book139(就業規則は紙で配布しなくても良い)




■就業規則を紙で配布しなければいけない?


一般に、採用時には、就業規則を配布しなければいけないとされています。

しかし、「全文を配布せよ」とか、「紙で配布せよ」とまでは決められていません。



例えば、採用段階では、要約や抜粋された就業規則だけを配布し、それ以外の内容はイントラネットでアップしておくという方法を採用している企業もあります。

この場合、社員全員がイントラにアクセスできるというのが前提です。


もちろん、イントラで公開しなくても、社員個人のメールアドレスに、PDF版の就業規則をメーリングリスト経由で配布しても良いですね。


また、イントラや社員個人のメールアドレス(.co.jpとか.go.jpとか)が無い企業ならば、就業規則の本文をコピーして、コピーされた書類の左肩をホッチキスで留めて、配布することもあります。



つまり、採用時に就業規則は配布しないといけないが、具体的な配布方法は企業毎に異なるということです。






■全員が読める、見れる状態ならばOK。


採用時だけでなく、就業規則を変更した時も、周知方法は様々です。


社内掲示板に、旧規則と新規則の対照表を掲示するという方法もあるでしょう。

または、イントラ公開されている社内SNSに公開するという方法もあります。

メーリングリストでファイルを配布するのも良いでしょう。


変更部分が少ないならば、メール本文に旧規則と新規則の対照表を書いて送信するという方法も使えそうです。



現場では、「全員が読める、そして見れる状態」になっていれば、一応は構わないということのようです。



私は、メーリングリストで、就業規則を配布・周知するのが一番扱い易いのではないかと思っています。

社用アドレスでなくても、個人アドレスをメーリングリストに入れて配布するということもやろうと思えばできるでしょう(ただ、セキュリティ上、やや難でしょうか)。




山口正博 社会保険労務士事務所
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