■意見を聞くことは必須だが、意見書は必須ではない。
ご存知のように、就業規則を作った時や変更した時には、
社員さんの代表（もしくは組合）の意見を聞くことになっています。
また、この意見は書面（意見書）にして、就業規則の原本とともに提出するものですね。
しかし、この意見書の提出を社員さんの代表が拒んだり、組合が拒んだりすれば、
必ずしも提出はしなくても良いんですね。
ただ、意見書の提出を拒むなどということは滅多にありません（私もそんな場面に遭遇したことはありません）。
あまりにも納得し難い就業規則を作り上げれば、意見書の提出を拒否するなどという場面もあるのかもしれませんが、かなり稀です（そんな状況になれば就業規則を修正するはずです）。
蛇足ですが、社員寮の規則を作る時や変更する時には、「意見」ではなく「同意」が必要です。
■「意見を聞いた」と客観的に証明するには、やっぱり意見書が必要では？
一般に、「意見を聞いたことが客観的に証明できれば、意見書を添付しなくても、就業規則は受理される」とされています。
ですが、ここで疑問が湧きます。
「意見を客観的に聞いたと証明する」には、やはり意見書が必要だろうと思うのですが、どうでしょう。
意見書を添付する以外の方法で、意見を客観的に聞いたと証明する方法があるのでしょうか。
ICレコーダーで、会社側と社員代表のやり取りを録音するとか、
社会保険労務士が立ち会って、意見を聞いたと証明するとか、
こんな方法でしょうか？
しかし、これで「客観的」というのも腑に落ちませんよね。
やはり、意見書を作る以外に客観的な証明方法は無いのではないでしょうか。