残業時間の届け出をどうやって管理するか。



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残業時間の届け出をどうやって管理するか。

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残業の届け出用紙が多くて鬱陶しい。


残業を実施すると、何らかの形で記録に残す会社もあるかと思います。会社によっては、残業時間に関しては特別に管理せず、タイムカードに記録するだけというところもあるでしょうが、残業が発生する度に申請書なり届出をするところもありますよね。

例えば、10月11日、所定労働時間は10時から19時だったとして、予定では19時に仕事が終わるところ、何らかの理由で19時07分とか19時21分まで時間が延びるときもあります。

19時を超えた時間、7分なり21分が残業になるのですが、これを申請用紙なり届出用紙に書いて出すわけです(何の手続きもしない会社もあるでしょうが)。

1人1回の残業につき、1枚の書類を書いていれば、人数分だけの書類が発生します。10人が残業すれば10枚。24人が残業すれば24枚の書類が発生するわけです。

同じフォーマットの書類が、ザクザクと集まり、それに上長なり管理者のハンコをポンポンと押していく。

社員数が9人とか16人ならば、多少の書類が発生してもさほど負担ではないでしょう。しかし、人数が30人、80人と増えるとどうなるか。

もし、10月11日に残業した人が42人いたとしたら、似たような書類が42枚も集まりますよね。その42枚の書類に、管理者は延々とハンコを押すわけです。こんなことを続けていたら、管理者はちょっとした精神疾患(コレ、労災でっせ)になるんじゃないかと心配です。

しかも、賃金単価の高い管理者に単調なハンコ押しをさせるのですから、何だかモッタイナイ。

残業の記録はチャンと残しておかないといけないのは分かるとしても、毎日のように何十枚も書類が発生してハンコを押し続けるのもイヤな気分です。

では、どうすればいいか。


書類を増やすのが目的ではなく、キチンと記録するのが目的。


届出なり申請でもって残業を記録するのは確かに必要ですが、書類を作る点に関しては少し工夫の余地があります。

1人1回の残業で1枚の書類を作っていたら、人数に比例して書類が増えてしまいます。用意した申請書類も数日で無くなり、何度も補充するのは厄介です。

そこで、残業時間だけを記録する一括管理表を作成します。

一括管理表というのは、全員で1枚の申請書を使うようなものです。

表計算ソフトのように、縦横にマス目を表示した書類を用意し、縦に名前、横に日付を付けて、交差する部分に当日の残業時間を書き込みます。

  10/11  10/12  10/13
近藤 14 11
柴田 19
加藤 11 11

(入力された数字は分で把握)


イメージとしてはこのような形になります。

例えば、近藤さんは、10月11日に9分の残業があり、13日には11分の残業をしたと記録されています。

エクセルなりGoogleスプレッドシートなり、表計算ソフトを使って名前と日付を入力し、それを印刷して、タイムカードの打刻機なり出勤簿が置いている場所に一緒に備え付け、残業をしたら時間を書き込むようにしておきます。

管理者の承認が必要ならば、記入された時間数の部分にハンコを押せば、それで承認となります。

一括管理表を使うと、残業の申請用紙が1枚になりますし、承認も時間数の上にハンコを押すだけで済みます。さらに、他の人の残業状況も縦並びで見比べられるので、残業の多少をチェックするにも都合が良いです。また、相互チェックが機能するため、残業時間をゴマかして計上するのも防げます。


一括管理表を作って記入するというアナログな方法ですが、書類を減らし、承認の手間も減り、残業時間のチェックもできて、なかなか良い方法です。

1枚ずつ書類を作っても、1枚で全員分を記入しても、正確に残業時間を記録していればOKです。手段が大事なのではなく、正確に記録するところが大事なのです。










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