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■■ ┃ 本では読めない労務管理の「ミソ」
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┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━ （2009/10/24号 no.135）━
■一斉付与する休暇の一長一短◆◆◆━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
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利便性と負担を同時に持つ。
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年次有給休暇の一斉付与には利点があるが欠点もある
有給休暇の管理をするときは、各個人ごとに入社日からの期間をカウントして、月毎に休暇を付与する人を選別して取り扱いますよね。
6ヶ月目の人、1年6ヶ月目の人、、、というように毎月対象者を抽出して休暇を付与していくわけです。
このように、個別に管理するのが通常なのですが、別の方法として、休暇の付与日を特定の期日に固定することもできるのですね。標準の方法だと、月毎に一人一人分けて管理するのですが、休暇の付与日を固定すると、6月1日や8月1日のような特定の日に休暇の付与日を集約できるのです。
ただ、付与日を集約できるというのは利点なのですが、少しフォローを入れておかないと不具合が発生します。
例えば、休暇の付与日を9月1日に固定している会社があるとして、2月1日に入社した人と4月1日に入社した人がいるとします。
まず、2月1日に入社した人は、6ヶ月経過した後の8月の段階で10日の休暇を得ることができます。ところが、この会社では休暇の付与日を9月1日に固定しているため、8月の段階で休暇を付与することができないのではないかと思えますよね。法的には8月で休暇が付与されるけれども、会社の付与日が9月1日だから期間にズレが発生するわけです。
流れを書くと以下の通りです。
2/1（入社）→8/1（法定の休暇付与日）→9/1（会社が決めた休暇の付与日）
一方、4月1日に入社した人だと、6ヶ月経過した後の10月の段階で10日の休暇を得ることができます。ところが、この会社では休暇の付与日を9月1日に固定しているため、10月の段階で休暇を付与することができないのではないかと思えますよね。9月1日は入社から5ヶ月と1日目ですから、まだ休暇を付与できない段階です。
流れを書くと以下の通りです。
4/1（入社）→9/1（会社が決めた休暇の付与日）→10/1（法定の休暇付与日）
そこで、休暇の一斉付与は便利だけれども、「休暇を付与するべき時期」と「会社が設定した休暇の付与日」との間のズレをどう解消するかが悩みのポイントになります。
法定の時期で休暇を付与するべきか、それとも、会社が決めた付与日で休暇を付与するべきか。分かれますね。
年次有給休暇を付与する時期のズレを吸収しなければいけない
まず、6ヶ月で10日、1年6ヶ月で11日という勤続期間と休暇日数の比率は維持しなければいけませんから、会社が設定した休暇の付与日がいつであれ、勤続6ヶ月もしくは勤続1年6ヶ月が経過した時点で規定の休暇日数は付与しなければいけないのです。
となると、法定の時期で休暇を付与すべきという結論になります。
しかしながら、会社の立場から考えると、「法定の時期に付与するとなると、法定時期よりも早い段階で休暇の付与日を設定していたら、先んじて休暇を付与しなければいけないのかな？」と思えますよね。先ほどの例だと、4月1日入社の人ですね。
確かに、次の付与日（翌年の9月1日）まで待っていると、6ヶ月を大幅に超過してしまいますから、4月1日入社して9月1日の段階ではまだ6ヶ月を経過していないけれども、休暇を与えてしまう必要がありますね。
一方、2月1日入社の人だと、8月の段階で10日の休暇を付与して、9月1日の段階で11日の休暇を先んじて付与しなければいけないですよね。
会社の付与日は9月1日ですが、8月の段階で6ヶ月の勤務になりますから、この時点で10日の休暇。さらに、次の休暇は1年6ヶ月時点ですが、翌年の9月1日（会社の付与日）まで待ってしまうと、1年6ヶ月を超えてしまいます。ですので、随分と先んじて休暇を付与しなければいけなくなるのですね。
会社の管理を簡単にするために休暇の一斉付与制度を採用したにもかかわらず、思いのほか不便な面もあるのですね。
前者のタイプ（4月1日入社）ならば分かるけれども、後者のタイプ（2月1日入社）が発生すると、さすがに困るのではないでしょうか。
先んじて年次有給休暇を付与するために会社側の譲歩が必要
一斉に休暇を付与することを労働基準法では想定していませんから、実際に一斉付与を採用しようとなると不都合も出てくるのでしょうね。
端的に言えば、一斉付与の利便性を享受する代わりに、有給休暇を予定の期日よりも先んじて付与しなければいけないという負担を会社は負うのです。
「一斉付与の利便性」を選択するか、「期日通りに休暇を付与すること」を選択するか、これは会社次第です。
私は、一斉の付与日を設けなければいけないほど有給休暇の管理が面倒だとは思いませんので、固定の付与日を設けることはお勧めしません。
いくら先んじて休暇を付与するといっても、8月で10日、翌月の9月に11日ではバランスが悪いですからね。
休暇の管理は「急がば回れ（月ごと社員ごとに管理する）」で良いのではないでしょうか。
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【仕事のQ and A】
決まったことを決まった手順で処理するのは難しいものではありません。例えば、給与計算。毎月１回は給与が支給されるので、その計算作業も毎月ありますけれども、頭を悩ませるほどのものではありません。
他には、雇用保険や社会保険への加入手続きもちょくちょくと発生しますけれども、これも必要な書類を揃えて出すだけですから難しくない。
労務管理ではルーティンな業務があり、それらを処理するには特別な能力や知識は必要ありません。
しかし、時として、普段は遭遇しないような問題が起こります。例えば、休憩時間を１回ではなく何回かに分けて取るのはいいのかどうか。有給休暇を半日や時間単位で細かく分けて取ると便利なのかどうか。仕事着に着替える時間には給与は支払われるのかどうかなど。答えが１つに定まりにくい問題が労務管理では起こります。
- Q：会社を休んだら、社会保険料は安くなる？
- Q：伊達マスクを付けて仕事をするの？
- Q：休む人が多くて勤務シフトに穴が開く。対処策は？
- Q：休憩時間を分けて取ってもいいの？
- Q：残業を許可制にすれば残業は減る？
- Q：残業しないほど、残業代が増える？
- Q：喫煙時間は休憩なの？
- Q：代休や振替休日はいつまでに取ればいいの？
このような問題に対して、どのように対処するか。それについて書いたのが『仕事のハテナ 17のギモン』です。
【１日８時間を超えて仕事をしたいならば】
毎日８時間の時間制限だと柔軟に勤務時間を配分できないので、月曜日は６時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。
しかし、仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。それを実現するにはどうしたらいいかについて書いています。
残業管理のアメと罠
【合格率0.07%を通り抜けた大学生。】
私が社労士試験に合格したのは大学４年のときで、いわゆる「現役合格」です。けれども、３年の時に一度不合格になって、ヘコんだんです。「たかが社労士試験ごときにオチたのか」って。
どうすると不合格になるか。どんなテキストや問題集を使えばいいか。問題集の使い方。スマホをどうやって社労士試験対策に活用するか、などなど。学生の頃の視点で書いています。
社労士試験というと、社会人の受験者が多いですから、学生の人の経験談が少ないんですよね。だから、私の経験が学生の人に役立つんじゃないかと思います。
合格率0.07%を通り抜けた大学生。
【学生から好かれる職場と学生から嫌われる職場】
高校生になれば、アルバイトをする機会があり、
過去、実際に経験した方、
もしくは、今まさに働いている学生の方もいるのでは。
中には、
「学生時代はアルバイトなんてしたことないよ」
という方もいらっしゃるかもしれません。
そういう稀な方は経験が無いでしょうけれども、
学生のアルバイトというのは、
何故か、不思議と、どういう理屈なのか分かりませんが、
雑というか、荒っぽいというか、
そういう手荒い扱いを受けるんです。
若いし、体力もあるし、
少々、手荒に扱っても大丈夫だろうという感覚なのでしょうか。
それ、気持ちとしては分かりますけれども、
法令上は、学生も他の従業員と（ほぼ）同じであって、
一定のルールの下で労務管理しないといけないのです。
もちろん、
18歳未満は夜22時以降は働けないとか、
８時間を超えて働けないとか、
そういう学生ならではの制約は一部ありますけれども、
それ以外のところは他の従業員と同じ。
週３日出勤で契約したはずなのに、
実際は週５日出勤になっている。
休憩時間無しで働いている。
採用時に、１日５時間働くと決めたのに、
実際は１日３時間程度しか勤務させてもらえない。
「学生には有給休暇が無い」と言われた。
テスト休みを取って時給を減らされた。
など、
やってはいけない労務管理がなされてしまっている
という実情もあるようです。
何をやってはいけないかを知らないまま、
間違った対応をしてしまうこともあるでしょう。
（知らないからといって許されるものではありませんけれども）
このような労務管理をすると、学生から好感を持たれ、
辞めていく人が減るのではないか。
一方で、
「これをやってしまってはオシマイよ」
な感じの労務管理だと、
ザルで水をすくうように人が辞めていく。
学生から好まれる職場と嫌われる職場。
その境目はどこにあるのかについて書いたのが
『学校では教えてもらえない学生の働き方と雇い方 - 35の仕事のルール』
です。
「学生が好む職場」と「学生が嫌う職場」 その違いは何なのか。
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┃ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。
┃それを実現するにはどうしたらいいかについて書いています。
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