしれません。
決めた内容と実際の取り扱いは、完全にとまではいかなくても（現場で裁量判断することもあるので）、なるべく一致させるのが良いですね。
メルマガ以外にも、たくさんのコンテンツをウェブサイトに掲載しております。
【仕事のQ and A】
決まったことを決まった手順で処理するのは難しいものではありません。例えば、給与計算。毎月１回は給与が支給されるので、その計算作業も毎月ありますけれども、頭を悩ませるほどのものではありません。
他には、雇用保険や社会保険への加入手続きもちょくちょくと発生しますけれども、これも必要な書類を揃えて出すだけですから難しくない。
労務管理ではルーティンな業務があり、それらを処理するには特別な能力や知識は必要ありません。
しかし、時として、普段は遭遇しないような問題が起こります。例えば、休憩時間を１回ではなく何回かに分けて取るのはいいのかどうか。有給休暇を半日や時間単位で細かく分けて取ると便利なのかどうか。仕事着に着替える時間には給与は支払われるのかどうかなど。答えが１つに定まりにくい問題が労務管理では起こります。
- Q：会社を休んだら、社会保険料は安くなる？
- Q：伊達マスクを付けて仕事をするの？
- Q：休む人が多くて勤務シフトに穴が開く。対処策は？
- Q：休憩時間を分けて取ってもいいの？
- Q：残業を許可制にすれば残業は減る？
- Q：残業しないほど、残業代が増える？
- Q：喫煙時間は休憩なの？
- Q：代休や振替休日はいつまでに取ればいいの？
このような問題に対して、どのように対処するか。それについて書いたのが『仕事のハテナ 17のギモン』です。
【１日８時間を超えて仕事をしたいならば】
毎日８時間の時間制限だと柔軟に勤務時間を配分できないので、月曜日は６時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。
しかし、仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。それを実現するにはどうしたらいいかについて書いています。
残業管理のアメと罠
【合格率0.07%を通り抜けた大学生。】
私が社労士試験に合格したのは大学４年のときで、いわゆる「現役合格」です。けれども、３年の時に一度不合格になって、ヘコんだんです。「たかが社労士試験ごときにオチたのか」って。
どうすると不合格になるか。どんなテキストや問題集を使えばいいか。問題集の使い方。スマホをどうやって社労士試験対策に活用するか、などなど。学生の頃の視点で書いています。
社労士試験というと、社会人の受験者が多いですから、学生の人の経験談が少ないんですよね。だから、私の経験が学生の人に役立つんじゃないかと思います。
合格率0.07%を通り抜けた大学生。
【学生から好かれる職場と学生から嫌われる職場】
高校生になれば、アルバイトをする機会があり、
過去、実際に経験した方、
もしくは、今まさに働いている学生の方もいるのでは。
中には、
「学生時代はアルバイトなんてしたことないよ」
という方もいらっしゃるかもしれません。
そういう稀な方は経験が無いでしょうけれども、
学生のアルバイトというのは、
何故か、不思議と、どういう理屈なのか分かりませんが、
雑というか、荒っぽいというか、
そういう手荒い扱いを受けるんです。
若いし、体力もあるし、
少々、手荒に扱っても大丈夫だろうという感覚なのでしょうか。
それ、気持ちとしては分かりますけれども、
法令上は、学生も他の従業員と（ほぼ）同じであって、
一定のルールの下で労務管理しないといけないのです。
もちろん、
18歳未満は夜22時以降は働けないとか、
８時間を超えて働けないとか、
そういう学生ならではの制約は一部ありますけれども、
それ以外のところは他の従業員と同じ。
週３日出勤で契約したはずなのに、
実際は週５日出勤になっている。
休憩時間無しで働いている。
採用時に、１日５時間働くと決めたのに、
実際は１日３時間程度しか勤務させてもらえない。
「学生には有給休暇が無い」と言われた。
テスト休みを取って時給を減らされた。
など、
やってはいけない労務管理がなされてしまっている
という実情もあるようです。
何をやってはいけないかを知らないまま、
間違った対応をしてしまうこともあるでしょう。
（知らないからといって許されるものではありませんけれども）
このような労務管理をすると、学生から好感を持たれ、
辞めていく人が減るのではないか。
一方で、
「これをやってしまってはオシマイよ」
な感じの労務管理だと、
ザルで水をすくうように人が辞めていく。
学生から好まれる職場と嫌われる職場。
その境目はどこにあるのかについて書いたのが
『学校では教えてもらえない学生の働き方と雇い方 - 35の仕事のルール』
です。
「学生が好む職場」と「学生が嫌う職場」 その違いは何なのか。
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