労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

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2010/7/5【個人的なメールを制約できるか】




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水泳と短距離走を練習する場所がないと最近気づいた。

学生時代は、水泳も短距離走も好きなだけ練習する場所があったけれども、社会人になると、なぜか水泳や短距離走を練習する場所がなくなる。

25メートルプールがある施設は身近にないし、短距離を全力で走れる場所もこれといったところがない。

持久走をする場所はどこでもあるけれども、短距離でダッシュする場所はなかなか探しにくい。


社会人の人はマラソンをする人が多いけれども、短距離で走る人は少ないでしょう?それは
練習する場所が長距離走に比べて極端に少ないから。

水泳も同じ。民間のプールがあるけれども、あのようなプールはスイミングを練習する場所ではなく、行水するような場所として認知されている。プール施設(滑り台があるようなところ)にいっても、人が多くて水泳の練習など不可能だ。コースを造って、競泳的な環境を作っている場所を見つけるのは容易ではない。


社会人のスポーツ環境は意外と制約されているなあと感じる。





■個人的なメールを制約できるか◆◆◆━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
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パソコンだけでメールを書くとは限らない。
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■私的なメールを禁止したいと思っても、、、。



メールを使わずに生活するとしたら、どうなるか。

今どこメールを送れない。電話するほどではない程度の連絡ができない。写真を相手に対して直接に送れない(写真共有サービスもありますけれども)。延々とタラタラと続けるメールができない。などなど、他にもメールを使えないと不便な場面はあるでしょう。特に、PCを使わずにケータイだけで生活している人にとっては、メールを使えないということはケータイを使えないことに等しいのではないでしょうか。


このように、私たちのメールへの依存の度合いは高いのですね。そのような環境で、会社のPCを使って個人的なメールを送信してはいけないという規制を課している会社があります。会社で用意したメール環境は仕事のためのものだから私的な利用はダメなようです。

個人的な連絡を相手に送信したつもりが、誤ってメーリングリストに送信してしまったりというウッカリなことはたまにありますよね。外部の人に読まれても差し支えない内容ならば今後注意しようと意識する程度で足りるでしょうが、ときには他人に読まれると都合が悪いメールもあるでしょうから、そのようなメールが想定外の人にまで配信されると、これは困ります。男女間の怪しいメールとか、社内ネットワークのパスワードをメールで送信していたりとか、ありそうだなと想定できますよね。

企業内のメールシステムは、企業内(もしくはレンタルしているサーバー)のサーバーを経由してやり取りされており、やり取りされたメールは残るようにされているのが普通です。社員個人専用のメール管理画面からメールを削除しても、サーバーには残っている可能性があり、社員本人はキチンと削除したと思っていても、実際には完全に削除されていない状態だったりということもある。「ゴミ箱を空にすれば大丈夫だ」という判断と同じで、実際にはデータが残っているというオチですね。

会社では、他人に観られてもまあ大丈夫という程度のメールのやり取りに留めておいた方が良いのでしょうね。


話を戻すと、「私的なメールは禁止」という社内のルールがあるとして、どこまで禁止できるのかが今回の問題となります。

会社のPC経由のメールだけを規制するのが目的なのか、それとも、個人のPC経由のメールや個人のケータイ経由のメールも含むのか。私的なメールはどの手段でも送受信できますから、会社のPCだけを規制したいのか、それとも、メールを送受信できる情報端末すべてを規制したいのか、この点で分かれます。







■会社のパソコンしか規制できない。



実際に会社のルールで規制できる範囲を考えれば、おそらく社内のPCに限られるのではないでしょうか。付け足すならば、社内のLANに接続している個人所有のPCも含むかもしれません。

つまり、会社のネットワークを経由しているものだけしか規制できないだろうと私は思います。反対に言えば、会社のネットワークに接続していない情報端末を規制することはできないということ。

例えば、PCに無線LAN端末(WiMAX端末、DoCoMoの無線WiFi端末、E-mobile端末など)を接続すれば、たとえ会社のPCであったとしても会社以外のネットワークを経由して通信することができますよね。他にも、個人契約で無線通信ができるケータイやiPadも会社のネットワークを使いません。

となると、会社が規制できるのは、会社のネットワークにつながった情報端末だけであって、私的なメールそのものは防げないでしょうね。ケータイならば私的なメールを送るのはとても容易です。


今時、パソコンでメールはしないという人も随分といるはずで、メールはケータイだけという人も少なくないはず。ならば、私的なメールを規制する意味がなくなっているとも思えます。もちろん、会社のネットワーク上でのメールは制約できるのですが、その効用はさほどではないでしょうね。


職場へケータイを持ち込みすることを禁止する方法もあるでしょうが、これも容易ではないでしょう。ケータイを持ってくるなと言っても、仕事上の連絡で必要になるでしょうし、ケータイで業務連絡ができないと困るはずです。また、鞄にコッソリ入れて持ち込む人もいるはず。


以前は、「インターネットへの接続はPCから」と思われてきましたが、今ではPCでなくてもネットワークにつながる機器はありますからね。最近ではテレビもネットワークに繋がりますから、もはやPC経由のメールだけを想定していてはダメなのかもしれません。






■私的なメールはケータイでできるし、ファイルの送信もケータイでできる。


私的なメールを防ぐだけでなく、情報漏洩を防ぐ目的でメールを禁止しているところもありますよね。

顧客リストのファイルを圧縮して、メールに添付し送ると、顧客リストは外部に出て行きます。このようにメールを使って情報を漏洩させることもできるのですね。ただ、メールで顧客リストを漏洩させる人はおそらくおらず、CD-Rやフラッシュメモリーにデータをコピーして持ち出すのが主流だと思います。メールを送信したことは後からでも分かるけれども、記録媒体へコピーしたことを後から調べるのはちょっと難しいですからね。そのため、記録媒体を持たないシンクライアントパソコンを採用したり、USB端子を備えていないPCを用意したりするところもあるようです。

他にも、デジカメやケータイのカメラ機能でパソコンのディスプレイを撮影して情報を持ち出すこともできますよね。さらには、紙にメモして情報を持ち出すことも可能です。ケータイのメールにファイルを添付して送信する方法もありますね。


私的なメールを防ぐには、あえて私的なメールを許して、そのメールのコピーをサーバーに貯めておけば足りるのではないかと思います(すでに実施している会社もあるでしょう)。事前に、「会社に全てのメールがプールされています」とアナウンスするだけでも抑止力は十分にあるはず。

事前に規制するではなく、事後に規制をするという方法ですね。


ケータイなど個人端末でのメールを防ぐとすれば、持ち込み禁止という手段ぐらいでしょうか。ただ、先ほど書いたように、持ち込みを禁止すれば、仕事で不便ですし、コッソリ持ち込む人もいるはずですから、効果は薄いでしょう。


ゆえに、「メールの送受信を制約することはできない」と考えるのが妥当ではないかと思います。会社側からは、秘密保持に関する契約で牽制する程度に留まるのではないでしょうか。ここでも、「後から対処」になるのでしょうね。








┏━━━━━━━━━━☆★ 後記  ★☆━━━━━━━━━┓


和田圭(http://goo.gl/1ecP)さんは太ったと思う。

つい先日、たしかニュースJAPANに出演していて、「ありゃ? エライ顔がむくんでいるねぇ、、、」と感じた。以前の和田さんはホッソリとしていて、ひょうひょうとした雰囲気だった。

人が急に太ると何か気になる。オセロの中島知子さんが太ったときも話題になったように、なぜか人が太ると話題になるのだ。病気か?失恋か?食欲旺盛か?などと外部の人が色々と言いふらして、人を混乱させるけれども、実際に何が理由かは分からないことが多い。

また、激ヤセしたりしても話題になる。痩せた場合は病気説が有力になるような感じで、たいがいは糖尿病だとかガンだとか、トンデモナイことを言われてしまう。ダイエットに精を出した結果かもしれないのに、「重病の人」という評価がされて、本人は迷惑を感じるのかもしれない。

太ったとか、痩せたとか、人は随分とおせっかいだ。





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