労務管理のツボをギュッと押す方法を考えます

会社で起こる労務管理に関する悩みやトラブルを解決する方法を考えます。

周知する方法は色々ある。就業規則は紙で配布しなくても良い。

就業規則を紙で配布しなければいけない?

一般に、採用時には、就業規則を配布しなければいけないとされています。就業規則の内容は従業員に適用されるものですから、就業規則をコピーしたもの、重要な部分を抜き出したハンドブック形式のもの、他にはイントラにデジタルデータとしてアクセスできるようにしたもの、など確認したいときにできる環境が整備されている必要があります。

しかし、「全文を配布せよ」とか、「紙で配布せよ」とまでは決められていません。

全文をそのままコピーして採用時に渡しても構いませんし、上で書いたようにハンドブック形式にしたものを渡すことも可能です(ただし、就業規則全文を確認できる方法を別途で用意しておく必要あり)。

社内のイントラに就業規則のPDFを掲載して読めるようにしておくのも良いですし、G Suiteなどのクラウドサービスにデジタルデータをアップロードし、共有する形で就業規則を閲覧できるようにするのも便利な方法です。

 

中には、採用段階では、要約や抜粋された就業規則だけを配布(コンパクトサイズの冊子のようなもの)し、それ以外の内容はイントラネットにアップしておくという方法を採用している企業もあります。

全文のコピーを渡したところで読みにくいですし、読まずに捨てられちゃうかもしれませんから、就業規則をベースにした分かりやすい冊子を作って渡すほうが読んでもらいやすいです。

この場合、社員全員がイントラにアクセスできるというのが前提です。フルタイム社員だけがイントラにアクセスできるが、それ以外の社員はイントラを見れない、というのではダメで、全社員が就業規則をいつでも見れるようにしておかないといけないのです。

もちろん、イントラで公開しなくても、社員個人のメールアドレスに、PDF版の就業規則をメーリングリスト経由で配布しても良いですね。ただ、メールだとご配信で他人に送ってしまう可能性がありますから、クラウドストレージから共有するという形にするのが望ましいです。

また、イントラや社員個人のメールアドレス(.co.jpとか.go.jpとか)が無い企業ならば、就業規則の本文をコピーして、コピーされた書類の左肩をホッチキスで留めて、配布することもあります。コピーを渡すだけですから、方法としては最も簡単です。

つまり、採用時に就業規則は配布しないといけないが、具体的な配布方法は企業毎に異なるということです。

ちなみに、就業規則を変更したときも改めて周知する必要がありますから、そのたびに紙をコピーして渡していたら手間も費用もかかりますので、はやりG Suiteなどのクラウドサービスを使って、デジタルデータの就業規則を社内で共有するのが妥当な方法ではないかと思います。

 

 

全員が読める、見れる状態ならばOK。

採用時だけでなく、就業規則を変更した時も、周知方法は様々です。

社内掲示板に、旧規則と新規則の対照表を掲示するという方法もあるでしょう。

または、イントラ公開されている社内SNSに公開するという方法もあります。他にも、自社ドメイン経由のみアクセスできるウェブサイトにアップロードしておくのもアリですね。

さらに、社内メーリングリストでファイルを配布するのも良いでしょう。

変更部分が少ないならば、メール本文に旧規則と新規則の対照表を書いて送信するという方法も使えそうです。

現場では、「全員が読める、そして見れる状態」になっていれば、周知できていることになります。

メールを使うならば、メーリングリストで、就業規則を配布・周知するのが扱い易いのではないかと思っています。個別に送信すると誤配信がありますが、メーリングリストだと事前にメールアドレスをグループに登録していますから、誤って第三者に送られる可能性は低くなります。

社用アドレスでなくても、個人アドレスをメーリングリストに入れて配布するということもやろうと思えばできるでしょう(ただ、セキュリティ上、やや難でしょうか)。

2020年の今では、メールにファイルを添付して送るという方法よりも、クラウドにファイルを置いて、それを相手と共有する形でデータを渡すのが主流になっています。

就業規則を配布・周知する際も、クラウド上のファイルを共有する方式ならば、データの差し替えは容易ですし、就業規則を変更した際の入れ替え、過去の就業規則をアーカイブとして置いておくこともできます。

 

 

山口正博 社会保険労務士事務所
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